Rutin för hållbara evenemang (M28)
Ansvar
Akademichefer och förvaltningschef ansvarar för att kommunikation av rutinen sker verkningsfullt. Eventarrangör ansvarar för att planera, genomföra uppmuntra/stödja beställaren och externa medverkande, till hållbara val.
Beskrivning
Definitioner, omfattning och avgränsningar
Rutinen gäller anordnade evenemang, möten, mässor, resor och representation vid Högskolan i Borås. Eventarrangör får stöd av upphandlare när det gäller miljökrav i upphandlingar och inköp, enligt rutin M17.
Eventarrangör tar vid behov stöd av ansvariga för högskolans hållbarhetsarbete för beslut om valen i rutinen.
Rutinen stödjer sig på högskolans övriga styrdokument och rutiner avseende arbete för hållbar utveckling samt på högskolans övriga krav på säkerhet, tillgänglighet och inkludering.
Hållbara evenemang vid högskolan i Borås
Evenemang, möten, mässor
Krav
- Kravmärkt och Fairtrademärkt kaffe används (beslut dnr 836-10-91) eller andra märken på marknaden med motsvarande kravnivå.
- Mat: I första hand ska vegetariska rätter väljas. Vid val av animaliska rätter, så ska detta val kunna motiveras. Det ska ändå finnas ett vegetariskt alternativ.
- Sortering av avfall: Enligt högskolans avfallsrutin M16.
Rutin för avfallshantering M16
Idébank som stöd till hållbara val
- Mat: Vid beställning av mat - tänk ekologiskt, närproducerat, säsongsanpassat, klimatanpassat, aldrig rödlistade eller utrotningshotade arter. Se över behov av allergianpassat alternativ.
- Matsvinn: Planera för att minimera matsvinnet. Kärl för matavfall ska finnas.
- Välj ekologisk frukt, närodlat, säsongsanpassat
- Välj porslinsmuggar/tallrikar och rostfria teskedar/bestick så långt det är möjligt. Undvik engångstallrikar/muggar, plastartiklar.
- Vatten serveras i tillbringare
- För sortering av avfall kan miljöstation på hjul bokas. Tydliga instruktioner ska ges för sorteringen.
- Förpackningar: Minska förpackningar, sortera det som finns.
- Hyr och låna material då det är möjligt.
- Återanvänd så mycket som möjligt, till exempel skyltar, namnbrickor.
- Fråga om miljömärkt el.
- Transporter: Vid behov av transport – boka miljövänliga fordon.
- Mobilitet: Uppmuntra deltagare att åka kollektivt genom att alltid skriva ut var kollektiva hållplatsen finns samt start- och sluttid för evenemanget i inbjudan. Uppmuntra gärna till samåkning, visa var cykelparkering och laddstolpar finns. För att minska på resor beakta om evenemanget helt eller delvis kan göras digitalt eller som hybridevenemang och ändå uppfylla sitt syfte. Kan exempelvis en långväga föreläsare istället för att resa vara med digitalt på evenemanget?
- Ställ miljökrav på samarbetspartners.
- Kommunikation: Om möjligt byt ut tryckt material mot digitalt material, inspirera till nya hållbara beteenden.
- Vid inköp – ta hjälp av upphandlare på ekonomiavdelningen för att ställa miljökrav för varor och tjänster. Gäller även exempelvis trycksaker och mat.
- Styr mot hållbara talargåvor eller en symbolisk gåva och undvik goodiebags.
- Sociala aspekter: Är evenemanget tillgängligt för alla, jämställt, säkert och tryggt, finns tydlig evakueringsplan, har man en mångfald i evenemanget, genomtänkt val av talare, hygienutrymmen, tydligt rökförbud? Främja lokal samverkan.
Evenemang med externa aktörer eller på annan ort
Gör följande beaktande vid bokning och ta hjälp av idébanken ovan.
Har du gjort hållbara val när det gäller:
- Transporter
- Resor
- Val av boende
- Mässmaterial
- Källsortering
- Undersök om arrangör använder förnybar el
- Vilka städartiklar/kemikalier används
- Serveras ekologisk och/eller vegetarisk mat, dryck
- Kommunikation till deltagare
Dokumentation
Eventarrangör säkerställer att även information rörande hållbara evenemang samlas in i samband med ordinarie rutin för uppföljning. Deltagarna ges möjlighet att komma med förbättringsförslag.
Avvikelser och förbättringsförslag
En avvikelse är en händelse som strider mot kraven i denna rutin. Avvikelser och förbättringsförslag ska rapporteras till miljoledningssystemet@hb.se
Diarienr: 657-21
Beslutsdatum: 2021-12-29
Fastställd av: Förvaltningschef
Ansvarig handläggare: Handläggare för hållbar utveckling