Att skriva koncist

En av de svåraste delarna av akademiskt skrivande är att behöva korta ned meningar som du slitit med för att uppfylla sid-, ord- eller teckenbegränsningar. Som tur är kan samma skriv- och revideringstekniker som hjälper till att minska på antalet ord också bidra till ett tydligt och koncist innehåll. Och kortare betyder ofta bättre: när vi tvingas klippa ned texten blir vårt skrivande mer strukturerat och koncist.

Det främsta tipset är att hålla meningarna korta. Det är lättare att läsa korta meningar och de hjälper till att hålla ordning på dina tankar.

Om det känns för smärtsamt att kapa meningar och stycken som du lagt mycket tid och tanke på, kan du alltid flytta texten som ska tas bort till ett annat dokument istället för att radera den. Innehållet kan komma till nytta senare och underlätta skriv- och revideringsprocessen.

Ord

De rätta orden behöver inte ändras. Att vara koncis innebär att du noggrant väljer de mest exakta orden för att förmedla ditt budskap.

• Ta bort ”the”

Du kan ofta utelämna ordet ”the” utan att budskapet ändras.

• När ”the” är nödvändigt

Det kan dock vara svårt att veta när det är okej att radera ”the” och när det måste vara kvar. Använd bestämd artikel framför ett substantiv när lyssnaren/läsaren vet exakt vad du hänvisar till:

för att substantivet bara finns i ett exemplar, t.ex. The Vice-Chancellor is speaking today.

för att substantivet är det enda i sammanhanget, t.ex. Balder is the oldest building at the university.

för att substantivet redan nämnts, t.ex. A doctoral student is defending her thesis today. The thesis is on respiratory distress.

för att säga något om alla saker som ett substantiv refererar till, t.ex. The heart pumps blood around the body.

för att substantivet hänvisar till ett system eller en tjänst, t.ex. I heard it on the train.

• Radera ”that”

Ett annat ord som ibland kan raderas är ”that”, ett ord som ofta överanvänds i skrift. Så länge meningen behåller sin begriplighet kan ”that” tas bort.

• Revidera onödiga övergångar

Subjunktioner kan bidra till att texten flyter på, som en brygga mellan stycken och satser, men vissa övergångar (indeed, then, furthermore) kan raderas.

• Eliminera konjunktioner

Konjunktioner (and, or, but, however) kopplar samman två oberoende uttalanden som kan skrivas som två separata meningar.

• Använd förkortningar och akronymer

Förnuftig användning av förkortningar och akronymer kan korta ned din text. Använd förkortningar eller akronymer för vissa termer i din text men tänk på att du också måste skriva ut hela ordet första gången du gör det. Om det tillåts av tidskriften, kan du använda förkortningar för tidskriftsnamn i din referenslista.

• Använd kortare ord

Kortare ord hjälper till när antalet tecken eller sidor är begränsat. Motstå frestelsen att använda långa ord när ett kortare ord gör samma jobb. Istället för investigate, facilitate, eller utilise, kan du skriva study, help, eller use. Använd en synonymordbok för att hitta kortare alternativ!

• Använd ord med bindestreck

De flesta ordbehandlingsprogrammen räknar begrepp med bindestreck som ett ord. Använd bindestreck när det är möjligt.

• Eliminera onödiga säkringsord

Säkringsord, som may eller possibly, används för att skapa distans till ett påstående. Även om de är användbara för att förmedla en viss osäkerhet om ett uttalande är det oftast inte nödvändigt att använda mer än ett säkringsord per mening. Det ökar bara på antalet ord.

Inledande verb	t.ex. seem, tend, look like, appear to be, think, believe, doubt, be sure, indicate, suggest
Några lexikala verb	t.ex. believe, assume, suggest
Vissa modala verb	t.ex. will, must, would, may, might, could
Adverb som beskriver frekvens	t.ex. often, sometimes, usually
Modala adverb	t.ex. certainly, definitely, clearly, probably, possibly, perhaps, conceivably
Modala adjektiv	t.ex. certain, definite, clear, probable, possible
Modala substantiv	t.ex. assumption, possibility, probability
That-klausulerna	t.ex. It could be the case that… t.ex. It might be suggested that… t.ex. There is every hope that…
To-klausul + adjektiv	t.ex. It may be possible to obtain… t.ex. It is important to develop… t.ex. It is useful to study…

• Ta bort adverb och adjektiv

Adverb påverkar/ändrar verb och adjektiv påverkar/ändrar substantiv. Din text blir starkare och mer koncis när du undviker onödiga adverb och adjektiv. Använd en synonymordbok för att hitta de bästa substantiven och verben för att få fram det du vill ha sagt. Då behöver du varken adverb eller adjektiv för att formulera dina tankar.

• Undvik onödiga fraser

Det är viktigt att undvika onödiga fraser. Här är några exempel på repetitiva eller onödiga fraser som folk ofta använder.

past history — history is past events

close proximity — proximity is the state of being near

carefully scrutinise — to scrutinise is to examine something carefully

combine together — to combine is to bring together

• Undvik hjälpverb

De vanligaste hjälpverben är be, do och have.  Hjälpverb används vanligen i tal vilket gör att de lätt följer med i vårt skrivande, utan att vi tänker på det.

Original: The report was prepared by top scientists.

Reviderad: Top scientists prepared the report.

• Välj effektiva verb

Försök att alltid välja effektiva verb. Kraftfulla och informativa verb är tydligare och gör att du med färre ord kan förmedla ditt budskap.

Verb	Längre mening	Kortfattad mening
Agree	These results are in agreement with prior findings.	These results agree with prior findings.
Analyse	We performed an analysis of several factors.	We analysed several factors.
Contradict	Our results are in opposition to Johnson’s study.	Our results contradict Johnson's study.
Improve	Our method is an improvement over prior systems.	Our method improves on prior systems.
Localise	AjeA was found to be present in the nucleus.	AjeA localised to the nucleus.
Summarise	Table 1 presents a summary of the patient data.	Table 1 summarises the patient data.

• Ersätt fraser med enstaka ord

Försök generellt sett att, när det är möjligt, använda ett enda ord istället för en fras. Vi använder ofta fraser av gammal vana. Här är några exempel på ord som kan ersätta fraser.

Ordrik fras	Enkelt ersättningsord
a majority of	most
based on the fact that	because
in close proximity to	near
during the course of	during
in the absence of	without

Fraser

• Förkorta ordrika fraser

Många av oss skriver långa fraser i akademiska texter utan att vi tänker på det. Leta efter långa fraser som du kan förkorta. Här är några förslag.

all of the	all the
as to whether	whether
because of/due to the fact that	because
brought up	raised
due to the face that	because
find out	determine, investigate
give consideration to	consider
grow in size	grow
has the ability to	skriv ”can”
for the purpose of	skriv ”to” + verbet
in order to	to
in reference to	about, regarding
in spite of the fact that	despite/though
in terms of	ta bort och strukturera om meningen eller använd "about" eller "regarding" beroende på sammanhanget.
in the event of/that	if
in the process of	använd ”while” eller ”when”, beroende på sammanhanget.
made a decision	decided
make a contribution	contribute
make contact with	contact
on a daily basis	daily
on a regular basis	regularly
one of the	a
our results indicate	therefore
take into account	consider
the majority of	most
with regards to	regarding, concerning

• Utfyllnadsord och intetsägande fraser

Vissa vanliga akademiska ord och fraser är många gånger helt onödiga. Granska texten för att rensa bort utfyllnadsord och fraser som inte tillför något. Här är några vanliga exempel:

as well as

due to the fact that

basically

by using

certainly

completely

definitely

absolutely

indeed

for a short (or long) period of time

fundamentally

however, moreover, furthermore

in order to

in relation to

in the event that

the fact that

on the other hand

needless to say

just

really

very

for all intents and purposes

Grammatik

• Undvik ägande konstruktioner som använder "of"

Ändra textpartier där du använder många prepositioner (vilket ofta leder till fler mellanslag och ökar antalet ord) och skriv istället kortare meningar utan prepositioner. "Of" går ofta bra att radera. Du kan många gånger undvika ”of” genom att ändra meningsföljden, t.ex. ”Administrators’ complex roles mean…” istället för ”The complexity of the Administrator’s role mean”

• Undvik upprepningar

I engelsk grammatik kan upprepade verb tas bort ur en mening genom att använda en stilfigur som kallas "ellips", t.ex. “Group A was given 10 mg; Group B, 5 mg; and Group C, 1 mg.”

• Skriv om inledningar

Ibland väljer författare att snabbt komma in i meningar genom att använda fraser som ”it has been said that” och ”the fact that”. Sådana fraser kan omformuleras för att korta ner texten och göra skrivandet mer direkt och koncist. Håll även koll på meningar som börjar med ”there is a previous study on,”, ”it has been reported that,” eller liknande. Sådana meningar behöver följas av referenser, oavsett skrivsätt, och på så vis blir dessa fraser överflödiga. Ta istället bort fraserna och låt referenserna vara kvar.

• Undvik ”there is/are”

Undvik att starta meningar med ”there are” eller ”there is”. Dessa fraser är oftast onödiga och kan raderas. ”There is a correlation between the data” kan istället skrivas ”The data are correlated”.

• Aktiv eller passiv röst

Engelskans vanligaste meningsbyggnad är förmodligen subjekt-verb-objekt, en struktur som kallas "aktiv röst", t.ex. “The researcher collected the samples.”. Det är också grammatiskt korrekt att använda "passiv röst" enligt strukturen verb-subjekt, t.ex.  “The samples were collected by the researcher.”. Objektet i den första meningen, ”samples”, är nu det grammatiska subjektet i den andra meningen. Den passiva rösten behöver kombineras med en böjning av verbet ”to be:” is, was, were or has, have, eller had been. När det kommer till att skriva mer koncist kräver den aktiva rösten färre ord än den passiva rösten, och med aktiv röst kan din text bli tydligare och mer övertygande.

Undantaget är när handlingens subjekt är okänt eller av mindre relevans än objektet och vad som händer med det. Då kan det passa bättre att skriva med passiv röst. Låt oss säga att metodavsnittet i en vetenskaplig artikel använder aktiv röst i frasen: ”We washed the specimens”, "we" blir överflödigt eftersom det är uppenbart att forskarna tvättade proverna. Det viktiga är att förmedla att de tvättades. Här betonar den passiva rösten det verkliga subjektet; proverna: ”The specimens were washed.”. Den passiva rösten tillskriver handlingen ingen ansvarig och kan således användas för att göra ett grammatiskt avståndstagande, t.ex.  ”mistakes were made” istället för ”we made mistakes.” På så vis kan skrivsättet också användas eftertänksamt, t.ex. ”the prognosis of patients with this disease...”.

Var medveten om texten har en aktiv eller passiv röst. Använd den aktiva rösten såvida det inte finns goda skäl att göra annat.

• Var försiktig med nominalisering

Ett ”nominaliserat” verb är ett verb som har ändrats till ett substantiv eller ett adjektiv. Ta verbet ”to regulate”, som substantiv blir det ”a regulation” och som adjektiv ”regulated” (t.ex. "a regulated process"). Precis som när det gäller passiv röst är nominaliseringar inte alltid dåliga för texten. Men nominaliseringar kan kräva grammatiska förändringar, tillägg och raderingar som stör förståelsen. Genom att rensa bort nominaliseringar kan meningarna bli både kortare och tydligare. Att ta bort passiv röst och rensa bland nominaliserade verb är ett effektivt sätt att förkorta texten och samtidigt förbättra textens tydlighet.

Ursprungstext: An analysis of learning outcomes was made on the basis of the findings. (13 ord)

Reviderad: Learning outcomes were analysed on the basis of the findings. (10 ord)

• Identifiera nominaliseringar

1. Nominaliseringar följer ofta fraserna ”it is” eller ”was” samt ”there is”, ”was”, eller ”are”. Om dessa konstruktioner har subjekt och verb är de fullständiga meningar. De förmedlar dock ingen information och bör därför inte användas av enbart den anledningen.

Ursprungstext: There was considerable waste after production.

Reviderad: The production created considerable waste.

2. Leta efter svaga, generiska verb. Starkare verb gör betydelsen mer specifik.

Ursprungstext: They made the decision to adjust.

Reviderad: They decided to adjust.

3. Leta efter flera prepositionsfraser.

Ursprungstext: The reduction [in the census] was caused [by the lack] [of a favourable response] [by officials].

Reviderad: The lack of a favourable official response reduced the census.

4. Leta efter vanliga ordändelser eller suffix. När verb nominaliseras får det nya ordet ofta en distinkt ändelse. Genom att söka efter dessa suffix kan du lättare hitta nominaliseringar i texten.

-act, -age, -al, -ance, -ee-, -ence, -ing, -ion, -ment, -ure

Siffror

• Hantera siffror och tal med förnuft

Skriv siffror under 10 med bokstäver (d.v.s. "nine", inte "9").

Skriv siffror med bokstäver om de inleder en mening, oavsett storlek.

Meningar som börjar med långa tal bör därför skrivas om: ”Four hundred and sixty one subjects were analysed” kan ändras till ”We analysed 461 subjects”. Då halveras också antalet ord i meningen.

• Ta bort mellanslagen vid matematiska operatorer

Genom att ta bort mellanslagen mellan siffror och matematiska operatorer som =, <, >, etc. kan texten på ett enkelt sätt kortas ned i t.ex. ett abstract. Om du använder mellanslag i ”n = 3” räknas det som tre ord men om du skriver det utan mellanslag (”n=3”) räknas det som ett ord.

• Omformulera inte data som redan finns i dina tabeller och/eller figurer

Författare brukar ofta upprepa sådant som redan presenterats i antingen en tabell eller figur. Det är acceptabelt, och många gånger bättre, att helt enkelt i texten hänvisa till din tabell eller figur.

Skiljetecken, punkter och formatering

• Parenteser

Använd parenteser när du redovisar värden från olika dataserier, fel eller metodologiska detaljer. Det sparar plats och gör det lättare för läsaren att bearbeta informationen. I resultatavsnittet bör du undvika att ange enskilda värden för grupper, som sen följs av värden för statistisk signifikans. Placera istället värdena inom parentes.

• Skriv produktnamn inom parentes

Meningar med produktnamn kan förkortas genom att ange namnet inom parentes.

• Identifiera stycken med ensamrader

När du förhåller dig till sidbegränsningar kan hela raden kortas ned genom att söka efter stycken med ”ensamrader”, som kan uppstå när ett stycke bryts över två kolumner eller sidor. I engelskan kallas ensamrader för ”widows” (änkor) och ”orphan” (föräldralös). En ”änka” är ett ensamt ord eller en ensam rad i slutet av ett stycke som brutits av en kolumn eller sida. En ”föräldralös” är ett liknande ensamt ord eller ensam rad i början av ett stycke som bryts på samma sätt. Leta efter stycken som brutits upp så du kan korta ned dessa och vinna mer textutrymme.

Struktur

• Ställ frågor om din text

Är varje stycke i manuskriptet kopplat till ditt huvudsakliga budskap?

Ger varje mening läsaren ny information, eller har du använt olika ord för att säga samma sak?

• Undvik redundans

När du skrivit klart ditt manuskript bör du gå igenom hela texten igen för att se om någon information upprepats i flera avsnitt. Om du hittar upprepningar så kan du helt enkelt hänvisa till det ursprungliga avsnittet där information eller data diskuteras första gången.

• Räkna rätt ord

Följande snabbfrågor visar om du räknar rätt saker när du räknar orden i ditt dokument.

Räknas referenser?

Räknas fotnoter?

Räknas abstractet (sammanfattningen av texten)?

• Om din text fortfarande är för lång

Skriv ett annat manus.

Stryk stora delar av ditt manus.

Flytta delar av innehållet till bilagor.

• Mall för att skriva ett abstract

I parentesen efter respektive del anges tempus.

Beskriv studiens sammanhang med en eller två meningar. Alla läsare bör förstå den första delen av ditt abstract (presens).

Sammanfatta bakgrundsinformationen som behövs för att läsaren ska förstå studiens kontext med en eller två meningar (presens).

Ange forskningsproblemet i ämnet din studie behandlar i en mening som innefattar ord så som  ”however,”, ”yet,”, ”but” etc. (presens).

Beskriv ditt manus centrala budskap i en mening med frasen ”Here, we show/demonstrate” (presens).

Presentera dina huvudsakliga resultat i 3–4 meningar. Här är det viktigt att fokusera på de mest betydelsefulla resultaten och enbart beskriva de metoder som används om de varit avgörande för det huvudsakliga budskapet (förflutet).

I sista meningarna (1–2 stycken) ska du redovisa resultatet/resultaten i ett bredare perspektiv. Här förklarar du också varför dina resultat är signifikanta och vilken specifik inverkan det sannolikt eller möjligen kan få inom ditt forskningsområde eller vid en ansökan (present och/eller futurum).

Frågor? Kontaktinformation för Eva Medin.