Bidrag eller avgift? - Redovisning av bidrag och avgifter

Bidrag

Bidrag är medel som tas emot utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte ställer krav på att i utbyte erhålla varor, tjänster eller särskilda förmåner. Att finansiären anger vad pengarna ska användas till, t.ex. forskning inom ett visst område, utser projektansvarig eller begär en rapport över hur bidraget har använts innebär inte att det föreligger en motprestation.

Det spelar inte någon roll vad finansiären väljer att kalla ersättningen, om det inte föreligger en motprestation ska ersättningen behandlas som ett bidrag.

Bidrag är vanligt förekommande i verksamhetsgren 11 (grundutbildning) och 21 (forskning). Bidrag ska aldrig bokföras på verksamhetsgren 121 (uppdragsutbildning), 122 (beställd utbildning), 124 (KY-utbildning) eller 22 (uppdragsforskning).

Rekvisition

En del finansiärer betalar ”per automatik” ut beviljade bidrag till ett projekt. Andra finansiärer kräver att beviljat bidrag rekvireras. Som grund för rekvisitionen ska det finnas ett underlag i form av avtal/kontrakt/beviljande.

Rekvisitioner registreras inte i kundreskontran eftersom ett bidrag inte utgör grund för fordran på extern finansiär. Om inte finansiären tillhandahåller en särskild rekvisitionsblankett kan högskolans mall för rekvisition användas (se bilaga). 

Bidrag kan inte faktureras. Däremot kan rekvisitionen utformas så att den liknar en faktura.

Avgifter

En avgift är medel som betalas för en specificerad motprestation. En motprestation kan vara att uppdragsgivaren har rätt till de resultat som uppnås eller att uppdragsgivaren utser de personer som får gå en utbildning.

Enligt avgiftsförordningen får myndigheter ta ut avgifter för varor och tjänster om det framgår av en lag, förordning eller regeringsbeslut. I regleringsbrev får högskolor tillstånd att ta ut avgifter för beställd utbildning, KY-utbildning, uppdragsutbildning, uppdragsforskning, biljett- och programintäkter (i samband med examensutställning inom konstnärlig utbildning) och högskoleprovet.

Avgifter enligt 3 § Avgiftsförordningen (kontogrupp 33*)

Uppdragsverksamheten är normalt en avgiftsfinansierad verksamhet (verksamhetsgren 121, 122, 124 och 22). Uppdragsverksamhet kan omfatta:

• uppdragsutbildning
• beställd utbildning
• KY-utbildning
• uppdragsforskning (kan genomföras för privata företag, myndigheter, organisationer och enskilda)

Beställd utbildning är hela kurser som säljs till ett annat svenskt lärosäte eller ett utländskt lärosäte inom EES. Sådana kurser får endast omfatta studenter som antagits till utbildning hos uppdragsgivaren och som finansieras med statliga anslag eller statsbidrag. Den uppdragsgivare som köper kurser ska registrera samtliga genomförda prestationer i studieregistret. Med hel kurs menas att Högskolan i Borås utför alla moment.

Avgifter enligt 3 § Avgiftsförordningen får endast bokföras i verksamhetsgren 121, 122, 124 och 22. 

Observera att uppdragsutbildning inte får säljas till enskilda individer.

Avgifter enligt 4 § Avgiftsförordningen (kontogrupp 31*)

Myndigheter kan även ta ut avgifter med stöd i 4 § Avgiftsförordningen enligt det generella bemyndigandet. Enligt Avgiftsförordningen kan högskolor ta ut avgifter för:

• Tidskrifter och andra publikationer
• Informations- och kursmaterial
• Konferenser och kurser
• Rådgivning och annan liknande service
• Lokaler
• Utrustning
• Offentlig inköps-och resurssamordning
• Tjänsteexport
• Automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift
• Upplysningar per telefon, om servicen går utöver serviceskyldigheten enligt lag

Avgifter enligt 4 § Avgiftsförordningen får endast tas ut enligt ovan om verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Det betyder att de sammanlagda intäkterna enligt punkterna ovan inte får överstiga 5% av högskolans totala kostnader under aktuellt budgetår.

Full kostnadstäckning gäller som ekonomiskt mål för avgiftsfinansierad verksamhet. Avgiften ska täcka både de direkta kostnaderna och en andel av de gemensamma indirekta kostnaderna. I undantagsfall är det vid försäljning enligt 4 § Avgiftsförordningen tillåtet att endast en del av självkostnaden täcks, t ex vid försäljning av kompendier till studenter.

Offentligrättsliga avgifter (kontogrupp 32*)

Högskolan har rätt att ta ut avgifter för kopior, bevis, registerutdrag (allmänna handlingar) och högskoleprov.

Faktura

Högskolan erhåller ersättning för avgiftsfinansierad verksamhet genom fakturering via ekonomisystemet. Som grund för en kundfaktura ska det alltid finnas ett faktureringsunderlag i form av avtal eller liknande.

Försäljning av t ex kursmaterial till studenter kan ske mot faktura eller mot direkt betalning.

Vidarefakturering

Huvudregeln är att alla intäkter ska redovisas brutto. Men om en intäkt är en direkt ersättning för utlägg som högskolan gjort för någon annans räkning, bokförs ersättningen som en kostnadsreduktion och inte som en intäkt. Ett exempel på detta är utlägg för resor för en annan myndighet som vidarefaktureras. Ett annat är om högskolan erhåller en mobiltelefonfaktura där en anställd har gjort privata utlägg.

Konton som används för att bokföra avgifter

Ekonomichefsbeslut GEA2
Handläggare: Jenny Eliasson Teesalu
Beslutad av: Linda Sörensen - ekonomichef
Fastställd: 2007-11-21
Reviderad: 2012-06-25