Redovisning av arbetstid och lönekostnad på projekt inom H2020

Redovisning av tid

Time sheets ska alltid användas för att fylla i utförd arbetstid. Aktuella time sheets som uppfyller villkoren för H2020 finns nedan. Det är av stor vikt att varje projektmedarbetare fyller i dem utförligt genom att ange vilka aktiviteter och work packages tiden avser. Även övriga timmar som inte avser projektet i fråga måste fyllas i på rätt rad. Varje dag ska summera till den tid som faktisk arbetstid uppgår till. Detta innebär att en dags totala tid kan överskrida 8 timmar.

Arbetstid kan endast rapporteras för dagar när den anställde är i tjänst. I det fall forskaren utför tid inom projektet under utlagd semester måste forskaren skriftligen meddela sin chef att hen ämnar att arbeta, och att utlagd semester måste tas bort för den aktuella dagen. Arbetstid kan däremot rapporteras under helger och helgdagar.

I de fall en forskare uteslutande arbetar all sin anställda tid i projektet kan istället blanketten Declaration on a person working exclusively on a H2020 action fyllas i för varje rapporteringsperiod. Lönen kan då konteras direkt på projektet i Primula. Time sheets ska inte behöva fyllas i enligt regelverket men erfarenhet visar att det är lättare att styrka den arbetade tiden i projektet om time sheets fylls i även vid heltid.

I projekt i program som baseras på s.k. Unit costs (t.ex. Marie Skłodowska Curie Actions) rapporterar doktorand/post dok arbetad tid. Övriga deltagare i ett MSCA projekt rapporterar tid endast om de också arbetar i annat EU-projekt, i annat fall behöver time sheet inte fyllas i. Detta för att ersättning utgår från arbetstid för doktoranden/post doken (units declared).

Bokföring av lönekostnad

Lönekostnaden för den tid som forskaren redovisat för projektet i inlämnade time sheets bokförs på projektet enligt HBs ordinarie princip för beräkning och omföring av lönekostnader:

             Månadslön * 12 * (1+(LKP och semesterersättning)) / Årsarbetstid

Tänk på att LKP, semesterersättning och årsarbetstid varierar beroende på den anställdes ålder.

Exempel: Forskaren är 32 år och har en månadslön på 37 500 kr.

37 500 * 12 * 1,5190 / 1 732 = 394,66 kr/timme

I de fall en forskare uteslutande arbetar i projektet och har fyllt i blanketten Declaration on a person working exclusively on a H2020 action (eller för det aktuella ramprogrammet gällande blankett) för aktuell rapporteringsperiod kan lönen konteras direkt på projektet. I dessa fall ska även lön under föräldraledighet och sjukskrivning (10% enligt högskolans avtal) fortsätta att bokföras på projektet, dock ej för MSCA som har särskilda regler kring detta.

Beräkning av stödberättigad lönekostnad enligt H2020s regler

I samband med ekonomisk redovisning till finansiären är lönekostnader som beräknas på följande sätt stödberättigade:

Hourly rate * number of actual hours worked on the action

Hourly rate beräknas på följande sätt:

Actual annual personnel costs (excluding additional remuneration) for the person / Number of annual productive hours

I H2020 använder man begreppet ”actual annual costs”. Detta innebär att det inte är godkänt att använda sig av beräknad årslönekostnad, utan att kostnaden som finns bokförd för personen i Agresso för senast fulla och stängda bokföringsår ska divideras med antalet produktiva timmar. Enligt Article 6.2.A.1 i Model Grant Agreement finns 3 alternativ. För åren 2015-2020 har Högskolan i Borås tillämpat Option 3 Standard Annual Productive Hours, som för forskande och undervisande personal är 1 700, 1 732 resp. 1 756 timmar beroende på den anställdes ålder. För teknisk och administrativ personal varierar årsarbetstiden beroende på hur årets helgdagar är förlagda, antalet inarbetade dagar (arbetstidsförkortning) samt antalet semesterdagar beroende på den anställdes ålder. Om man är föräldraledig, arbetar deltid eller inte är anställd under hela året tillämpas pro rata för att beräkna fram de produktiva timmarna. Pro rata får dock inte tillämpas vid sjukfrånvaro.

From 1 januari 2021 tillämpar Högskolan i Borås Option 1 med 1 720 fixed hours. Anledning till förändrad princip är för att uppnå en harmonisering av arbetad tid i H2020 och Horizon Europe inom högskolan då de olika programmen tillämpar olika mått (enheter) på årsarbetstid vid beräkning och rapportering av stödberättigad kostnad och tid (timmar respektive dagar). I övrigt är allt annat oförändrat (tillämpning av pro-rata för reducering av årsarbetstid, årskostnad för att beräkna stödberättigad kostnad, bokföring o.s.v.).

Exempel Option 3: En forskare (35 år) anställdes 1/3 och arbetar 100% i projektet under perioden 1/3-31/12.

Antalet produktiva timmar beräknas då 1 732 / 12 * 10 = 1 443 timmar

Exempel Option 3: En forskare (55 år) arbetar i projektet under hela året, men är under 6 månader tjänstledig 50%.

Antalet produktiva timmar beräknas då (1 700 / 12 *6) + ( 1 700 / 12 * 6 * 50%) = 850 timmar + 425 timmar = 1 275 timmar

Exempel Option 3: En forskare (27 år) arbetar i projektet under hela året, men är under 3 månader sjukskriven 25%.

Antalet produktiva timmar får inte räknas om enligt pro rata (1 756 / 12 *9) + (1 756 / 12 * 3 * 75%) = 1 317 timmar + 329 timmar  = 1 642 timmar får inte användas utan 1 756  timmar ska användas.

Exempel Option 1: En forskare (35 år) anställdes 1/3 och arbetar 100% i projektet under perioden 1/3-31/12.

Antalet produktiva timmar beräknas då 1 720 / 12 * 10 = 1 433 timmar

Exempel Option 1: En forskare (55 år) arbetar i projektet under hela året, men är under 6 månader tjänstledig 50%.

Antalet produktiva timmar beräknas då (1 720 / 12 *6) + ( 1 720 / 12 * 6 * 50%) = 860 timmar + 430 timmar = 1 290 timmar

Exempel Option 1: En forskare (27 år) arbetar i projektet under hela året, men är under 3 månader sjukskriven 25%.

Antalet produktiva timmar får inte räknas om enligt pro rata. 1 720 timmar ska användas.

Exempel: Projekt med projektperiod 2015-10-01 – 2017-03-31. Rapportering var 18:e månad. Bokföringsår 1/1-31/12.

Timmar arbetade 2015-10-01 – 2015-12-31: Använd 2015 års hourly rate
Timmar arbetade 2016-01-01 – 2016-12-31: Använd 2016 års hourly rate
Timmar arbetade 2017-01-01 – 2017-03-31: Använd 2016 års hourly rate

Exempel: Projekt med projektperiod 2015-01-01 – 2017-12-31. Rapportering var 18:e månad. Bokföringsår 1/1-31/12.

Timmar arbetade 2015-01-01 – 2015-12-31: Använd 2015 års hourly rate
Timmar arbetade 2016-01-01 – 2016-06-30: Använd 2015 års hourly rate
Timmar arbetade 2016-07-07 – 2016-12-31: Använd 2016 års hourly rate
Timmar arbetade 2017-01-01 – 2017-06-30: Använd 2016 års hourly rate

Utfallet från Agresso ska omfatta samtliga lönekostnader inkl. LKP med avdrag för eventuella lönetillägg inkl. LKP som den anställde har för särskilda uppdrag som inte är relaterade till arbetet i EU-projektet. Periodiseringsposter får ingå om dessa är enligt våra ordinarie principer (t.ex för lönerevision och övertid).

Då LKP:n inte särredovisas för olika typer av lön i Agresso måste en lönekostnadsspecifikation från Primula tas ut för att styrka detta.

Lön under föräldraledighet och sjukskrivning (10% enligt högskolans avtal) samt tillhörande LKP är stödberättigad i de flesta av programmen inom Horizon (dock ej inom MSCA som har särskilda regler) och ska vara inkluderat i utfallet.

Redovisning av lönekostnad gentemot EU

Inför ekonomisk redovisning av projektet fylls mallen Personnel Costs i. I denna jämförs beräknad stödberättigad lönekostnad med den på projektet bokförda lönekostnaden. Fram till och med 31 december 2020 har det lägsta av dessa två belopp använts i den ekonomiska redovisningen gentemot EU. Från och med 1 januari 2021 övergår Högskolan i Borås till att alltid redovisa den beräknade stödberättigade kostnaden vid rapportering. Rutin för att säkerställa att regeln om ”double ceiling” efterlevs tas fram.

Eventuella differenser mellan redovisat och bokfört belopp korrigeras inte i bokföringen utan ska fortsatt belasta projektet och blir ett under- eller överskott i projektet.

Skillnader mellan bokförd och beräknad stödberättigad kostnad hänför sig främst till att årslönen som används för att beräkna timkostnaden är från ett tidigare och stängt bokföringsår, eller att årslönen är lägre som följd av sjukskrivning.

Ekonomichefsbeslut GEA89
Handläggare: Marie Wilhelmsson
Beslutad av: Linda Sörensen - ekonomichef
Fastställd: 2015-09-14
Reviderad: 2016-10-19
Reviderad: 2017-06-14
Reviderad: 2017-10-20
Reviderad: 2021-02-10

Tidrapporter

För varje månad under vilket arbete skett ska en fullständig tidrapport fyllas i. Med fullständig menas att samtliga arbetsdagar ska summera till de antal timmar som den anställde arbetat. Detta innebär att förutom tid arbetad i projektet ska även tiden för andra arbetsuppgifter, sjukfrånvaro, semester, föräldraledighet samt tjänstgöringsgrad fyllas i. Tiden som redovisas i projektet ska fyllas i fördelat per work package.

Forskaren har endast en tidrapporteringsfil för samtliga sina Horizon-projekt och år. Detta innebär att både projekt inom H2020 och Horizon Europe rapporteras i samma rapporteringsfil. Tidrapporteringsfilen är knuten till individen och inte ett särskilt projekt. Tidrapporter över särskilda projekt skapas genom att välja (expandera) de projekt som man vill visa detaljerad rapporterad tid för som sedan skrivs ut.

Tidrapporterna ska signeras av forskaren som utfört arbetet samt attesteras av arbetsledande chef. Tidrapporterna kan signeras med fysiska eller digitalt med eduSign. Om eduSign används måste samtliga signaturer ske digitalt, fysiska och digitala signaturer kan inte blandas.

Ladda ner Time_sheet_EU_TEMPLATE.xlsx (excel-fil).