Projektavslut
Samfinansiering
Om projekt eller aktivitet med kapital avslutas mellan två kvartalsbokslut och det bokförts kostnader sedan förra kvartalsbokslutet måste samfinansiering för sista kvartalet beräknas och bokföras av ekonomen innan avslutskontering kan ske. Om detta inte sker uppvisas inte ett korrekt och rättvisande resultat.
Avslutskontering
Berörd ekonom gör avslutskonteringen (görs i form av en omföring) i ekonomisystemet. Projekt och aktiviteter med kapital avslutas alltid mot en aktivitet inom samma verksamhetsgren. Endast i undantagsfall får avslut ske mot ett annat projekt eller aktivitet med kapital.
Exempel på avslutskontering:
Projektet 1000 105100 ska avslutas mot aktivitet 1000 101001. I dagsläget ser projektet ut enligt följande:
Balanserad kapitalförändring (2070) -10 000 kr
Oförbrukade bidrag (2732) -130 000 kr
Årets kapitalförändring 160 000 kr
Kontering
| Konto | Org.enhet | Akt./proj. | Belopp | D/K |
| 2070 | 1000 | 105100 | 10 000 | D |
| 2070 | 1000 | 101001 | 10 000 | K |
| 2732 | 1000 | 105100 | 130 000 | D |
| 39699 | 1000 | 105100 | 130 000 | K |
| 8999 | 1000 | 105100 | 30 000 | K |
| 2090 | 1000 | 101001 | 30 000 | D |
Kontroll att avslutskonteringen är korrekt
Efter avslut ska man inte få upp några uppgifter om projektet i balanskontomallen och saldot på fråga verifikation ska vara noll.
Avslut/stängning av projekt och aktivitet med kapital
Projekt/aktiviteter med kapital i ekonomisystemet kan endast avslutas/stängas av avdelningen Ekonomi. Ifylld blankett för avslut av projekt sänds till Jenny Eliasson. Samma blankett utgör underlag för avslutskonteringen.
Efterkalkyl
I samband med projektavslutet ska en efterkalkyl upprättas, i vilken avvikelse mot ursprunglig budget ska kommenteras.
Projektpärmen (finns på G-arean)
De dokument som finns i projektpärmen om aktuellt projekt placeras i en mapp för avslutade projekt tillsammans med en kopia av avslutsunderlaget