Projekt som ej avslutas i tid

Bakgrund

Det finns idag i ekonomisystemet ett antal aktiva projekt där projekttiden enligt beslut/avtal har löpt ut. Dessa projekt borde egentligen vara avslutade men av olika anledningar har avslut inte skett. De vanligaste anledningarna är att:

• projektet har förlängts i muntlig överenskommelse med finansiären men det finns inte något nytt beslut/avtal (ca 5 % av projekten),
• projektet avvaktar en återbetalning av återstående medel till finansiären (ca 5 % av projekten),
• projektet väntar in slutbetalning från finansiären (ca 10 % av projekten) samt
• det finns kvar medel i projektet och eftersom den externa finansiären inte kräver en ekonomisk redovisning av projektet föreligger inte någon återbetalningsskyldighet (ca 20 % av projekten).

Beslut

Projektet har förlängts i muntlig överenskommelse med finansiären

I möjligaste mån ska en förlängning av ett projekt dokumenteras genom ett nytt beslut från finansiären. Om detta inte är möjligt ska det finnas en tjänsteanteckning från projektledaren/institutionsekonomen där innehållet i en muntlig överenskommelse med finansiären framgår. Projektet betraktas då som förlängt och nytt slutdatum gäller.

Projektet avvaktar återbetalning av återstående medel till finansiären

Om ett projekt är slutfört och det finns ett överskott och högskolan enligt bedömning kommer att bli återbetalningsskyldig för återstående medel kommer projektet att ligga öppet i ekonomisystemet tills återbetalning har skett.

Projektet väntar in slutbetalning från finansiären

Den här typen av projekt kommer att ligga öppna i ekonomisystemet tills slutbetalning har bokförts.

Projekt med överskott som får disponeras fritt av högskolan

Projekt med en projektperiod som har löpt ut och där verksamheten i projektet är avslutad ska även avslutas i ekonomisystemet. Prefekten/enhetschefen beslutar om användande av överskott. Överskottet kan föras till en aktivitet eller avslutas mot resultaträkningen.

Ekonomichefsbeslut GEA9
Handläggare: Linda Sörensen
Beslutad av: Petter Schönborg - ekonomichef
Fastställd: 2008-01-10