Administrativ process för projekt finansierade genom EU:s ramprogram för forskning och innovation: Horisont Europa

Ansökan om projektmedel

1.     När ansökningsförfarandet initieras ska projektledaren utan dröjsmål kontakta Grants and Innovation Office (GIO) för att få information om den aktuella utlysningen och dess regler för deltagande. Beroende på finansieringsinstrument och om högskolan ska vara bidragsmottagare alternativt koordinator, så planerar GIO tillsammans med projektledaren och projektekonom vilka parter som behöver involveras samt vilka nödvändiga åtgärder som behöver vidtas i projektportalen.

2.     Projektledaren ska utan dröjsmål informera högskolans projektägare (prefekt eller motsvarande för den verksamhet där projekt är organisatoriskt placerat) om att en ansökan om externa medel har initierats. Projektledare ska förankra projektansökan enligt gällande organisations- och beslutsordning hos akademichef (eller motsvarande) och i förekommande fall även rektor.

3.     Projektledaren kontaktar projektekonomen, som upprättar en projektbudget utifrån projektledarens resursbehov för genomförande av projekt, i enlighet med projektbeskrivningen i ansökan. Budgeten upprättas i särskild mall där hänsyn tagits till EU:s finansiella regler och förfarandesätt.

4.     Projektekonomen ansvarar för att informera projektledaren om projektbudgeten.

5.     Projektekonomen ansvarar för att upprätta en fullkostnadskalkyl.

6.     Projektledaren ansvarar för att samordna eventuella partnerskap/konsortier och innehållet i ansökan för högskolans deltagande, men kan få stöd och vägledning av GIO vad gäller val av partner och utformandet av ansökan (dock ej budgetrelaterade frågor).

7.     Om behov av stöd och/eller resurser från andra avdelningar på högskolan finns, så ansvarar projektledaren för att samråda med både projektdeltagare och dennes tjänsteplanerande chef.

8.     Projektledaren förankrar färdig ansökan hos projektägaren. Ansökan undertecknas/godkännes av behörig chef i enlighet med interna rutiner och organisations- och beslutsordnings beloppsgränser.

9.     Ett projektintyg (”projektintyg för externfinansierade projekt” dnr 442–20) ska undertecknas eftersom ansökningsförfarandet hanteras i en webbaserad portal i vilken handläggningen kräver så. Till projektintyget bör både ansökan och budgetbilaga bifogas. En skannad kopia av det undertecknade projektintyget skickas med e-post till diariet. Projektintyget visar att projektägaren godkänner ansökan (inklusive eventuell samfinansiering) och stödjer genomförande av projektet vid positivt besked från kommissionen. Projektintyget ger GIO och ekonomiavdelningen mandat att genomföra nödvändig projektadministration i projektportalen.

10.  Om processen avbryts utan att ansökan skickas in meddelar projektledaren berörda parter.

11.  Projektledaren ansvarar för inskickandet av ansökan. Inlämnade ansökningar stöds ej formellt av högskolan om inte den interna administrativa processen följs.

12.  Projektledare diarieför färdig ansökan och projektintyget.

Beslut om ansökan

13.  Efter att EU-kommissionen lämnat besked om utfallet, ska projektledaren meddela beskedet till projektägaren och berörda parter, samt diarieföra beslut om beviljande eller avslag, liksom EU:s ”Evaluation Summary Report” (ESR).

14.  Om projektet beviljas bjuds högskolan in till ”Grant Agreement preparation” (GA-preparation) genom den webbaserade projektportalen. Om GIO inte redan är informerad, ska projektledaren kontakta avtalsjurist för att initiera avtalsarbete avseende konsortialavtalet, om så behövs.

15.  Projektledaren och projektekonomen, verifierar administrativ information, projektbudget, liksom projektbeskrivningen för den del som berör högskolan.

16.  Avtalsjurist och projektekonom ansvarar för att följa de anvisningar och rutiner som ingår i kontraktsförhandlingen. Den av rektor utsedd att vara högskolans PLSign (EU:s Project Legal Signatory) signerar avtalet (Declaration of Honour/GA). Notera att denna elektroniska signering endast får göras om underskrivet projektintyg (utifrån beslutsordning) finns för projektet. I annat fall tillämpas ordinarie gällande beslutsordning för signering. Declaration of Honour ska diarieföras.

17.  Projektledaren informerar kommunikatör vid högskolans kommunikationsavdelning. Nyhet om ett beviljat projekt får dock inte publiceras förrän GA är signerat av samtliga parter. Projektledaren ansvarar för att informera kommunikationsavdelning när detta skett.

18.  Vid samarbetsavtal så ansvarar avtalsjurist för juridiskt stöd vid kontraktsförhandling och avtalsskrivningar med både externa samarbetsorganisationer och finansiärer. Efter att avtalen undertecknats ska var och en av högskolans medverkande forskare underteckna ett forskarintyg (”Forskarintyg” dnr 443–20). Forskarintyg är en intern handling som används då Högskolan i Borås ingår avtal om forskningssamarbete, där högskolan förväntas disponera över angiven bakgrundsinformation och erhållna resultat. Intyget syftar till att säkerställa att avtalsförpliktelser som rör intellektuella tillgångar i ett projekt kommer att följas på ett ansvarsfullt och engagerat sätt av varje enskild forskare. Förhandling gällande avtalsvillkor med samarbetsparter eller koordinator ska ske genom avtalsjurist. Samarbetsavtal och forskarintyg ska diarieföras av projektledaren.

19.  Vid koordinerade projekt ansvarar projektekonom för att ta fram rutiner för rapportering och uppföljning av projektets budget samt att informera konsortiets finansiella kontaktpersoner.

20.  Om fler projekttagare från högskolan ska delta i projektet, så ansvarar projektledaren för att samråda med både projektdeltagaren och dennes tjänsteplanerade chef.

21.  Tjänsteplanerande chef beslutar om tjänsteplaneringar av projektdeltagare enligt upprättad projektkalkyl.

22.  Projektekonomen registrerar projektet i tjänsteplaneringssystem och allokerar projektdeltagare efter beslut av tjänsteplanerande chef.

23.  Projektekonomen ansvarar för att sammanställa uppgifter om projektet och begära om ett projektnummer (akt./proj.) i högskolans ekonomisystem enligt gällande rutiner.

24.  Projektekonomen ansvarar för att hålla uppgifter om sökta och beviljade externa forskningsmedel uppdaterade enligt gällande rutiner för att möjliggöra uttag av statistik samt ta fram inventeringsprotokoll enligt verksamhetsårets tidsplan.

25.  Avtalsjurist ansvarar för att planera och hålla ett uppstartsmöte, där relevanta personer från administrationen, utöver projektekonom och projektledare bör delta.

Genomförande och uppföljning

26.  Projektledaren leder och samordnar projektdeltagares arbete enligt plan för genomförande av projekt.

27.  Projektledaren ansvarar för att rapportering sker enligt angivet i GA.

28.  Det är projektdeltagarens ansvar att löpande rapportera sin arbetade tid i de av ekonomiavdelningen framtagna tidrapporter som uppfyller EU:s krav.

29.  Projektledaren ansvarar för att månadsvis samla in projektdeltagarnas ifyllda tidrapporter. Dessa överlämnas sedan till Projektekonom.

30.  Projektledaren ansvarar för att samla in och sammanställa uppgifter från projektdeltagarna inför intern återrapportering i högskolans tjänsteplaneringssystem. Återrapportering, registrering och uppföljning i tjänsteplaneringssystemet avseende utförd tid i projektet sker enligt gällande rutiner.

31.  Projektledaren ansvarar för att intern uppföljning av projektets ekonomi genomförs minst halvårsvis.

32.  Vid eventuella förändringar uppdaterar projektledaren planen för projektets genomförande och projektkalkyl, den senare med stöd av Projektekonom. Om det krävs en omdisponering av finansiärens projektbudget kontaktar Projektledaren Projektekonom för den fortsatta processen (se punkt 35).

33.  Projektekonom ansvarar för att projektets redovisning sker i enlighet med gällande regelverk och interna rutiner. Projektekonom stödjer även projektledaren och GIO vid kontakt med finansiären rörande projektets ekonomi, och genomför eventuell löpande ekonomisk redovisning till finansiären samt rekvirerar beviljade medel. Projektekonom skickar in ”Periodic Financial Reports” till koordinator.

34.  Vid koordinerade projekt rapporterar alla projektparter in sina ”Periodic Financial Reports” till projektekonomen som ansvarar för att sammanställa dessa rapporter till en ”Financial Report” vilken sedan skickas in till EU-kommissionen.

35.  Vid koordinerade projekt ansvarar Projektekonom för transferering av de från EU utbetalda bidragen till konsortiet.

36.  Projektledaren ansvarar för att forskningsresultat och rapporter (inklusive delrapporter) i projektet diarieförs samt att publikationer registreras och publiceras i högskolans publikationsdatabas för elektronisk publicering och registrering av forskningspublikationer.

37.  Projektekonomen ansvarar för att ”Periodic Financial Reports” och övriga ekonomiska underlag diarieförs.

38.  Vid koordinerade projekt ansvarar Projektekonom för diarieföring av konsortiets ”Periodic Financial Reports” och utbetalningsunderlag.

39.  Vid kommunikation av EU-finansierade projekt ska det alltid framgå vem som är finansiär samt kontraktsnummer enligt instruktioner som finns på EU-kommissionens hemsida.

40.  Kommunikation med Project Officer på EU-kommissionen eller projektkoordinatorn under projektets gång, ska ske via GIO om det avser legala frågor.

41.  Ändringar i genomförandet av projektet eller väsentliga ekonomiska förändringar som inte täcks av regeln gällande budgetflexibilitet kräver ett tillägg (”amendment”); detta hanteras av GIO.

Avslutande av projekt

42.  Projektledaren inlämnar ”Periodic Report” och ”Final Report” enligt gällande instruktioner, vilka ska diarieföras.

43.  Projektekonom inlämnar ”Periodic Financial Report” och en ”Final Financial Report” för projektet enligt gällande instruktioner, vilka ska diarieföras.

44.  Projektledaren ska registrera ägandeskap av forskningsresultat i enlighet med GA; GIO:s innovationsrådgivare bistår forskare.

45.  Projektledaren diarieför beslut från finansiären om godkänd slutrapport alternativt återbetalning och skickar en kopia till projektekonomen.

46.  Projektekonomen ansvarar för att ta fram en efterkalkyl. Analys av större ekonomiska avvikelser genomförs av projektledaren tillsammans med projektekonomen.

47.  Vid projektavslut i ekonomisystemet bokför projektekonomen ett ekonomiskt avslut.

48.  Vid avslutat projekt ansvarar projektledaren för att alla relevanta handlingar av betydelse diarieförs samt att forskningsdata arkiveras enligt högskolans informationshanteringsplan och projektets eventuella datahanteringsplan.

49.  Projektledaren meddelar registraturet när ärendet (projektet) ska stängas.

50.  Resultat och erfarenheter följs upp av projektledaren och projektdeltagarna.

51.  EU-kommissionen har rätt att granska och utföra revision av projektet när som helst såväl under projektets genomförande men även flera år efter projektets slututbetalning, antal år framgår av kontraktet. Det är därför av stor vikt att all hantering av underlag och dokument av olika slag sker på ett korrekt sätt löpande under hela projektet. Då regler och villkor kan skilja mellan olika arbetsprogram/år, så rekommenderas projektledaren att diarieföra den utlysningstext och guide som gäller för just det arbetsprogram/år som projektet beviljats medel från. Vid eventuella förändringar i regler och villkor för det aktuella projektets arbetsprogram får dessa vanligen tillämpas om inget särskilt anges. Förändrade regler och villkor som blir till nackdel för projektet jämfört med tidigare gällande regler och villkor brukar inte vara ett krav att tillämpa.

Checklista

Funktion	Ansvar
Projektledare Avser även intern projektledare vid HB när annan organisation är huvudsökande	Kontakta GIO för rådgivning och stöd kring ansökan Kontakta Projektekonom för beredning av projektbudget Ansökans innehåll samt färdigställande och inlämning Samråd med tjänsteplanerande chef avseende projektdeltagare Informera om och förankra ansökan hos projektägare och beslutande chefer enligt gällande besluts- och organisationsordning Projektintyg Diarieföring av ansökan, projektintyg, beslut, Declaration of Honour, Grant Agreement, Consortium Agreement, Forskarintyg, Amendments och andra handlingar av betydelse såsom särskilda intyg och tillståndsansökningar Informera kommunikatör Kontakta GIO vid beviljat projekt Säkerställa att Annex 1 kompletteras med erforderliga avtal, kontrakt, intyg och planer av olika slag för genomförandet av projektet Upprättande av projektkalkyl med stöd av Projektekonom Ekonomiskt ansvarig inför projektägare Genomförande av projektet Insamlande av tidrapporter från projektdeltagare Samla in och sammanställa projektdeltagares nedlagda tid för intern återrapportering i tjänsteplaneringssystem Registrering av publikationer i högskolans publikationsdatabas för elektronisk publicering och registrering av forskningspublikationer Arkivering av forskningsdata Löpande uppföljning (ekonomi och tid) Återrapportering till finansiär (resultat och ekonomi) Diarieföring av delrapporter, slutrapport och beslut från finansiär Analys av större avvikelser i efterkalkyl Meddela registraturet när ärendet ska stängas
Projektdeltagare	Signera forskarintyg Genomförande enligt projektplan och allokerad tid i tjänsteplaneringssystem Tidrapportering
Projektekonom	Bistår projektledare med: Ger stöd kring/hantering av projektbudget inom EU:s ramprogram Ger stöd kring/hantering av uppföljning/rapportering av projekt inom EU:s ramprogram Horisont Europa Tar fram rutiner för uppföljning/rapportering av projektets budget i koordinerade ramverksprojekt Informerar projektledare om projektbudget Projektkalkyl Kontakt med finansiär rörande ekonomi Löpande uppföljning (ekonomi och tid) Säkerställa projektets bokföring Rekvisition/faktura Vidareförmedling av bidrag till projektpartners vid koordinerade ramverksprojekt Diarieföring av ekonomisk redovisning och utbetalningsunderlag för konsortier vid koordinerade ramverksprojekt Ekonomisk redovisning till finansiär vid koordinerade ramverkansprojekt Diarieföring av ekonomisk redovisning och utbetalningsunderlag för konsortier vid koordinerade ramverksprojekt Återrapportering av tid i tjänsteplaneringssystem Ekonomisk redovisning till finansiär vid koordinerade ramverkansprojekt Bistår tjänsteplanerande chef med: Allokering av projektledare/-deltagare i tjänsteplaneringssystem Bistår GIO med: Planering av uppstartsmöte och upprättande av startmötespresentation gällande projektets finansiella aspekter Ansvarig för: Hantera projektbudget inom EU:s ramprogram Sammanställning av uppgifter om projektet samt begära projektnummer (akt./proj.) i ekonomisystem Framtagande av inventeringsprotokoll Hålla uppgifter om sökta och beviljade externa forskningsmedel uppdaterade Projektets löpande bokföring och redovisning i enlighet med gällande regelverk och interna rutiner Efterkalkyl Bokföra ekonomiskt avslut i ekonomisystem
Avtalsjurist	Hantera avtalshandlingar såsom Declaration of Honour, Accession form, Konsortialavtal (Consortium Agreement), Secondment agreements inom EUs ramprogram, Horisont Europa Juridiskt stöd vid kontraktsförhandlingar, och kommunikation med PO, under projektets gång Amendments Planera och kalla berörda funktioner, såsom projektekonomer, till uppstartsmöte
Innovations-rådgivare	Stöd gällande innovation och nyttiggörande av forskningsresultat
Projektägare Ansvarig chef där projekt är organisatoriskt placerat	Verksamhetsansvarig för projektets genomförande Attestansvarig
Tjänsteplanerande chef Ansvarig chef för projektledare/-deltagare	Beslutar om tjänsteplanering av projektdeltagande enligt projektkalkyl Meddela projektledare och projektekonomen vid längre tjänstledighet och sjukskrivning

Rektorsbeslut dnr 967-23
Beslutad av rektor
Fastställd: 2023-11-13