Transfereringar

En transferering avser bidrag som vidareförmedlas utan krav på motprestation. Med det menas att den som lämnar bidraget inte ställer krav på att i utbyte erhålla varor eller tjänster. Att medlen ska användas till ett bestämt ändamål eller att mottagaren ska redovisa hur medlen använts är ingen motprestation. Finns det ett krav på motprestation är det ingen transferering utan en kostnad för en köpt tjänst eller vara. Ytterligare information finns i GEA2 Redovisning av bidrag och avgifter.

Bidrag som ska vidareförmedlas till annan part hanteras på olika sätt i redovisningen beroende på om givaren/mottagaren (motparten) är en statlig myndighet eller inte. Om givaren eller mottagaren är statlig (eller båda) ska transfereringen bokföras i kontoklass 7. Samtliga intäkter för staten ska redovisas när de uppkommer. Om varken givaren eller mottagaren är statlig bokförs bidraget endast på balanskonton. Det finns ett undantag från detta och det är stipendier där högskolan kan påverka vilka som slutligen får bidraget. I det fallet bokförs transfereringen i kontoklass 7.

Förmedling av bidrag från icke-statlig givare till icke-statlig mottagare

Bokföringsexempel: Högskolan erhåller 100 tkr i bidrag från en icke-statlig givare. 80 tkr ska vidareförmedlas till en icke-statlig mottagare (ej stipendier) och 20 tkr avser högskolans verksamhet (enligt avtal).

Bokföringsexempel: Högskolan får 150 tkr i medel från en stiftelse. 50 tkr ska förmedlas vidare i form av stipendier till studenter. Högskolan kan påverka vilka som får bidraget. 100 tkr avser högskolans verksamhet.

Förmedling av bidrag från statlig givare till statlig mottagare

Vid förmedling av bidrag från statlig givare till statlig mottagare redovisar högskolan det i kontoklass 7.

Bokföringsexempel: Högskolan erhåller 100 tkr i bidrag från en statlig givare.  Hela beloppet ska vidareförmedlas till en statlig mottagare.

Förmedling av bidrag från statlig givare till icke-statlig mottagare

Förmedling av bidrag från en statlig givare till en icke-statlig mottagare redovisas i kontoklass 7.

Bokföringsexempel: Högskolan erhåller 100 tkr i bidrag från en statlig givare. Hela beloppet ska vidareförmedlas till en icke-statlig mottagare.

Bokföringsexempel: Högskolan får 150 tkr i stipendiemedel från internationella utbytesprogram som delvis ska vidareförmedlas till studenter. Medlen kommer från internationella programkontoret och hälften ska vidareförmedlas och hälften avser högskolans verksamhet. 

Vid bokslut

Vid bokslut ska erhållna men ännu inte förmedlade bidrag bokföras på konto 7359/7419. Oförmedlade bidrag redovisas som oförbrukade bidrag på konto 2733/2734.

Bokföringsexempel: Högskolan får 100 tkr i bidrag från en statlig givare. Halva beloppet ska vidareförmedlas till en statlig mottagare år 1 och halva beloppet år 2.

Rekvisition

Förmedling av bidrag sker mot rekvisition. En rekvisition är inte en ekonomisk händelse och ska därför inte bokföras som fordran eller skuld. När högskolan får en rekvisition ska den scannas in i Approve-It och förfallodatum anges så nära i tiden som möjligt. Vid helårsbokslut är det viktigt att betalning av bidrag sker i god tid innan årsskiftet. Även om rekvisitionen benämns faktura är det innehållet som räknas. Är det en rekvirering av bidrag ska den inte redovisas som leverantörsskuld. Men däremot kan den tas upp som upplupen kostnad fram tills att bidraget betalas.

Förmedling av vara/tjänst

Transfereringar kan också göras genom förmedling av varor eller tjänster. Om myndigheten köper en vara eller tjänst och förmedlar den uppkommer det inte en skuld till mottagaren i samband med beslut om bidrag. Däremot uppkommer det en skuld till leverantören när den fakturerar myndigheten för varan eller tjänsten. 

Uppskattning av andel transferering respektive bidrag

Om man inte kan säga när högskolan får ett bidrag hur stor del som ska användas i verksamheten eller vidareförmedlas får man göra en uppskattning hur stor del som avser kontoklass 3 respektive 7 och bokföra det. Korrigering får sedan göras i efterhand om det behövs.

Bokföringsexempel: Högskolan erhåller 1 000 tkr i bidrag från en icke-statlig givare som också är finansiären. Förmedlarrollen är inte helt klar men man uppskattar att 100 tkr ska vidareförmedlas till en statlig myndighet. 900 tkr ska användas i högskolans verksamhet.

Om man senare under samma år vet att ytterligare 400 tkr ska vidareförmedlas får man korrigera tidigare verifikation.

Om man inte känner till förrän nästa år att ytterligare 400 ska vidareförmedlas korrigerar man enligt nedan.

Om man får kännedom om fördelningen mellan den egna verksamheten och transfereringen senare än inbetalningsåret och om beloppet är av mindre omfattning och givaren och finansiären är statlig, räcker det att korrigera 2731 debet och 7XX9 (periodiseringskonto för erhållna medel) kredit.

Mer information om transfereringar finns i ESV: s skrifter Erhållna bidrag och donationer (ESV 2005:14) och Transfereringar (ESV 1999:24).

Ekonomichefsbeslut GEA1
Handläggare: Jenny Eliasson Teesalu/Linda Sörensen
Beslutad av: Petter Schönborg - ekonomichef
Fastställd: 2007-08-23
Reviderad: 2009-01-08