FAQ högskolans modell för full kostnadstäckning (även kallad SUHF-modellen)
Vad är SUHF?
SUHF är en förkortning för Sveriges universitets- och högskoleförbund. SUHF tillvaratar universitetens och högskolornas intressen utåt och verkar inåt i frågor där samordning behövs. 38 universitet och högskolor är medlemmar på frivillig grund. Förbundsförsamlingen är det högsta beslutande organet. Den består av rektorer och förvaltningschefer från alla medlemsorganisationer och sammanträder två gånger per år.
Varför har vi en modell?
SUHF beslutade i november 2007 att rekommendera medlemmarna att införa en ny redovisningsmodell för direkta och indirekta kostnader, den så kallade SUHF-modellen.
Modellen ska leda till rättvisande redovisning och kalkylering samt även medverka till bättre uppföljning av full kostnadstäckning vid lärosätenas olika verksamheter.
Initiativet kom från SUHF, Wallenbergstiftelserna, företrädare för Riksbankens jubileumsfond och Vetenskapsrådet. En viktig anledning till att redovisningsmodellen togs fram var att stärka de externa finansiärernas förtroende för hur lärosätena beräknar och redovisar indirekta kostnader, tillsammans med statens återkommande krav på tillämpning av full kostnadstäckning av den externfinansierade verksamheten.
Vilka principer bygger modellen på?
SUHF-modellen bygger på principen att alla intäkter och alla kostnader fördelas ner i organisationen till kostnadsbärarna, med direkta kostnader som fördelningsbas.
Grundprinciperna i modellen är följande:
- högskolans verksamhet delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet och kärnverksamheten delas in i avgränsade verksamheter, till exempel projekt och aktiviteter, vilka kallas kostnadsbärare
- stödverksamhetens kostnader (gemensamma kostnader) fördelas på kärnverksamhetens verksamhetsgrenar (utbildning och forskning)
- de gemensamma kostnaderna fördelas på kostnadsbärarna genom fullständig kostnadsfördelning
- alla högskolor tillämpar kostnadsbas för fördelning på kostnadsbärare, där huvudbasen är direkta lönekostnader (alternativbas är direkta löne- och driftskostnader)
- samtliga intäkter och kostnader ska fördelas på kostnadsbärare, vilket möjliggör uppföljning av full kostnadstäckning
- projektkalkylen, s k fullkostnadskalkyl, som visar totala kostnader (direkta kostnader och rättvisande andel av indirekta kostnader) och intäkter (uppdelade på extern finansiering och anslag)
- en gemensam funktionsindelad struktur för gemensamma kostnader på olika nivåer, som tillämpas i fullkostnadskalkyler.
Hur beräknas procentsatserna?
Basen för fördelning av indirekta kostnader till kostnadsbärare är direkta lönekostnader. Basen beräknas utifrån ett snitt av utfallet för de tre senaste åren.
Direkta lönekostnader består av:
- Direkt lön
- Intern personal
- Internt köpt och såld personal
- Utbildningstjänster köpta från annan part än lärosäte
Utbildningstjänster som köps från andra lärosäten ingår inte i fördelningsbasen.
De högskolegemensamma kostnaderna fördelas på respektive akademi som ett fast belopp baserat på akademiernas andel av de direkta lönekostnaderna. Därefter fördelar respektive akademi det fasta beloppet (andel av de högskolegemensamma kostnaderna) och de akademigemensamma kostnaderna på kostnadsbärarna baserat på respektive kostnadsbärares andel av de direkta lönekostnaderna vid akademin. Detta innebär att kostnadsbärarna påförs påslag för såväl högskole- som akademigemensamma kostnader.
Vilka kostnader finansieras via OH?
Kostnaderna för verksamhetsstödet består av tre delar:
- Personalkostnader för ledning och administrativ personal och lärare med nedsättning i tjänst för administrativa uppdrag
- Kostnader kopplade till ovanstående individer (till exempel kontor, mobiltelefon, tjänsteresor och kompetensutveckling)
- Övriga kostnader (till exempel företagshälsovård, datatjänster, kopiering, kontorsmaterial, post och kaffemaskiner)
Dessa kostnader är gemensamma för högskolan och all verksamhet inom utbildning och forskning är med och finansierar sin andel av kostnaderna.
Varför får en del projekt både betala OH och finansiera till exempel en kommunikatör?
OH finansierar det generella gemensamma verksamhetsstödet. Exempel på generellt stöd är HR-stöd (rekrytering, löneutbetalningar mm), Ekonomistöd (fakturahantering, projektredovisning mm), IT-stöd osv.
I en del projekt är behovet av stöd större i omfattning än vad som ryms i det generella stödet, eller så har projektet behov av en typ av stöd som inte ges inom ramen för det generella stödet. Då får projektet, utöver att betala OH, även bekosta det särskilda stöd som projektet behöver.
En del finansiärer som beviljar mycket låg OH, ser det som naturligt att tex ekonom, administratör och kommunikatör är en direkt personalkostnad i projektet istället för OH.
Varför har akademierna olika procentsatser?
Akademiernas verksamhet skiljer sig åt, vilket kan påverka vilket akademigemensamt stöd man behöver. Det är också så att oavsett vilken storlek en akademi har så krävs det ofta en grundbemanning i akademigemensamt stöd. Det innebär att procentsatsen för akademigemensamt OH kan bli högre på en mindre akademi, där kostnadsbasen för fördelning av de akademigemensamma kostnaderna är lägre än på en större akademi, även om kostnaden är densamma.
Laborativ forskning kräver ofta mer infrastruktur, i form av exempelvis labbtekniker, vilket också kan medföra en högre procentsats.
Varför har lärosätena olika procentsatser?
Lärosätena kan ha olika bas för fördelning av indirekta kostnader. Högskolan i Borås har direkt lön som fördelningsbas. En del, ofta större lärosäten, har direkt lön och drift som fördelningsbas.
Ett lärosäte som har direkt lön och drift som fördelningsbas har oftast en större fördelningsbas än ett lärosäte som endast har direkt lön som fördelningsbas, och får då lägre procentsatser även om det i belopp inte blir någon skillnad. Större lärosäten har i regel stordriftsfördelar som medför lägre procentsatser.