Hantera leverantörsfakturor i Proceedo
Inloggning
Inloggning sker via högskolans gemensamma inloggningstjänst på något av följande sätt:
- direkt via länken https://www.proceedo.net/weblogic/samlRequest?idp=hib
- via startmenyn: HB – Administration – Ekonomi – Proceedo
- via högskolans webb: Anställd – För mitt arbete – Administrativt stöd – System A-Ö
- via länken i e-mailen man får när man har fakturor att hantera
Autentisering görs med ditt HB-konto.
Utloggning görs längst upp till höger i menyn med knapp-symbolen till höger om ditt namn
Det rekommenderas att använda Google crome. Systemet stöds ej fullt ut av Explorer.
Granskning
Vid inköp kommer en faktura till beställaren/granskaren för granskning och kontering. Vid granskning av faktura kontrollerar ansvarig granskare att fakturan betalas till rätt leverantör, med rätt belopp, i rätt valuta och att nödvändiga och korrekta underlag bifogas. Granskaren konterar fakturan.
Kontering
Genom att klicka på en faktura i listan får du upp konteringsraderna och du kan godkänna fakturan härifrån. Vill du få en mer detaljerad information, klicka på ”öppna fakturadetaljer”.
Det är här konteringen ska utföras av granskaren. För att kontera fakturan, klicka på det fält som ska konteras.
- Fyll i Konto. Se minikontoplanen.
- Fyll sedan i Orgenhet och Akt/proj.
- Fyll sedan i fältet kommentar. Fakturan kan exempelvis behöva information om WP, signatur, syfte, deltagare. Om du är projektledare och fått särskild information om vad som ska skrivas i kommentarsfältet av ekonom är det viktigt att detta sker för att möjliggöra uppföljning och rapportering.
- Vid ogiltigt belopp ändras beloppet på kostnadskontot i fältet BELOPP.
- Bifoga t ex agenda/program, deltagarlista, inbjudan när Proceedo säger att detta ska ske. Observera att detta endast kan utföras av granskaren i Proceedo.
- Nu är fakturan klar för att skickas vidare till attestant, välj Godkänn faktura (grön knapp).
Dela upp faktura
När du får hela fakturan att kontera är du huvudgranskare av fakturan. Den går då att dela upp fakturans kostnad genom att den kan konteras på fler. Klicka på knappen dela rad, se nedan.
Den person som får en rad att granska blir radgranskare och det är då endast den aktuella raden man granskar, konterar och godkänner. En radgranskare kan inte dela upp fakturan ytterligare. Om det finns behov av att dela upp fakturan ytterligare, måste radgranskaren skicka tillbaka raden till huvudgranskaren som får dela upp fakturans rader.
Attest
Att attestera en faktura innebär att du intygar att:
- varan är korrekt levererad och/eller tjänsten utförd
- lagen om offentlig upphandling följts
- utgiften är ändamålsenlig för verksamheten
- tillräckliga medel finns tillgängliga
- bokföringen av utgiften och övriga ekonomiska händelser är korrekt gjord
Konteringen styr till vem fakturan går för attest. Ibland sker attest i parallelt av två attestanter. En person kan inte både granska och attestera samma faktura.
Delegering vid frånvaro
Delegering innebär att du delar din behörighet till en annan användare under en bestämd tidsperiod. Att bli delegerad innebär att man ska kunna granska och kontera de fakturor som kommer på samma sätt som ordinarie granskare.
På startsidan finns fältet ”Delegeringar”. Klicka på ”Plusknappen”, nu visas en dialogruta.
- Sök efter den person som du vill delegera till genom att skriva i fältet <Till användare>, markera den person du vill delegera till.
- Efter det kryssar du i vilka behörighetsdelar du vill delegera samt under vilken tidsperiod delegeringen ska gälla. Klicka sedan på spara.
