Konferensstöd

Du som arrangör får alltid en offert utifrån din förfrågan och kan sedan välja att anlita leverantören för vissa delar av konferensen, för hela eller inte alls.

Ett sätt att finansiera detta stöd är genom deltagaravgiften. Därför är det viktigt att du som planerar en konferens i ett tidigt skede tar ställning till hur stor deltagaravgiften ska vara.

Direktupphandling pågår och beräknas vara klar i november 2024.

Det här kan du få hjälp med

Praktiskt stöd

Lokalbokningar, hotellbokningar, resebokningar, bokning av transporter, bokning av externa aktiviteter, restaurangbokningar, registrering och service på plats under genomförandet, korrespondens med deltagare, samordning med tryckeri vid tryck av bland annat inbjudningar och abstracts, avbokningar m.m

Ekonomihantering

Olika betallösningar, kreditering av deltagare, budgetbevakning, återkoppling, betalningsbevakning och rådgivning kring lämplig deltagaravgift.

Webbsida

Webbaserad hemsida med anmälan och onlineregistrering, mobil applikation.

Anmälningsfunktion

Möjlighet att skapa både enklare och mer avancerade anmälningsformulär samt sammanställning av antal anmälda.

Deltagaradministration

Kommunikation med deltagare, avbokningar, framtagande av namnskyltar, deltagarförteckningar, visumfrågor, digital utvärdering av konferens och event med mera.

Abstracthantering

Uppladdning av abstracts och posters i pdf, export av abstracts, tydlig särskillnad mellan godkända och avvisade abstracts, schemaläggning med gemensamma och parallella programpunkter, export av program/schema till exempelvis app eller digital konferensplattform.

Projektledning och samordning

Planering och genomförande, statusrapporter, uppföljning av budget, tidsplan, information och lägesbeskrivning, samordning med interna resurser som medieproduktion, catering och fastighetsförvaltning m.m.