Rutiner för uppdragsutbildning

Det övergripande ansvaret för verksamheten har rektor och arbetet inom högskolan följer gällande organisations- och beslutsordningar och delegationer. 

Uppdragsutbildning genomförs huvudsakligen vid och av akademierna och deras institutioner för att säkerställa att högskolan följer ordinarie kvalitetssäkring och rutiner för utbildning. Uppdragsutbildning som genomförs vid annan enhet än akademier diskuteras i särskild ordning med rektor och berörda enhetschefer.

För högskolans arbete med uppdragsutbildning finns vid varje akademi en kontaktperson och i förekommande fall även kontaktpersoner på institutionsnivå. Inom enheten Verksamhetsstöd ges också stöd till uppdragsutbildning. Upphandlare vid avdelningen Ekonomi assisterar vid offert. Avtalsjurister vid Grants and Innovation Office (GIO) bistår i arbetet med avtal.

Avtal ska tecknas för all uppdragsutbildning, både poänggivande och icke poänggivande. Offert och avtal undertecknas av den som har befogenhet att göra detta enligt gällande organisations- och beslutsordning samt utifrån gällande beloppsgränser. Offert och avtal beslutas normalt vid behörig beslutsfattares beslutsmöte.

Uppdrag som till sin omfattning är att betrakta som en engångsaktivitet där vetenskaplig kunskap förmedlas, ofta benämnt gästföreläsning, fordrar inget avtal. Gränsen mellan uppdragsutbildning och en forskningsbaserad punktinsats kan vara svår att dra då det saknas enighet vilken omfattning som skulle möjliggöra en etablerad rättslig definition. Kontaktperson och upphandlare vid Verksamhetsstödet bistår i bedömningen.

Högskolans kvalitetssystem och löpande kvalitetsarbete inklusive gällande styrdokument omfattar också i den mån det är tillämpligt uppdragsutbildning. I högskolans Kvalitetshandbok för utbildning framgår vilka aktiviteter som utgör kärnan i kvalitetsarbetet som omfattar allt från förutsättningar och genomförande till uppföljning/utvärdering av utbildning.

Uppdragsdeltagare som får högskolepoäng behandlas som studenter och får via sitt användarnamn tillgång till bibliotekets informationsresurser. De får studentbehörighet som ger rättigheter att låna kurslitteratur och att använda högskolebibliotekets fjärrlåneservice.

Huvudregeln är att deltagare på icke poänggivande kurser behandlas som allmänhet. Beroende på uppdragsutbildningens omfattning kan uppdragsdeltagare på icke poänggivande utbildning ges tillgång till vissa av högskolans resurser. Kontaktperson vid Verksamhetsstödet bistår i frågor gällande det.

Chefer inom högskolan ansvarar för att en förfrågan om uppdragsutbildning hanteras på korrekt och effektivt sätt. Vid behov bistår kontaktperson vid Verksamhetsstöd med vidarebefordran till institution/akademi. Om flera institutioner eller akademier är involverade i att ge uppdragsutbildning utses en institution/akademi till huvudansvarig och samordnar med övriga.

Via offentliga upphandlingar kommer också begäran till högskolan om att lämna anbud på genomförande av utbildning. I dessa fall är högskolans offerter sekretessbelagda i högskolans diarium tills de har offentliggjorts hos mottagaren. (Offentlighets- och sekretesslag 2009:400, 19 kap. 3 §)

För att säkerställa att en privatperson inte köper sig en uppdragsutbildning kan ibland andra myndigheter såsom Skatteverket behöva kontaktas.

En uppdragsutbildning kan också initieras från Högskolan i Borås sida och marknadsförs på ett för målgruppen lämpligt sätt.

I offert och avtal för utländsk beställare gäller att valuta och växlingskurs ska regleras enligt ekonomiavdelningens riktlinjer. Viseringsfrågor, utbildningsspråk, lagval och säte för eventuell domstol vid tvisteförfarande ska också regleras.

Avtalets innehåll om högskolans respektive uppdragsgivarens åtaganden ska följa eventuell skriftlig offert från Högskolan i Borås och det som i övrigt överenskommits muntligt och/eller skriftligt mellan parterna. 

Vid längre utbildningar och med internationella uppdragsgivare krävs särskilda avtal. Avtalsjurister vid GIO stöder utsedd handläggare.

När det gäller utländska beställare kan andra myndigheter behöva kontaktas för att säkerställa att kontaktperson eller beställare/uppdragsgivare har rätt status.

Offert- och avtalsmallar samt upprättade blanketter ska vara utgångspunkt för hantering av uppdragsutbildning. Dessa finns tillgängliga i en gemensam fillagringsarea för berörda funktioner. I de fall uppdraget omfattar flera akademier/institutioner och ämnesområden utses en institution som huvudansvarig gentemot uppdragsgivaren.

För uppdragsutbildningar som omfattar längre perioder eller är av större omfattning måste, utöver de ordinarie mallarna, offerter respektive avtal oftast specialskrivas. Avtalsjurist på GIO ska då kontaktas.

Ett exemplar av offert respektive avtal, inklusive offertsvar ska diarieföras hos högskolan. Ansvar för detta åligger den som handlägger ärendet.

Utöver gällande arkiveringsregler ska för icke poänggivande kurser en kursdossier upprättas. Denna ska innehålla information om kursinnehåll, schema samt deltagarlista. Det är möjligt att dokumentera icke poänggivande kurser i KursInfo/Ladok.

Skriftliga avtal tecknas för all uppdragsutbildning. Vid uppdragsutbildning tillämpas Avgiftsförordningen (1992:191), vilket innebär att lärosätena ska bestämma avgifternas storlek så att full kostnadstäckning uppnås.

Avtal

• Avtalsmall för uppdragsutbildning tillhandahålls av avtalsjurist vid GIO och uppdateras. Mallen finns tillgänglig hos avtalsjurist samt hos kontaktperson vid respektive akademi och/eller institution.

Offert

• En offert är bindande. Det som utlovas i denna kan inte från högskolans sida ändras i efterhand, såvida uppdragsgivaren inte tar initiativ till förändring eller förhandling.
• I offerten ska anges hur länge den gäller. I annat fall kan högskolan vara skyldig att ge en kurs till ett offererat pris flera år efter lämnad offert och då pris- och löneökningar kan ha inträffat.
• En offertmall tillgänglig för högskolans samordnare/kontaktpersoner för uppdragsutbildning. Ansvarig på institutionen bistår vid upprättandet av offert. Mallen tillhandahålls och uppdateras av avtalsjurist vid GIO i samråd med kontaktpersoner för uppdragsutbildning. Svar på offert, från mottagaren, bör lämnas skriftligt innan avtal skrivs och diarieförs i ärendet.

Kalkylmall 

• Kalkylmall tillhandahålls och uppdateras av avdelningen Ekonomi och finns hos ekonom för institutionen/akademin. Full kostnadstäckning enligt Avgiftsförordningen och högskolans interna riktlinjer för indirekta kostnader gäller för uppdragsutbildning. Statsmaktens krav är att det ska vara full kostnadstäckning över tid.
• Eventuella behov av och kostnader för ytterligare bibliotekstjänster ska efter dialog med högskolans biblioteket preciseras i offerten.
• I offert och avtal till uppdragsgivare bör totalsumman, inte detalj-/delsummor, framgå. Vad som ingår i detta, t.ex. all lärartid, kursutveckling, administration och undervisning, olika former av studentstöd, uppkoppling vid lärcentrum eller motsvarande, litteratur etc., kan skrivas.
• Sekretess för uppgifter om högskolans ekonomiska kalkyler (d.v.s. detaljinnehåll, delsummor) för uppdraget kan gälla, åtminstone om ett röjande skulle kunna gynna en tentativ konkurrent. (Offentlighets- och sekretesslag 2009:400, 19 kap. 1 §)