Integritetspolicy

Högskolan i Borås är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom högskolans verksamhet. Den här webbsidan beskriver hur vi behandlar dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har och hur du kan göra gällande dem.

Om du har frågor kring hur dina personuppgifter behandlas är du som anställd vid högskolan, student, forskningsdeltagare eller som utomstående intressent eller gäst välkommen att i första hand kontakta din chef, din kontaktperson eller den ansvariga för en kurs eller ett forskningsprojekt. Du är också välkommen att kontakta någon av de medarbetare som arbetar särskilt med personuppgiftsfrågor vid högskolan, se kontaktuppgifter längst ner på den här webbsidan.

Högskolan har även ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet uppgift är att övervaka att högskolan behandlar personuppgifter på ett lagligt, korrekt och säkert sätt i enlighet med dataskyddsförordningen. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet hittar du längst ner på den här webbsidan.

Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Högskolan behandlar bara personuppgifter för att utföra vårt uppdrag att utbilda, forska, samverka med det omgivande samhället, info­rmera om vår verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta. Vi gör det också för att bedriva en ändamålsenlig verksamhet och för att följa lagar och regler.

Högskolan behandlar bara uppgifter om dig om du har samtyckt till det, eller om det är nödvändigt för att utföra en uppgift som innefattar myndighets­utövning, är av allmänt intresse, eller som följer av lag eller avtal.

De vanligaste anledningarna till att högskolan behandlar uppgifter om dig är att du är student, anställd, deltagare i ett forskningsprojekt, deltagare i en kurs eller på annat event, låntagare vid högskolans bibliotek, eller om du söker en tjänst eller av annan anledning kontaktar högskolan.

De flesta uppgifter högskolan behandlar om dig samlas in direkt från dig. Vilka upp­gifter vi behandlar beror på ändamålet med behandlingen. Bland annat kan det vara fråga om följande:

• Personuppgifter som du lämnar till oss på webben, fysiska blanketter, i kontakter med medarbetare på högskolan via exempelvis mejl och brev samt vid användning av högskolans IT-system och tjänster.

• Personuppgifter som du lämnar till oss i samband med anmälan till ett event, till exempel kontaktuppgifter. Varför vi gör det informeras om i det enskilda fallet. Oftast behöver vi uppgifterna för att planera och administrera eventet samt kommunicera med dig.

• Personuppgifter som lämnas vid nominering och beslut av utmärkelser och pris.

• Personuppgifter som samlas in vid deltagande i ett forskningsprojekt. Varför vi gör det informeras om i det enskilda fallet.

• Kontaktuppgifter som du lämnar till oss i samband med ansökan om lånekort vid högskolans bibliotek. Uppgifterna behövs för att låna ut biblioteks­material och administrera lån och inköp.

• Uppgifter om din hälsa för att exempelvis kunna tillgodose önskemål om specialkost vid event eller behov av särskilt pedagogiskt stöd samt för att ge studenthälsovård. Oftast ber vi dig att godkänna vår behandling av dessa uppgifter innan de samlas in och behandlas.

• Personnummer, om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, till exempel för att vi inte ska förväxla dig med en annan person eller om det annars krävs för att säkert fastställa din identitet.

• Bankuppgifter och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.

• Personuppgifter som du lämnar när du söker en tjänst.

• Personuppgifter som behövs vid anställning, till exempel uppgift om en anställnings form, längd och omfattning, befattning, uppdrag, lön, medlemskap i fack­förening, tjänsteplanering, föräldraledighet, sjuk­frånvaro, sjukintyg samt elektroniska identiteter som användarnamn. Uppgifterna krävs för att högskolan ska kunna fullgöra sina skyldig­heter inom det arbetsrättsliga området enligt anställningsavtal, lag och kollektivavtal, för att kunna arbeta vid högskolan, samt för att styra, planera, bedriva och utveckla högskolans verksamhet.

Särskilt om behandlingen av studenters personuppgifter

Studiedokumentation m.m.

Högskolan behandlar flera uppgifter om studenter. De uppgifter som behandlas är bland annat namn, personnummer, mejladress, telefonnummer, folkbokföringsadress samt studiedokumentation och annan studieadministrativ information som uppgift om behörighet, meriter, deltagande i utbildning och prov, tentamen och inlämningsuppgifter, studieresultat, och uppgift om anmälnings- och studieavgifter. Detta gör vi för att kunna anta dig som student, kommunicera med dig, genomföra kurs, dokumentera studier, följa upp, utvärdera, rapportera och administrera utbildning samt administrera stipendier, anmälnings- och studieavgifter och utbytesstudier.

Inspelning i undervisningssituationer

Inom kurser som ges på distans eller som annars innehåller moment som ges med stöd av ström­nings- och videokonferensteknik kan ljud- och bildmaterial på studenter komma att behandlas. På dessa kurser kan föreläsningar, seminarier, handledning och andra undervisningssituationer komma att direkt­sändas (strömmas) över Internet och/eller spelas in med ljud och bild. I dessa fall kan studenter komma att förekomma i bild och/eller med sin röst i samband med deltagandet i kursen.

Direktsändning och/eller inspelning används endast när det bedöms viktigt för studenters lärande och syftet inte kan upp­nås med rimliga medel på något annat sätt som innebär att personuppgifter (bild och röst) inte behandlas.

Vid direktsändning och/eller inspelning vidtas lämpliga åtgärder för att skydda studenters personliga integritet. Så långt det är möjligt riktas de kameror som högskolan använder på ett sätt som minimerar att studenter förekommer i bild mer än nödvändigt, och för att minimera att studenters röster tas upp mer än nödvändigt erbjuds studenter att ställa frågor skriftligen via en chattfunktion och/eller vid en sär­skild frågestund som inte spelas in. Som student kan du även som utgångspunkt själv bestämma om du vill uppge din riktiga identitet online och om du genom din egen webbkamera vill visa dig i bild.

Direktsändningar och/eller inspelade undervisningssituationer kan komma att vara allmänt tillgängliga på högskolans lärplattform och andra IT-system via Internet. Inspelat material är därtill allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut i det fall någon begär det i enlighet med offentlighetsprincipen. Inspelat material lagras inom EU/EES, och används i regel tills materialet är inaktuellt. Därefter bevaras det i högskolans arkiv.

Den aktuella behandlingen av personuppgifter (bild och röst) sker med stöd av artikel 6.1 (e) i dataskyddsförordningen (allmänt intresse).

Särskilt om bibliotekets behandling av personuppgifter

Publicering av studenters examensarbeten i Digitalt Vetenskapligt Arkiv (DiVA)

För studenter som har godkänt att högskolan publicerar deras examensarbeten i DiVA, behandlas uppgift om studentens namn i systemet. Syftet med behandling­en är att göra det publicerade materialet sökbart, och den rättsliga grunden för behandlingen är artikel 6.1 (e) i dataskyddsförordningen (allmänt intresse). Uppgifterna lagras inom EU/EES, och raderas i samband med att det publicerade materialet tas bort.

Publicering av avhandlingar och andra vetenskapliga dokument i DiVA

Uppgifter som du lämnar om dig själv, och eventuella medförfattare, i samband med den egna publiceringen av en avhandling eller andra vetenskapliga dokument i DiVA behandlas i systemet för att göra det publicerade material sökbart. Personuppgifter som kan komma att behandlas är namn, signatur, organisationstillhörighet, ORCID-id och mejladress. Den rättsliga grunden för behandlingen är artikel 6.1 (e) i dataskyddsförordningen (allmänt intresse). Uppgifterna lagras inom EU/EES, och raderas i samband med att det publicerade materialet raderas.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Högskolan vidtar rättsliga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig eller otillåten åtkomst och annan behand­ling samt mot förlust, förstöring eller skada. Åtgärderna syftar till att säker­ställa ett lämpligt skydd för personuppgifterna med hänsyn till risken med behandlingen av uppgifterna.

Exempel på säkerhetsåtgärder är åt­gärder för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till personuppgift­erna, att kryptera eller pseudonymisera uppgifterna, dvs. att göra uppgifterna oläs­liga för andra än behöriga personer, eller att spara uppgifterna på särskilt skyddade lagringsutrymmen. Det kan också handla om att teckna rättsligt bindande avtal med leverantörer som reglerar hur dessa ska behandla och skydda uppgifterna.

Vem får del av dina personuppgifter?

Som utgångspunkt får bara de medarbetare vid högskolan som behöver dina person­uppgifter i arbetet del av uppgifterna. Utöver detta kan central admin­istrativ personal vid högskolan ha tillgång till dina uppgifter och komma att ta del av dem vid behov, exempelvis vid felsökning och support.

En stor del av informationen som finns vid högskolan är allmänna handlingar. Det innebär att om dina personuppgifter finns i en allmän handling, kan som utgångspunkt alla som begär ut handlingen ta del av dina personuppgifter enligt offentlighetsprincipen.

Utöver detta kan dina personuppgifter komma att lämnas ut till myndigheter som Centrala studiestödsnämnden, Migrationsverket, Statistiska centralbyrån,  Universitetskanslersämbetet, Skatte­verket, För­säkringskassan, och andra hög­skolor och universitet. De kan också komma att delas med lev­erantörer, samarbetspartners och annan tredje part som behöver ta del av dem.

Högskolan delar endast dina personuppgifter om det är nödvändigt och om du har godkänt det eller vi får göra det enligt lag. När personuppgifter lämnas till en annan part vidtar högskolan lämpliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas normalt inom EU/EES. I vissa fall kan dock uppgifterna komma att behandlas utanför EU/EES, exempelvis av våra partner­lärosäten, samarbetspartners inom forskning eller leverantörer. Oavsett i vilket land uppgifterna behandlas vidtar högskolan åtgärder för att skydda dem i överensstämmelse med de krav som gäller inom EU/EES.

Personuppgifter får endast behandlas utanför EU/EES om EU-kommissionen har beslutat att landet i fråga har en adekvat skyddsnivå eller efter att lämpliga skyddsåtgärder vidtagits. Exempel på lämpliga skyddsåtgärder är bindande företagsinterna regler, standardavtalsklausuler och Privacy Shield. Du är välkommen att kontakta oss om du vill få en kopia av vidtagna skyddsåtgärder.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen och krav i lag eller annan författning. Regler om hur länge högskolan är skyldiga att spara olika information finns bland annat i arkivlagen och Riksarkivets författnings­samling. Ofta innebär det att dina personuppgifter sparas i mellan två år och för all framtid.

Högskolans webbplats

Högskolans webbplats använder så kallade ”cookies”. Cookies är små textfiler som skapas och lagras på din enhet när du besöker vår webbplats och som innehåller information om besöket.

Vi använder cookies för att vissa tjänster och funktioner som gör webbplatsen bättre för dig som besökare ska fungera. Vi använder också cookies för att sa­mla in information om hur du använder vår webbplats, till exempel vilka sidor som besöks och hur lång tid besöket varar, i statistiska syften och för att anpassa och förbättra webbplatsen.

Läs mer om hur vi använder cookies och hur du kan stänga av cookies. 

Dina rättigheter

Rätt till tillgång

Högskolan är öppen med hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du vill veta vilka personuppgifter som vi behandlar om dig kan du kostnadsfritt en gång per år begära ett utdrag med information om detta (så kallat registerutdrag) genom att vända dig till dataskydd@hb.se.

Tänk på att som student eller anställd vid högskolan kan du oftast själv logga in i högskolans IT-system för att se vilka uppgifter vi behandlar om dig. Du kan också kontakta den ansvariga inom högskolan för att få information om vilka uppgifter som behandlas om dig, exempelvis personalavdelningen.

Rätt till återkallande

I vissa fall kan vi komma att be om samtycke (godkännande) till att behandla dina personuppgifter. Om du lämnar sådant samtycke kan du när som helst ta tillbaka detta. Vi kommer då inte att fortsätta behandla dina person­uppgifter. Uppgifter som redan har offentliggjorts påverkas däremot i regel inte av ett återkallat samtycke. 

Automatiserat beslutsfattande inklusive profilering

Du har rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering, dvs. beslut som fattas på teknisk väg utan mänsklig inblandning. Högskolan fattar inte några sådana beslut.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att i vissa fall få dina personuppgifter i ett allmänt använt format för att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt till rättelse

Du har rätt att få dina personuppgifter ändrade eller kompletterade om de skulle visa sig vara felaktiga eller ofullständiga.

Tänk på att du som student eller anställd vid högskolan själv kan ändra dina uppgifter genom att logga in till respektive IT-system eller genom att kontakta den ansvariga inom högskolan.

Rätt till begränsning

Du har rätt att i vissa fall få en viss behandling av dina personuppgifter begränsad eller avslutad.

Rätt till radering

Du har rätt att i vissa fall få dina personuppgifter raderade.

Rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Du har rätt att klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen).

Mer information om dina rättigheter

Läs mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens webbsidor. 

Kontakta oss

Om du har frågor kring hur dina personuppgifter behandlas är du som anställd vid högskolan, student, forskningsdeltagare eller som utomstående intressent eller gäst välkommen att i första hand kontakta din chef, din kontaktperson eller den ansvariga för en kurs eller ett forskningsprojekt. Du är också välkommen att kontakta någon av de medarbetare som arbetar särskilt med personuppgiftsfrågor vid högskolan genom att skicka ett mejl till dataskydd@hb.se.

Personuppgiftsansvarig

Högskolan i Borås
501 90 BORÅS
Tel. 033-435 40 00
E-post: registrator@hb.se
Org.nr: 202100-3138

Dataskyddsombud

Åsa Dryselius
E-post: asa.dryselius@hb.se