Vikten av att stänga ärenden i diariet W3D3

Årligen gör Justitiekanslern en granskning av alla myndigheters ärenden i diariet.* Syftet är att undersöka att myndigheter hanterar sina ärenden på ett rättssäkert sätt. I den senaste granskningen fick Högskolan i Borås kommentarer om brister i hanteringen av ärenden.

Bristerna handlar om att inte alla delar av ett ärende diarieförs och att ärenden inte stängs i systemet trots att ärendehanteringen egentligen är avslutad.

– Som myndighet är det viktigt att vi möjliggör för allmänheten att ta del av alla beslut och handlingar, det är en del i vårt öppna samhälle. Genom att allt som hör till ärendet finns i diariet ökar vi vår transparens och uppfyller medborgarnas rätt att kunna ta del av allmänna handlingar, säger Camilla Palsén, registrator.

– Det är viktigt att du som anställd vid högskolan tar ansvar för dina ärenden – både när det gäller att se till att alla dokument skickas in för diarieföring och att ärendet stängs när beslut är fattade och hanteringen är klar.

Som en påminnelse för att få fler ärenden att stängas på rätt sätt skickas det två gånger per år en lista (balanslista) till alla chefer där det står vilka ärenden som är öppna på respektive institution/avdelning. Nästa gång är i oktober.

Läs mer

Läs mer om diarieföring.

Vid frågor kring ärendehantering i diariet, kontakta registrator.