Att tänka på inför samtal mellan chef och medarbetare

Förberedelser

Syftet med samtalet är att ta reda på om det finns behov av hjälp eller stöd till arbetstagaren. Ett första samtal bör vara av informell karaktär och handla om vad du som chef har iakttagit när det gäller arbetstagarens arbetssituation, arbetsprestationer och beteende.

Du bör förbereda samtalet genom att dokumentera sina iakttagelser, särskilt de som handlar om hur arbetstagaren fungerar i arbetet. Dokumentationen ska vara konkret och inte bygga på andrahandsuppgifter. Dokumentationen kan också innehålla arbetstagarens sjukfrånvarostatistik.

Du bör också rådgöra med och söka stöd från personalavdelningen, eftersom det i förlängningen kan handla om personalpolitiska och arbetsrättsliga ställningstaganden.

Det bör också finnas en beredskap att hjälpa arbetstagaren om denne tar emot hjälp. Här är det lämpligt att rådgöra med Företagshälsovården innan första samtalet.

Läkarintyg från första dagen

Om arbetstagaren haft många frånvarotillfällen på grund av sjukdom kan det behövas ett ställningstagande om det ska beslutas om ett läkarintyg från första sjukdagen. Syftet med läkarintyg från första sjukdagen är att arbetstagarens rätt till sjukledighet ska bedömas av läkare och att det då också sker en bedömning om det finns behov av medicinska eller andra insatser för att behandla orsakerna till sjukfrånvaron.

Rutiner vid sjukfrånvaro

Ett beslut om läkarintyg från första sjukdagen bör alltid föregås av en genomgång av den anställdes arbets- och medicinska situation, för att klargöra om det är en lämplig åtgärd. Företagshälsovården kan vara ett stöd vid ett sådant ställningstagande. Beslutet bör dokumenteras och undertecknas av chefen och arbetstagaren. Av beslutet ska det framgå vart arbetstagaren ska vända sig, vem som betalar kostnaden för läkarbesöket, hur länge beslutet gäller och hur uppföljning ska ske.

Ställ inte diagnos

När det gäller missbruk är det vanligt att arbetstagaren förnekar. Det är i den situationen inte din uppgift som chef att ställa diagnos, utan samtalet bör röra sig om arbetstagarens arbetsprestation och beteende i arbetet. Samtalet bör då syfta till att du klargör vad du vill att arbetstagaren ska ändra på, erbjuda hjälp till detta samt komma överens med arbetstagaren om ett uppföljande samtal. Du bör dokumentera vad samtalet rört sig om och vad som överenskommits.

Om orsaken till samtalet är att arbetstagaren varit påverkad av alkohol eller andra droger på arbetet, är detta en indikation på att arbetstagaren har behov av hjälp. Samtalets bör göras så snart som möjligt efter händelsen och klargöra hur arbetsgivaren ser på sådana händelser samt erbjuda hjälp och stöd. Både händelsen och samtalet bör dokumenteras.

Det kan behövas ett flertal samtal innan arbetstagaren accepterar hjälp. Du som chef ska hela tiden koncentrera dig på det som rör arbetstagarens arbetsprestation och dokumentera samtalen.

Dokumentation

Alla samtal, händelser och kontakter ska dokumenteras, då det i en förlängning kan leda till personalpolitiska eller arbetsrättsliga åtgärder. Dokumentationen ska förvaras under sekretess.

Vid sjukfrånvaro

Om medarbetaren är sjukfrånvarande gäller rehabiliteringsrutinerna och det är Försäkringskassan som vid längre sjukfrånvaro kommer att ta initiativ till en rehabiliteringsutredning.