Anmälan av arbetsskada, tillbud och riskobservation

Alla medarbetare kan rapportera en händelse i IA via en gemensam rapporteringslänk (se Anmälan av arbetsskada, tillbud och riskobservation). Relevanta inloggningsuppgifter är dina vanliga användaruppgifter som krävs för att logga in i datorn. Skulle en medarbetare av någon anledning sakna inloggningsuppgifter ska ansvarig chef vara behjälplig med att registrera händelsen. Ett alternativ är också att kontakta HR.

E-post till HR: hr@hb.se

Medarbetaren som anmäler en händelse får en bekräftelse via e-post.

Vid arbetsskada, det vill säga vid anmälningar om olycksfall, färdolycksfall och arbetssjukdom, är det chefen som ska anmäla vidare till Försäkringskassan och Afa Försäkring. Detta görs i IA-systemet, företrädesvis tillsammans med medarbetaren, då kompletterande uppgifter kan behövas.

Läs mer under rubriken Hantering av anmälan av dig som chef.

Som grund skickas alla anmälningar till skyddsombud i syfte att hen ska ta del av att något har inträffat, liksom att kunna följa upp att arbetsgivaren vidtar eventuella åtgärder. Skyddsombud ser dock inte vem som har anmält (eller personuppgifter), utan endast händelsebeskrivningen, var anmälaren är anställd liksom ansvarig chef.

Alla registrerade händelser går till ansvarig chef för medarbetaren. Chefen ska bedöma, utreda och åtgärda händelser och risker. Därför får chefen ett mejl när en arbetsskada, tillbud eller riskobservation har rapporterats in. Chef kan då utse andra personer som bistår med utredning och åtgärder. Eventuellt utsedda personer har sedan att återrapportera till ansvarig chef som i sin tur ska återrapportera till medarbetaren vad som har gjorts i form av åtgärder.

Detta ska ske innan ärendet i IA-systemet kan anses vara sluthanterat. Ansvaret för att följa upp åtgärder och återkoppla till medarbetaren kan aldrig chef lägga på någon annan roll eller funktion.

Vid arbetsskada och arbetsolyckor samt tillbud är det viktigt att chef noggrant går igenom händelseförloppet som grund för utredningen. Vid arbetssjukdom är det inte säkert att det finns någon enskild händelse som orsakat sjukdomen utan det kan vara resultatet av ett flertal situationer som lett fram till att sjukdomen visat sig. Försök att tillsammans (chef och medarbetare) bedöma vilka faktorer som kan ha påverkat eller lett till arbetsskadan.

Orsaker till anmälningar kan sökas inom flera områden. Det kan röra sig om brister i utrustning, material, skyddsanordningar, säkerhetsföreskrifter, bristande efterlevnad av rutiner, bristande utbildning eller erfarenhet för arbetsuppgiften, tillfällig ouppmärksamhet, otillåtna arbetsmetoder, långvarig ensidig belastning, olämpliga arbetsställningar, planeringsbrister, oklarheter i arbetsfördelning, långvarig psykisk påfrestning med mera. Dokumentation sker i IA-systemet genom utredning, riskvärdering och att specificera åtgärder som sedan följs upp.

Försäkringar vid arbetsskada

Försäkringar vid arbetsskada (TFA, PSA) ingår i kollektivavtalen inom samtliga avtalsområden på den svenska arbetsmarknaden.

Från försäkringarna kan ersättning lämnas under arbetsskadans akuta sjukdomstid, vid bestående invaliditet och vid dödsfall.

Läs mer

 Läs mer om försäkringarna på AFA Försäkrings webb

Händer ett allvarligt tillbud, arbetsskada eller arbetsolycka måste ansvarig chef anmäla händelsen till Arbetsmiljöverket eller Elsäkerhetsverket då de har särskilda rapporteringskrav. Anmälan sker via IA-systemet genom att du som chef lotsas vidare till relevanta externa webbsidor och där registererar händelsen.

Detta ska anmälas:

• Dödsfall
• Allvarlig olycka eller annan skadlig inverkan, som inneburit personskada.

Förtydligande om allvarlig olycka eller annan skadlig inverkan, som inneburit personskada:

Vid en allvarlig olycka kan en person ha blivit svårt eller lättare skadad. I vissa fall kan även psykisk skada räknas som olycksfall, till exempel om en person hamnat i chocktillstånd. Hot om våld kan leda till en sådan skada. Inledningsvis brukar det vara svårt att göra en sådan bedömning.

Skadlig inverkan innebär att arbetstagare under en viss tid utsatts för skadliga faktorer i arbetsmiljön som kan vara orsaken till att en person fått skador. Svårare personskada kan vara skada som:

• Resulterar i en fraktur på ett ben i kroppen.
• Orsakar svår blödning, eller svår skada på nerv, muskel eller sena.
• Skada på inre organ.
• Innebär andra eller tredje gradens brännskada eller annan brännskada som omfattar mer än 5 procent av kroppsytan. Med brännskada jämställs kylskada.

Svårare personskada är också förlust av kroppsdel och skador på sinnesorganen, samt skador som kan medföra långvarig sjukdom eller framtida men.

För att hantera en inrapporterad anmälan och händelse loggar du som chef in i IA-systemet som du automatiskt blir länkad till via det mejl du får när en händelse har anmälts. 

Så här gör du som chef:

1. Öppna händelsen genom att markera den under fliken Händelse.

2. Kontrollera rubrikerna Händelserubrik och Händelseförlopp så att de inte innehåller personuppgifter.  Rubrikinnehållet ligger till grund för statistik internt för HB samt för Afa försäkring och ska därmed inte innehålla personuppgifter. Finns namn eller personuppgifter ska du som chef ta bort dessa uppgifter.

3. Lägg eventuellt till bilder, ritningar och andra dokument om händelsen genom att klicka på knappen Bilagor. 

4. Klicka på Spara och händelsens ändrar status till Under utredning.

5. Som chef är du händelseansvarig och du ska därför gå in under fliken Utredning för att göra en så kallad riskvärdering samt ange vem som ska utreda händelsen. Utredare kan vara du själv som chef eller annan chefsperson på högskolan, alternativt att du utser en annan utredare som du kontaktar utanför IA-systemet. Det kan till exempel vara en fastighetsägare som behöver utreda och åtgärda det inträffade. Kom ihåg att begära återrapportering av vidtagna åtgärder från de som kontaktas utanför IA-systemet, för att du som ansvarig chef ska kunna registrera utförd åtgärd.

6. I fältet för Beräknad klar den anges automatiskt ett datum, men detta datum kan manuellt ändras till det datum som du som chef bedömer vara relevant.

7. Klicka på Spara och händelsens status ändras till Under utredning.

8. Gå vidare till fliken Åtgärder och uppföljning. Här lägger du som chef till följande; de åtgärder som är identifierade, relevant utförare alternativt annan utförare, värderar risk efter utförda åtgärder, anger uppföljningsansvarig samt klardatum för uppföljning. Rubrikerna arbetsordernummer och åtgärdssteg är rubriker du kan bortse ifrån att fylla i.

9. Klicka på Spara och händelsens ändrar status. Datum för då åtgärder bedöms kunna vara klara samt angivet uppföljningsdatum kommer generera ett eller flera påminnelsemejl till dig som ansvarig chef.

10. I takt med att åtgärder är genomförda markerar du som chef för respektive åtgärd i rutan Klar. När samtliga åtgärder är vidtagna och uppföljning är gjord går du in i fliken Åtgärder och uppföljning och markerar rutan Klar längst ner.     

11. Klicka på Spara och händelsens ändrar status till att vara klar. Ett mejl går nu automatiskt till skyddsorganisationen och till medarbetaren där det anges att den anmälda händelsen är klarmarkerad. Du som chef behöver även ta en personlig kontakt med medarbetaren och återrapportera vilka åtgärder som är vidtagna.

12. Då händelse avser arbetsskada, det vill säga olycksfall, färdolycksfall (till och från arbetet) samt arbetssjukdom ska händelsen även anmälas av dig som chef till Försäkringskassan och Afa Försäkring. Detta görs under fliken Anmälningar genom att du som chef klickar dig vidare och till respektive webbformulär. Här ska vissa kompletteringar göras för att anmälningarna ska bli fullständiga. Be därför att medarbetaren deltar vid ifyllandet av dessa anmälningar. Vid fullgjord anmälan till Försäkringskassan och Afa Försäkring får du en bekräftelse/kvitto på anmälan. Spara ner kvitto och pdf på gjord anmälan så att du har tillgång till dessa senare.

I de fall då anmäld händelse är av karaktären allvarligt tillbud, arbetsskada eller arbetsolycka är du som chef skyldig att anmäla till Arbetsmiljöverket eller Elsäkerhetsverket (vid händelse kopplat till el-fel). Chef ska då gå in på fliken Anmälningar och anmäla vidare på relevanta externa länkar. Efter gjord anmälan spara bekräftelse/kvitto på anmälan och markera i IA-systemet att anmälan är gjord. 

Som skyddsombud på Högskolan i Borås kommer du automatiskt få en aviserings via e-post om att en ny händelse har registrerats i IA-systemet. Detta får du utifrån det område som du är skyddsombud för och med anledning av att skyddsorganisationen ska ha kännedom om händelser som påverkar medarbetare och deras arbetsmiljö.

I e-postmeddelandet kommer det finnas en länk som du klickar dig in på för att se själva anmälan. Anmälan kommer inte närmare ange vem det är som har anmält, utan denna uppgift får endast ansvarig chef. Däremot kommer det att framgå var i organisationen händelsen har inträffat liksom beskrivningen av händelsen.