Rutin för docentföreläsning

Förfarande

Docentföreläsningar är öppna för alla medarbetare och för allmänheten. Om inget annat anges så krävs ingen föranmälan. Föreläsningen inleds med att exempelvis prefekt eller kollega till docenten hälsar välkommen, kort presenterar och lämnar över ordet till docenten. Själva föreläsningen ska vara cirka 45 minuter och avslutas med ett mingel med dryck och enklare tilltugg. 

Ansvar

• Det är akademins ansvar att arrangera en öppen docentföreläsning för en medarbetare som befordrats till docent.
• Kommunikation och forskningshandläggare stöttar med marknadsföring och praktiskt genomförande.
• Docenten ansvarar för att i god tid lämna en kort text och rubrik om sin föreläsning till Kommunikation, samt svara på intervjufrågor till underlag för marknadsföring/kommunikation.

Framförhållning

Kommunikation behöver god framförhållning för att ha möjlighet att förbereda kommunikationsmaterial, marknadsföra föreläsningen och nå en bred publik, till exempel vissa branscher och företag. Av erfarenhet vet vi att information som går ut senare än tre veckor innan en föreläsning ska ske, leder till att personer som skulle vilja komma redan är uppbokade på annat. Därför bör akademin ta kontakt med Kommunikation allra senast fyra veckor innan föreläsningen är tänkt att ske, men helst tidigare. Senast fyra veckor innan föreläsningen behöver docenten lämna en presentationstext till Kommunikation. 

Ekonomi

Akademin bekostar föreläsningen.

Checklista: Steg för steg

1. Nämnden tar beslut om docentbefordran och meddelar akademin om förfarandet genom att dela denna rutin.
   
   
2. Akademin beslutar om ett datum minst fyra veckor framåt i tiden, i samråd med docenten. 
   
   
3. Akademin kontaktar forskningshandläggare som bokar lokal samt vid hybridevenemang även uppstartshjälp. De bokar även dryck och tilltugg om så önskas. Kontakta den forskningshandläggare inom det område som är aktuellt: Anette Trennedal (A3), Daniel Kristiansson (A2), Petri Granroth (A1 och textil) och Carina Kauppi (resursåtervinning).
   
   I mejlet ska det framgå:
   
   - att det gäller en docentföreläsning.
   - fakturareferens
   - vem, förutom docenten, som är kontaktperson i akademin. Exempelvis prefekt.
   - önskemål om lokal
   - om det ska vara ett hybridevenemang. Tänk på en hybridföreläsning behöver ske i någon av de stora hörsalarna. Akademin behöver även utse en digital moderator som hanterar onlinedeltagare.
   
   
4. Informera även avdelningen Kommunikation genom att skicka ett mejl till kommunikation@hb.se. Kommunikatör tar kontakt med docenten för att inhämta underlag till kommunikation. Senast fyra veckor innan föreläsningen behöver docenten lämna en kort presentationstext och titel på sin föreläsning. 
   
   
5. Kommunikatör skapar en kalenderpost, marknadsför föreläsningen i PS samt i en extern nyhet på hb.se och i högskolans sociala medier. I de fall det finns en bredare målgrupp för föreläsningens ämne, bistår Kommunikation med ytterligare marknadsföring. 
   
   
6. Hjälp till att sprida ordet! Prefekt och akademin har ansvar för att sprida informationen i aktuella forum och uppmuntra medarbetare/kollegor att medverka vid föreläsningen.
   
   
7. Genomförande av föreläsningen. Tänk på att vara på plats i god tid. Tilltugg (om så beställts) finns uppdukat inne i salen. Blir det mat eller dryck över så tillfaller det akademin, så ta gärna med till fikarum och pentryn och bjud kollegor.

Kontakt

Emily Larsson, eventkoordinator