Kvitton vid utlägg

En kvitto måste vara rätt utformat för att få räknas som ett korrekt kvitto. Kvitton som inte innehåller följande uppgifter godtages inte av högskolan:

• datum för inköpet
• vilken motparten har varit (företagets namn, adress, momsregistreringsnummer[1])
• specificerat vad det avser
• belopp
• andelen moms

Om dessa uppgifter inte finns angivna på kvittot måste man begära ett skriftligt kvitto.

Det är inte tillåtet att själv beräkna moms på kvitton/fakturor som saknar dessa uppgifter. Att kvittot/fakturan har texten inklusive moms är inte godtagbar anledning att själv beräkna momsen. Om inte momsen är specificerad måste hela beloppet kostnadsföras.

För alla kvitton/fakturor som är av känslig karaktär tex. representation, resor, hotellräkningar, utlägg krävs det att motivering och syfte med inköpet anges för att utbetalning skall ske.

Alla kvitton/fakturor skall vara giltiga och ha giltiga underlag. Skanna in ditt kvitto. Det är viktigt att skanna kvittot så att det går att öppna och läsa. Kasta inte originalkvittot förrän du erhållit din ersättning. 

Kontokortskvitton godkännes inte av högskolan. Dessa kvitton är ett kvitto på att pengar har blivit dragna från personens konto, men dock ej ett kvitto på vad som köpts in. Privatpersoners privata First Card fakturor är inte ett tillräckligt underlag för utlägg. Detta är samma som kontokortskvitton, ett kvitto på att pengar har gått ut från personens konto, men ej ett kvitto/bevis för vad som köpts in. Därför krävs giltigt kvitto och underlag även vid utlägg av detta slag.

När det gäller kvitton/fakturor för representation så krävs det att följande anges:

• syfte
• antal deltagare samt fullständiga namn på dessa. (>15 personer räcker det om gruppen anges, antalet ska dock anges och inte endast grupp).
• tillhörighet[2] (tillhörigheten skall även antecknas på Högskolans personal för att underlätta vidaregranskning).

 Observera att högskolan inte ger ersättning eller accepterar dricks vid representation.

 Avvikelse från ovanstående regler medför personligt betalningsansvar.