Begrepp
Här ges förklaringar på vissa begrepp som används i handläggarhandboken.
Beslut
Med ett beslut menas ett uttalande/ställningstagande av högskolan som har någon form av återverkan eller vägledning för olika aktörer i systemet. Det kan vara någon enskild student eller en anställd eller hela högskolan.
Beslutsfattare
Beslutsfattare är den som slutligen bestämmer hur högskolan ska ställa sig i en fråga. För att få göra detta krävs att man har en tydlig delegation kring rätten att fatta beslut i högskolans namn. De övergripande delegationerna framgår av högskolans arbetsordning.
Föredraganden
Beslut fattade av styrelsen för högskolan, rektor och nämnder ska alltid ske efter föredragning. Den som känner ärendet bäst ska föredra ärendet, vilket medför att det i normalfallet är handläggaren av det specifika ärendet som även är föredragande.
Handläggare
Den person som, på myndighetens uppdrag, ansvarar för handläggningen. Handläggaren har ansvar för att ärendet handläggs på ett korrekt sätt. Handläggaransvaret följer inte titlar inom högskolan utan att vara handläggare innebär att man som sagt har ansvar för att se till att ett ärende kan avslutas med ett välunderbyggt beslut och att akten är komplett.
Handläggning
Det finns ingen författningsmässig definition av begreppet handläggning, men en vanlig definition är den verksamhet som inleds med att ett ärende startar och avslutas med att ett fattat beslut expedieras och verkställs för att därefter arkiveras. Handläggning brukar därför innehålla följande moment:
- diarieföring
- beredning
- föredragning
- beslut
- expediering och verkställande
- arkivering
Myndighetsutövning
Det finns ingen författningsmässig definition av begreppet myndighetsutövning, men en vedertagen definition är ”beslut eller andra åtgärder, som ytterst är uttryck för samhällets maktbefogenheter i förhållande till medborgarna” (prop. 1971:30 Del 2 s. 331). Det avgörande är om den enskilde är i beroendeförhållande gentemot myndigheten.
Inom högskolan finns i huvudsak följande ärenden som innebär myndighetsutövning:
- Antagning
- Dispenser
- Studieuppehåll/anstånd
- Examination
- Utfärdande av examen
- Disciplinärenden
- Begäran om utlämnande av allmän handling
Ärende
Det finns ingen författningsmässig definition av begreppet ärende, men en vanlig definition är mellanhavanden mellan myndigheten och enskilda som mynnar ut i ett beslut av något slag från myndighetens sida. Denna definition har främst bäring mot reglerna i förvaltningslagen där begreppet ”ärende” är centralt, speciellt i ärenden som inbegriper myndighetsutövning.
I denna handbok används dock begreppet även för intern verksamhet (utredningsuppdrag/projekt etc.).
Partsinsyn
I 10 § förvaltningslagen regleras att den som är part i ett ärende har rätt att ta del av allt material som tillförts ärendet.
Långsam handläggning
I 12§ förvaltningslagen regleras att om ett ärende som har inletts av en enskild part inte har avgjorts i första instans (högskolan) senast inom sex månader, får parten skriftligen begära att högskolan ska avgöra ärendet. Högskolan ska då inom fyra veckor från den dag då en sådan begäran kom in antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran.
Parten har möjlighet att lämna in en sådan här begäran en gång under ärendets handläggning.