Arkivering
Den samling av dokument som finns i ett visst ärende kallas akt. En komplett akt innehåller alla för ärendet relevanta handlingar.
Exempel på vad en akt kan innehålla:
- Beslutsförslag (i de fall beslut fattats av styrelsen eller nämnder)
- Övriga handlingar som är av betydelse (t.ex. uppgifter hämtade från internet)
- Tjänsteanteckningar
- Remiss och remissvar
- Beslut
Exempel på handlingar som kan rensas bort:
- tillfälliga noteringar, minnesanteckningar och liknande som inte tillfört ärendet uppgifter
- kladdlappar och noteringar som förlorat sin betydelse i samband med att en handling upprättats
- kopior och avskrifter
- reklamtryck som inte medfört åtgärd i ärendet
Utgångspunkt vid bedömning av vad akten ska innehålla är att det i efterhand ska vara enkelt att se vad som legat till grund för beslutet.