Beredning
Under beredningen ska handläggaren därför beakta alla föreskrifter och interna regler som är tillämpliga för det aktuella ärendet. Vidare ska handläggaren tillse att frågan är ordentligt förankrad i relevanta organ och grupper innan beslut fattas. Detta för att ge ärendet en så allsidig belysning som möjligt. Beredningen omfattar därför följande moment:
- Framtagande av beslutsunderlag
- Bedömning och ställningstagande
- Utformning av beslutsförslag
- Förberedelse för föredragning
I vissa fall finns speciella beredningsregler som måste beaktas. Dessa kan finnas i högskoleförordningen (till exempel vid anställning av lärare, samråd med studenter i frågor som berör utbildning etc.), i förvaltningslagen eller i annan lag/föreskrift. Inom högskolan finns även interna beredningsregler. Bland annat ska samråd ske med nämnder i vissa frågor innan styrelse eller rektor fattar beslut.
Utöver de beredningsregler som finns är det upp till handläggaren att självständigt finna vägar att skapa ett så bra beslutsunderlag som möjligt. Dock måste handläggaren alltid beakta att ärenden ska handläggas så snabbt, enkelt och kostnadseffektivt som möjligt. Detta innebär att handläggaren alltid måste anpassa sig efter de regler och ekonomiska ramar som finns.
I en beredning av ett ärende kan fler personer än handläggaren vara inblandade, men det är handläggaren som har det yttersta ansvaret för att samordna att alla delarna i handläggningen fullföljs.
Innan arbetet med att ta fram beslutsunderlag inleds ska följande kontrolleras.
- Diarienummer: Om det inte finns diarienummer ska registraturet kontaktas, registrator@hb.se.
- Tidsaspekter
Handläggaren har att se till att givna tidsramar följs och att handläggningen inte onödigt drar ut på tiden. Detta innebär att handläggaren tidigt handläggningen bl.a. måste ha klart för sig tidsramar för inlämnande av handlingar till styrelser, nämnder etc. samt om det krävs delbeslut av t.ex. nämnder innan slutligt beslut kan fattas.