Beslut
Vissa beslutsfattare har vidaredelegerat sin beslutsbefogenhet. Beslut kan fattas av en enskild beslutsfattare eller av ett beslutande organ (styrelser eller nämnder). I det sistnämnda fallet så ska handläggaren, eller någon annan som känner ärendet väl, i normalfallet muntligt föredra ärendet för beslutsfattarna. Dessa ska då ha haft möjlighet att innan mötet, kunnat läsa ett beslutsförslag som skickats ut i god tid innan mötet. Handläggaren ansvarar för att mötets sekreterare har fått tillgång till beslutsförslaget i enlighet med anvisade tider. Detta gäller även om handlingen är av informationskaraktär.
Rutinbeskrivning av beslut som ska fattas av:
Föredragande ansvarar för att se till att ärendet är tillräckligt berett, att olika beredningskrav är tillgodosedda, att uppgifterna i handlingen är korrekta och att beslutsfattaren får de relevanta förhållandena redogjorda för sig.
Beslutsfattaren ansvarar för att ett korrekt beslut fattas utifrån vad som framkommit vid föredragningen. Beslutsfattaren kan därför alltid begära att handläggaren ska komplettera ärendet i olika avseenden.
Om det finns övriga närvarande ska dessa bidra med den sakkunskap som är relevant i ärendet samt även sin åsikt i ärendet.
Föredragande och andra närvarande har möjlighet att lämna en avvikande mening om de har en annan åsikt om vad beslutet ska vara. Denna avvikande mening ska då fogas till beslutet.
Beslut fattat av enskild beslutsfattare
I det fall en enskild befattningshavare ska fatta beslutet, t.ex. rektor, ska beslutet skrivas under av både beslutande och föredraganden.
Handläggaren ska därefter lämna den underskrivna handlingen till registraturet tillsammans med information om till vem handlingen ska expedieras. Denna information kan anges i beslutets vänstermarginal.
Registraturet expedierar rektorsbeslut till interna mottagare. Handläggaren ansvarar för att expediera till övriga.
Beslut fattat av styrelsen eller nämnder
I det fall ett beslut fattats av ett beslutande organ och inte av en enskild beslutsfattare, ska beslutet dokumenteras i ett beslutsprotokoll av en särskilt utsedd sekreterare.
När beslutet fattats vid mötet har handläggaren ansvar för att beslutsförslaget- när så krävs (se rutinbeskrivning för respektive beslutsfattare ovan) - inom 10 dagar efter beslutsmötet görs om i enlighet med vad som beslutades på mötet. Denna handling ska lämnas till mötets sekreterare inom den ovan angivna tiden i både elektronisk som i pappersform.
Utöver ovan nämnda handling ansvarar även handläggaren för att inom samma tid lämna en handling rörande till vilka ärendet ska expedieras. Dessa uppgifter ska antecknas på en särskild blankett kallad Expeditionsblankett.
Expeditionsblanketten ska signeras av föredragande innan den lämnas till mötets sekreterare samtidigt med den handling som visar det beslutande organets beslut. Genom signaturen ansvarar föredragande för att texten i den handling som ska expedieras, överensstämmer med vad som beslutats. Registraturet ansvarar för expedieringen.