Begäran om allmän handling

Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Detta innebär att begreppet handling omfattar pappershandlingar, digitala handlingar såsom t.ex. e-post, elektroniska dokument som finns i olika system, sms, telefonsvar m.m.

Enligt 2 kap. 4 § TF är en handling allmän, om den förvaras hos högskolan och den anses som inkommen till eller upprättad hos högskolan.

Förvaras handlingen vid högskolan?

En handling anses vara förvarad vid högskolan i det fall den de facto finns där. En upptagning anses förvarad hos högskolan, om upptagningen är tillgänglig för högskolan med tekniskt hjälpmedel som högskolan själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. En sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling (t.ex. ett digitalt system) anses dock förvarad hos högskolan endast om högskolan kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder. Med rutinbetonade åtgärder avses att sammanställningen av uppgifter ur ett digitalt system avses att den kan tas fram på mindre än 4-6 timmar inkluderat nödvändig kvalitetsgranskning av sammanställningen.

Inkommen (2 kap. 6 § TF)

Handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa från en extern part (ej anställd vid högskolan). Studenter anses vara extern part. I fråga om upptagning som avses i 3 § första stycket gäller i stället att den anses inkommen till myndighet när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten på sätt som angives i 3 § andra stycket.

En handling kan komma in till högskolan på många sätt t.ex. genom brevpost, e-post, meddelanden till och från studenter i lärplattform, filöverföring i olika system.

Är handlingen endast av privat innehåll eller ställd till person med ”annan ställning” (2 kap. 4 § TF)?

Brev eller annat meddelande som är ställt personligen till den som innehar befattning vid högskolan anses som allmän handling, om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på högskolan och ej är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning.

Är det ett anbud (upphandling) (2 kap. 6 § 2 st TF)?

Tävlingsskrift, anbud eller annan sådan handling som enligt tillkännagivande skall avlämnas i förseglat omslag anses ej inkommen före den tidpunkt som har bestämts för öppnandet.

Upprättad (2 kap. 7 § TF)

I det fall en handling skapas inom högskolan blir den allmän när den anses vara upprättad enligt TF definition.

En handling anses upprättad när den har expedierats (skickats iväg via e-post, brevpost, lämnas ut etc.) till annan än anställd vid högskolan. Externa ledamöter anses höra till anställdkretsen i det fall de får ta del av handlingar i sitt ledamotskap. Studenter anses ej tillhöra anställdkretsen.

I det fall handlingen inte har eller kommer att expedieras till någon annan än anställd vid högskolan anses den bli upprättad under följande omständigheter.

Om handlingen hör till ett ärende och är ärendet avslutat

Handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos högskolan.

Om handlingen inte hör till ett ärende (2 kap. 7 § TF)

Om handlingen ej hänför sig till visst ärende, anses den upprättad när den har justerats av högskolan eller på annat sätt färdigställts.

För att en handling utan anknytning till ett ärende ska anses vara upprättad krävs att det har vidtagits någon form av åtgärd som visar att myndigheten anser den vara färdigställd. Exempel på detta är justering av protokoll samt omhändertagande och spridning av handlingar för kännedom till andra kan vara sådana åtgärder som gör att handlingen enligt domstolspraxis kan anses vara upprättad i enlighet med TF:s regler.

Om ej allmän handling

I det fall det bedöms att begäran inte omfattar en handling som inte anses vara allmän enligt TF:s definition ska ett förvaltningsrättsligt beslut fattas om att handlingen inte kan lämnas ut på den grunden att den ej är att anses vara förvarad vid högskolan. Beslutet ska meddelas den som har begärt att få ta del av handlingen.

I beslutet ska följande framgå:

• Vilka handlingar som anses inte vara förvarade vid högskolan och därmed inte att anses som allmänna handlingar.
• Motivering till varför handlingen inte anses vara allmän handling.  Motiveringen ska innehålla en hänvisning till den paragraf i TF som tillämpas samt en motivering till varför den är tillämplig.
• Namn på beslutsfattaren samt datum för beslutet.

Beslutet kan i första läget fattas av den enskilde tjänstemannen om det bedöms vara lämpligast. Om ett tjänstemannabeslut tas ska det anges i beslutet: Detta är ett tjänstemannabeslut. Beslutet kan inte överklagas till domstol enligt 6 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen. Du har dock möjlighet att begära att frågan ska hänskjutas till prövning av myndigheten. Skulle även myndighetens beslut gå dig emot kommer beslutet att kunna överklagas till Kammarrätten.

Beslut kan också fattas av myndigheten; sk. myndighetsbeslut. Detta beslut fattas av särskilt utsedda befattningar enligt gällande beslutsordning. Rektor, förvaltningschef samt ekonomichef har befogenhet att fatta myndighetsbeslut.

I beslutet ska följande framgå:

• Vilka handlingar som anses inte vara förvarade vid högskolan och därmed inte att anses som allmänna handlingar.
• Motivering till varför handlingen inte anses vara allmän handling.  Motiveringen ska innehålla en hänvisning till den paragraf i TF som tillämpas samt en motivering till varför den är tillämplig.
• Namn på beslutsfattaren samt föredragande och datum för beslutet.

Om myndighetsbeslut fattas ska det bifogas en överklagandehänvisning:
Hur man överklagar
För att överklaga den del av beslut som gått den klagande emot, skall en skrivelse innehållande överklagandet ställas till Kammarrätten i Jönköping, men ges in till Högskolan i Borås. Överklagandet skall ha kommit in senast tre veckor efter att du fick del av det överklagade beslutet. Tala om vilken del av beslutet du överklagar, vilka skäl du har för ditt överklagande samt vilket beslut du önskar. Överklagandet skall vara skriftligen undertecknad av dig eller av den person du gett fullmakt att företräda dig. Högskolan i Borås kan med anledning av ditt överklagande antingen ändra beslutet på så sätt du önskar – eller med eget yttrande överlämna ärendet till kammarrätten i Jönköping.

Om det fattas beslut om att det inte är en allmän handling ska det upprättas ett ärende. Högskolans registratur ska då kontaktas för att ta fram diarienummer. Den som hanteras begäran har då att se till att extern kommunikation samt beslut i saken diarieförs.

I det fall det bedöms att begäran omfattar en allmän handling enligt TF:s lydelse ska det göras en bedömning av om någon regel i sekretess- och offentlighetslagen (OSL) är tillämplig.

Information om sekretessregler som kan vara tillämpliga i högskolans verksamhet finns att ta del av via denna länk: Sekretessregler

I det fall det bedöms att sekretess föreligger ska beslut om detta fattas och meddelas den som begärt att få ta del av handlingen.

I beslutet ska följande framgå:

• Vilka uppgifter i handlingen som lämnas ut och vilka som omfattas av sekretess.
• Motivering till varför uppgifterna omfattas av sekretess. Motiveringen ska innehålla en hänvisning till den paragraf i OSL som tillämpas samt en motivering till varför den är tillämplig.
• Namn på beslutsfattaren samt datum för beslutet.

Om tjänstemannabeslut ange: Detta är ett tjänstemannabeslut. Beslutet kan inte överklagas till domstol enligt 6 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen. Du har dock möjlighet att begära att frågan ska hänskjutas till prövning av myndigheten. Skulle även myndighetens beslut gå dig emot kommer beslutet att kunna överklagas till Kammarrätten.

Om myndighetsbeslut: Bifoga överklagandehänvisning enligt nedan.

Hur man överklagar
För att överklaga den del av beslut som gått den klagande emot, skall en skrivelse innehållande överklagandet ställas till Kammarrätten i Jönköping, men ges in till Högskolan i Borås. Överklagandet skall ha kommit in senast tre veckor efter att du fick del av det överklagade beslutet. Tala om vilken del av beslutet du överklagar, vilka skäl du har för ditt överklagande samt vilket beslut du önskar. Överklagandet skall vara skriftligen undertecknad av dig eller av den person du gett fullmakt att företräda dig. Högskolan i Borås kan med anledning av ditt överklagande antingen ändra beslutet på så sätt du önskar – eller med eget yttrande överlämna ärendet till kammarrätten i Jönköping.

Viktigt att i samband med myndighetsbeslut säkerställa att det är korrekt delegerad beslutsfattare vid högskolan som fattar beslut om sekretess. Rektor, förvaltningschef samt ekonomichef har befogenhet att fatta myndighetsbeslut enligt gällande beslutsordning.

Om det fattas beslut om att inte lämna ut allmän handling eller del av handling ska det upprättas ett ärende. Högskolans registratur ska då kontaktas för att ta fram diarienummer. Den som hanteras begäran har då att se till att extern kommunikation samt beslut i saken diarieförs.

I det fall man redan när handlingen upprättas eller kommer in har uppgifter om att den vid en eventuell begäran om utlämnande kan komma att omfattas av en bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen, kan man informera registraturet om vilken paragraf som kan vara tillämplig. Denna information innebär dock inte att uppgifterna som markerats per automatik omfattas av sekretess. En prövning i det enskilda fallet ska alltid göras innan uppgifterna lämnas ut. Det är därför inte möjligt att i förväg besluta, och på så sätt garantera, att sekretess ska gälla för vissa uppgifter.

Den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att kostnadsfritt ta del av den i högskolans lokaler, men även rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En myndighet är dock inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. 

Myndighet bestämmer hur utlämnandet sker (på papper eller elektroniskt). I enlighet med säkerhetsreglerna i dataskyddsförordningen (GDPR) har högskolan (som personuppgiftsansvarig) att ha hög säkerhet kring överföring av personuppgifter. Utlämning ska därmed huvudsakligen ske på papper om handlingen innehåller personuppgifter och/eller känslig information.

Den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att kostnadsfritt ta del av den i högskolans lokaler, men även rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En myndighet är dock inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift på papper. 

Myndighet bestämmer hur utlämnandet sker (på papper eller elektroniskt). I enlighet med säkerhetsreglerna i dataskyddsförordningen (GDPR) har högskolan (som personuppgiftsansvarig) att ha hög säkerhet kring överföring av personuppgifter. Utlämning ska därmed huvudsakligen ske på papper om handlingen innehåller personuppgifter och/eller känslig information. I det fall utlämningen bedöms kunna ske elektroniskt utgår ingen avgift för kopior.

Faktureringsunderlag vid uttag av avgift för kopia på allmän handling som lämnas till Ekonomi/VS: Faktureringsunderlag

INLEDNING

Denna vägledning ska tillämpas vid begäran om utlämnande enligt offentlighetsprincipen av allmänna handlingar i hela Högskolan i Borås verksamhet utom vid utlämnade i elektronisk form av uppgifter ur Ladok där särskilda regler gäller[1]. Dokumentet kan dock till viss del vara vägledande i tillämpliga delar i samband med att högskolan själv väljer att lämna ut handlingar som ett led i samarbeten med extern part i olika former. Skrivningarna om avgift är dock endast tillämpliga vid utlämnade enligt offentlighetsprincipen och ska inte tillämpas när högskolan lämnar ut handlingar på eget initiativ.

Offentlighetsprincipen, som regleras i grundlagen (2 kap tryckfrihetsförordningen) innebär att en myndighet på begäran är skyldig att tillhandahålla en allmän offentlig handling på stället, d.v.s. i myndighetens lokaler, eller i form av avskrift eller kopia.

Vid bedömning av om en allmän handling ska lämnas ut ska gällande regelverk avseende personuppgiftsbehandling samt sekretess alltid beaktas. Bedömningen görs huvudsakligen av den tjänsteman som hanterar frågan kring utlämning av den begärda handlingen.[2]

Det finns ingen formell skyldighet att tillhandahålla en allmän handling i elektronisk form i samband med en begäran enligt offentlighetsprincipen. Om det inte finns något rättsligt hinder mot ett utlämnande i elektronisk form, såsom att handlingen innehåller känsliga personuppgifter eller omfattas av sekretess, kan handling dock lämnas ut elektronisk form om så bedöms lämpligt med beaktande av lämpliga säkerhetsåtgärder. Vid osäkerhet om handling kan lämnas ut i elektronisk form ska utlämning ske i pappersform.

BEGÄRAN OM ALLMÄN HANDLING ENLIGT OFFENTLIGHETSPRINCIPEN

Vid en begäran om allmän handling enligt offentlighetsprincipen gäller följande grundlagsskyddade regler:

• Personen har rätt att vara anonym

Detta gäller även i det fall avgift utgår för kopior på allmän handling, varför det måste finnas möjlighet att betala avgiften på ett sätt som innebär att personen inte ska behöva uppge sin identitet. 

• Myndigheten får inte fråga personen vad uppgifterna ska användas till
• Utlämnandet ska prioriteras och det ska ske skyndsamt

Den som begär att få ta del av allmänna handlingar kan göra detta genom att begära att:

• läsa handlingarna på plats hos högskolan, utan kostnad eller
• få papperskopior av handlingarna mot kostnad enligt avgiftsförordningen (1992:191) eller
• kopior i elektronisk form (ingen avgift utgår i det fall högskolan bedömer att kopiorna kan lämnas i elektronisk form)

I det fall det behövs för att högskolan ska kunna ta ställning om sekretess föreligger för uppgifter kan det dock finnas behov av att högskolan efterfrågar namn och/eller vad uppgifterna ska användas till. I det fall personen inte lämnar dessa uppgifter kan det leda till att högskolan inte kan ta ställning till om en handling kan lämnas ut eller inte. I det fall denna situation uppstår har högskolan att fatta beslut om att handlingen inte ska lämnas ut. Detta innebär att beslut om att inte lämna ut den begärda handlingen ska fattas. Detta beslut ska motiveras. Beslutet är överklagbart, varvid en överklagandehänvisning ska lämnas i samband med beslutet.

Handläggning av ärende rörande inkommen begäran om allmän handling

Ärendehandläggning

Upplysning ska lämnas om personens rättigheter och informera om att högskolan tar ut en avgift för utlämnandet av papperskopior enligt avgiftsförordningens regler eller enligt högskolans föreskrifter för avgift för utlämnande av kopia på allmän handling i elektronisk form.

Om personens begäran innebär att en avgift ska tas ut, ska högskolan återkoppla till personen den exakta kostnaden för utlämnandet så snart denna har fastställts/bedömts.

Vidtagna åtgärder ska dokumenteras och diarieföras i den omfattning som krävs enligt förvaltningslagen. En begäran om en allmän handling som vid en omedelbar bedömning befinns vara offentlig (ingen sekretess har bedömts föreligga) ska, i enlighet med 6 § förvaltningslagen (serviceplikt) lämnas ut direkt, varvid ingen dokumentation eller diarieföring krävs.

Bedömning om den begärda handlingen är en allmän handling

Bedömning av om en handling är en allmän handling utgår från reglerna i 2 kap. tryckfrihetsförordningen.

I det fall en handling bedömts inte vara allmän handling enligt tryckfrihetsförordningens regler ska det fattas ett beslut om att handlingen inte kan lämnas ut.

Bedömning om den begärda handlingen omfattas av sekretess

När en handling bedömts vara en allmän handling ska denna prövas mot reglerna i offentlighets- och sekretesslagen innan beslut om att lämna ut den tas. I det fall någon sekretessregel är tillämplig ska ett beslut fattas om att de uppgifter som omfattas av reglerna inte lämnas ut.

Innan en handling lämnas ut måste det initialt alltid ske en prövning av om sekretess kan föreligga för hela eller delar av handlingen. Denna bedömning görs av den som har att ta ställning till om handlingen ska lämnas ut eller inte. Sekretessprövning innebär att ställning måste tas till om handlingen innehåller uppgifter som är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Om uppgifter i en handling omfattas av sekretess som inte ska lämnas ut, ska dessa maskas (strykas över så att de blir oläsliga) i en kopia av själva handlingen. Handlingen ska sedan lämnas ut med de gjorda maskningarna. Viktigt att säkerställa att uppgifterna efter maskningen inte kan läsas.

Beslut att inte lämna ut handlingar

Handlingar/uppgifter i handling lämnas inte ut om:

• De begärda handlingarna finns inte förvarade vid högskolan
• Handlingarna inte är allmänna enligt tryckfrihetsförordningens regler
• Handlingarna innehåller uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagens regler - handlingarna ska dock lämnas ut i de delar den inte innehåller sekretessbelagda uppgifter vilket sker genom att de sekretessbelagda uppgifterna i handlingen ”maskas”, d.v.s. döljs genom att exempelvis målas över så att uppgiften inte blir läsbar.

Upplys vid utlämnandet att personens begäran har begränsats på grund av att handlingarna inte finns förvarad vid högskolan, att handlingarna inte är allmänna eller innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Beslutet ska motiveras med hänvisning till tillämplig regel i tryckfrihetsförordningen och/eller offentlighets- och sekretesslagen. I samband med att information lämnas enligt ovan ska följande text bifogas:

Detta är ett tjänstemannabeslut. Beslutet kan inte överklagas till domstol enligt 6 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen. Du har dock möjlighet att begära att frågan ska hänskjutas till prövning av myndigheten. Skulle även myndighetens beslut gå dig emot kommer beslutet att kunna överklagas till kammarrätten.

Personen ska – om denne så begär det - få ett skriftligt avslagsbeslut från myndigheten (myndighetsbeslut). Myndighetsbeslutet ska motiveras med hänvisning till tillämplig regel i tryckfrihetsförordningen eller offentlighets- och sekretesslagen med tillhörande bedömning utifrån de kriterier som anges i den tillämpliga regeln. Till beslutet ska det även fogas information om hur beslutet kan överklagas. 

Ett myndighetsbeslut ska undertecknas av förvaltningschef eller ekonomichefen enligt aktuell delegationsordning. Beslutet måste innehålla en överklagandehänvisning. Alla utlämnanden som helt eller delvis begränsas på grund av sekretess ska diarieföras.

UTLÄMNING AV HANDLINGAR EFTER BEGÄRAN OM ALLMÄN HANDLING

När en handling lämnas ut kan detta ske genom följande sätt:

• Den enskilde tar del av dem på plats i högskolans lokaler

Ingen avgift för kopior får tas ut i dessa fall.

Den enskilde har rätt att fota av handlingarna/uppgifterna, men har inte rätt att kopiera dem genom att använda utrustning (USB-minnen m.m.) som ansluts till högskolans utrustning. Om den enskilde önskar få digitala kopior gäller regler om utlämning och avgift för digitala kopior (se nedan).

• Kopior av handlingen lämnas/skickas till den som begärt ut handlingen

Avgift ska tas ut enligt avgiftsförordningens regler eller enligt högskolans föreskrift om avgift vid utlämning i elektronisk form (dnr 584-21).

Utlämning av handlingar som innehåller sekretess

Om det finns en sekretessregel som är tillämplig är det tillåtet att fråga vem personen är för att kunna bedöma om personen har rätt att ta del av uppgifterna. Personen är inte skyldig att röja sin identitet, men om den inte gör det påverkas högskolans möjlighet att bedöma om sekretessregeln är tillämplig, vilket kan leda till att handlingen inte kan lämnas ut i sin helhet.

I vissa fall har personen som begärt ut handlingar rätt att ta del av sekretessbelagda uppgifter (exempel på detta kan vara om personen är part i ärendet). Då ska de sekretessbelagda uppgifterna lämnas ut.[3]

Vid ett utlämnande av handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter måste handlingarna lämnas ut till rätt person. Om handlingarna hämtas på plats vid myndigheten ska personen legitimera sig med ett foto-Id (t ex körkort eller pass). Om handlingarna hämtas av ett ombud ska ombudet visa upp både sin egen legitimation och legitimation för personen som har begärt ut handlingarna. Ombudet ska också visa upp en skriftlig fullmakt med originalunderskrift från den som begärt ut handlingarna där det framgår att ombudet får hämta handlingarna å personens vägnar. Om handlingarna skickas per post används rekommenderat brev eller annat sätt som kräver legitimation för uthämtning.

Utlämning av allmän handling på papper

Med utlämning på papper menas allt utlämnande som sker genom att handlingen skrivs ut på papper, varvid pappershandlingen lämnas ut i fysisk form.

I det fall en handling innehåller sekretessbelagda uppgifter som inte ska lämnas ut, ska dessa uppgifter maskas på kopian av handlingen. Maskningen ska ske på ett sätt som innebär att det inte får finnas någon risk för att de sekretessbelagda uppgifterna kan läsas. Detta innebär att om maskning sker genom att man maskar över dem med svart penna, måste handlingen kopieras tills uppgiften inte går att läsas genom att hålla upp handlingen mot ljuset.

Utlämnade av handling på papper kan ske genom att personen hämtar handlingen i högskolans lokaler eller genom att de skickas via brevpost.

Utlämning i högskolans lokaler kan med fördel ske genom att handlingen lämnas av ansvarig handläggare för upphämtning i högskolans reception. Ansvarig handläggare ansvarar för att lämna följande information till den person som begärt ut kopian:

• när handlingen finns att hämta i receptionen,
• vad personen ska uppge för information för att få handlingen

Handlingen kan med fördel läggas i ett kuvert där det anges t.ex. ”Handling för utlämning” samt namn på mottagaren eller annan specifik benämning som mottagaren har angett istället för sitt namn (den som begär ut allmän handling har rätt att vara anonym).

• receptionens öppettider

Ansvarig handläggare har även att lämna ovan information till personalen i receptionen.

Utlämning av allmän handling i elektronisk form

Former för utlämnande i elektronisk form

Med utlämnade av handling i elektronisk form menas allt utlämnade av uppgifter och handlingar som sker på ett medium, för automatiserad behandling eller via elektronisk kommunikation enligt följande exempel:

• utlämnade via e-post
• USB-minne

I det fall USB-minne ska användas får av säkerhetsskäl endast USB-minnen som endast befunnit sig inom högskolans system användas. Externa USB-minnen får inte användas i högskolans utrustning. Högskolan kan inte heller ta betalt för USB-minnet, varför annan utlämningsform som huvudregel bör användas.

• En mottagare ges elektronisk tillgång till ett dokument i en meddelandetjänst som godkänts av högskolan för utlämning av allmän handling.

Den som för högskolans del har att hantera frågan om utlämnade av handling i elektronisk form ansvarar för att säkerställa att gällande säkerhetsinstruktioner för ovan utlämningssätt vid högskolan följs såsom t.ex. kryptering enligt gällande instruktioner: Kryptering av filer och e-postmeddelanden - Högskolan i Borås (hb.se)

En handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska som huvudregel inte lämnas ut i elektronisk form utan ska lämnas i pappersform. Utlämnade av handlingar i elektronisk form kan dock ske om de uppgifter som det föreligger sekretess för har maskats (strukits över) på sådant sätt att uppgifterna inte är möjliga att ta del av på den aktuella handlingen efter att den har lämnats ut. Handlingen kan då scannas in till en pdf-fil och lämnas ut i elektronisk form. Detta eftersom att om uppgifterna svärtas digitalt i en handling finns möjlighet att uppgifterna kan tas fram av mottagaren. OBS att i det fall uppgifter maskas ska det också fattas ett beslut om detta (se ovan under Beslut att inte lämna ut handlingar).

Handlingar som innehåller sekretessbelagda – ej maskade – uppgifter kan i undantagsfall lämnas ut i elektroniskt form i det fall gällande regler avseende säkerhet kan uppfyllas såsom t.ex. kryptering. Kontakta dock högskolans förvaltningsjurister innan detta görs.

Observera att användande av molntjänster – såsom e-post, BOX m.m. - kan innebära risk att annan än den tänkte mottagaren kan komma åt uppgifterna, varvid uppgifterna då anses vara röjda. Därför viktigt att mycket noga säkerställa att tillräckliga säkerhetsåtgärder vidtas.

Det är även viktigt att även undersöks om det finns personuppgifter i metadata kopplat till ett elektroniskt dokument. Detta görs genom att gå in i Arkiv/felsök/kontrollera dokument när dokumentet är öppet.

Vid osäkerhet avseende säkerhet ska handlingarna som huvudregel lämnas ut i pappersform.

Kommentar

Den som har att avgöra om en handling kan lämnas ut elektronisk form ansvarar för att säkerställa att korrekt säkerhetsnivå/system används. Detta kan göras genom att kontakt tas med Verksamhetsstöds avdelning IT som bedömer om en tjänst är tillräckligt säker eller inte i det aktuella fallet. I det fall avdelning IT bedömer att en det inte finns någon tillräckligt säker tjänst/system för utlämning får handlingen inte lämnas ut i elektronisk form, utan den ska lämnas ut i pappersform.

Behandling av personuppgifter

Stor försiktighet bör iakttas avseende utlämning i elektronisk form av en handling som innehåller personuppgifter. Dessa handlingar lämnas som huvudregel ut i pappersform, men kan lämnas ut i elektronisk form om det nogsamt säkerställts att utlämningen kan ske på ett säkert sätt.

Utlämning i elektronisk form av handling innehållande personuppgifter kan dock ske i nedan listade situationer under förutsättning att erforderlig säkerhetsnivå vidtas:

• Handling som innehåller okänsliga personuppgifter hänförliga till högskolans roll som myndighet till exempel namn på anställd och högskolans officiella kontaktuppgifter till anställd oberoende av mängd personuppgifter eller sidantal.
• Handling som innehåller en mindre mängd personuppgifter som inte är att anse som känsliga enligt dataskyddsförordningens definition[4]. Med mindre mängd menas som riktlinje färre än 10 personer och/eller än 20 sidor.
• Handling som innehåller en mindre mängd personnummer och samordningsnummer om av högskolan fastställd erforderlig säkerhetsnivå/system används. Med mindre mängd menas som riktlinje färre än 10 personer och/eller än 20 sidor.
• Utlämning i elektronisk form som stöds av föreskrift[5].

Kommentar

Den som har att avgöra om en handling kan lämnas ut elektronisk form ansvarar för att säkerställa att korrekt säkerhetsnivå/system används. Detta kan göras genom att kontakt tas med Verksamhetsstöds avdelning IT som bedömer om en tjänst är tillräckligt säker eller inte i det aktuella fallet. I det fall avdelning IT bedömer att en det inte finns någon tillräckligt säker tjänst/system för utlämning får handlingen inte lämnas ut i elektronisk form, utan den ska lämnas ut i pappersform.

Trots det som anges ovan kan det i vissa situationer anses som olämpligt att lämna ut handling i elektronisk form på grund av integritetshänsyn i den aktuella situationen eller om det innebär merarbete för högskolan på grund av att högskolan inte har nödvändig utrustning eller programvara för att tillhandahålla handlingen i elektronisk form. Då ska utlämning ske i pappersform.

AVGIFT FÖR KOPIA PÅ ALLMÄN HANDLING

Utlämnade av kopior i pappersform

Utlämnande av papperskopior efter begäran om allmän handling enligt offentlighetsprincipen sker mot avgift i enlighet med vad som föreskrivs i 15-19 §§ avgiftsförordningen.

 Avgift för kopior på handlingar tas inte ut i följande fall:

• Vid utlämnande till svenska statliga myndigheter (7§ högskolans föreskrift för avgift för kopia på allmän handling i elektronisk form dnr 584-21)
• Vid utlämnande till följd av bestämmelse om uppgiftsskyldighet i lag eller förordning
• Då handlingen skickas ut som ett led i ett ärendes handläggning eller på annat sätt genom högskolans egna initiativ och således inte begärs ut av en person enligt offentlighetsprincipen

Utlämnade av kopior i elektronisk form

Ingen kostnad tas ut för utlämnande av kopior efter begäran om allmän handling enligt offentlighetsprincipen i elektronisk form.

Betalningssätt när avgift för kopior tas ut

Enligt 2 kap.16 § tryckfrihetsförordningen har den som önskar ta del av en allmän handling rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut. En myndighet är dock inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift.

Avgift för kopia på allmän handling som lämnas ut i pappersform regleras i 15-19§§ avgiftsförordningen.

Fotnoter

[1] 2 kap. 6-6a§§ samt 4 kap. 4 § förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor.

[2] Utlämnade i strid med gällande regelverk avseende offentlighet och sekretess kan innebära att brott mot tystnadsplikt enligt 20 kap. 3 § brottsbalken. Utlämnade i strid med regelverket gällande personuppgiftsbehandling kan innebära att högskolan kan åläggas sanktionsavgifter samt få skadeståndsanspråk.

[3] Vid osäkerhet avseende möjlighet att lämna ut sekretessbelagda uppgifter kontakta högskolans förvaltningsjurister.

[4] Uppgift om etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter eller biometriska uppgifter som används för att entydig,t identifiera en person.

[5] T.ex. 2 kap. 6 § samt 4 kap. 4 § förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor

Malltexter

Följande texter kan användas som utgångspunkt i högskolans svar till den som begär ut handlingar. Texterna ska alltid anpassas efter omständigheterna i det aktuella ärendet.

Följande text kan användas i ett inledande skede i det fall det bedöms att hanteringen dröjer (handläggningen av själva förfrågan ska dock ske skyndsamt)

Högskolan i Borås har tagit emot er begäran om att få ta del av [det som begärs utlämnat].

En prövning av begäran rörande allmän handling har inletts.

Den som begär att få ta del av allmänna handlingar kan göra detta genom att läsa handlingarna på plats i högskolans lokaler eller få kopior på handlingarna.

Ingen kostnad utgår för att ta del av handlingarna på plats i högskolans lokaler. 

Om kopior på handlingarna lämnas ut kan avgift komma att tas ut i enlighet med 4 § avgiftsförordningen: upp till och med 9 sidor utan kostnad, 10 sidor kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor styck.

Utlämning sker som huvudregel i pappersform. Högskolan lämnar ut kopior i elektronisk form under förutsättning att högskolan bedömer att ett sådant utlämnade kan ske i enlighet med gällande regler avseende personuppgiftsbehandling samt sekretess.

Kopior på handlingar i pappersform kan hämtas i högskolans reception eller skickas via brevpost. I det fall handlingarna skickas via brevpost tillkommer portokostnad.

Ska avgift tas ut samt handlingarna skickas via brevpost behöver högskolan få uppgifter om brevadress samt faktureringsuppgifter.

Högskolan återkommer inom kort med besked om hur handlingarna lämnas ut och ifall eventuell avgift ska tas ut.

Följande text kan användas i det fall begäran hanteras samma dag den kom in eller närmast följande arbetsdag

Högskolan i Borås har tagit emot din begäran om att få ta del av [det som begärs utlämnat].

Handling avseende xx lämnas ut i sin helhet.

Följande uppgifter i handling xx avseende lämnas inte ut:
• Xx (ange inte själva den aktuella uppgiften, utan en övergripande beskrivning t.ex. ”uppgift om enskilds namn”, ”uppgift om enskilds hälsa”, ”uppgift rörande enskilds affärs- eller driftförhållanden”)
• xx

Tillämpad reglering
xx kap. xx § offentlighets- och sekretesslagen
xx (kopiera in hela paragrafen i dess helhet)

Skäl för beslutet
Ange motivering till varför den tillämpade regleringen bedöms vara tillämplig. Motiveringen ska utgå från kriterierna i den aktuella paragrafen.

Detta är ett tjänstemannabeslut. Beslutet kan inte överklagas till domstol enligt 6 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen. Du har dock möjlighet att begära att frågan ska hänskjutas till prövning av myndigheten. Skulle även myndighetens beslut gå dig emot kommer beslutet att kunna överklagas till kammarrätten.

Ta del av begärda handlingar

Den som begär att få ta del av allmänna handlingar kan göra detta genom att läsa handlingarna på plats i högskolans lokaler eller få kopior på handlingarna.

Ingen kostnad utgår för att ta del av handlingarna på plats i högskolans lokaler.  

Om kopior på handlingarna lämnas ut kan avgift komma att tas ut i enlighet med 4 § avgiftsförordningen: upp till och med 9 sidor utan kostnad, 10 sidor kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor styck.

Utlämning sker som huvudregel i pappersform. Högskolan lämnar ut kopior i elektronisk form under förutsättning att högskolan bedömer att ett sådant utlämnade kan ske i enlighet med gällande regler avseende personuppgiftsbehandling samt sekretess.

Kopior på handlingar i pappersform kan hämtas i högskolans reception eller skickas via brevpost. I det fall handlingarna skickas via brevpost tillkommer portokostnad.

Ska avgift tas ut samt handlingarna skickas via brevpost behöver högskolan få uppgifter om brevadress samt faktureringsuppgifter.