Sekretessregler

Examinationsuppgifter blir allmän handling när de lämnas till studenterna. Uppgifterna i examinationen är som huvudregel offentliga och ska lämnas ut i det fall någon begär det. I undantagsfall finns möjlighet till sekretess.

I 17 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen anges:

Sekretess gäller för uppgift som ingår i eller utgör underlag för kunskapsprov eller psykologiskt prov under en myndighets överinseende, om det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs.

Denna regel innebär att en eller flera frågor i en examinationsuppgift kan sekretessbeläggas. Detta ska dock praktiseras endast i undantagsfall. Regeln är tillämplig i det fall det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs. Detta innebär att det krävs att det endast finns ett begränsat antal frågor som kan ställas i en examination, t.ex. på grund av ett mycket speciellt begränsat kunskapsområde.

Kriterierna för att denna regel ska vara tillämplig är att det bedöms finnas starka skäl för att ett utlämnade av de aktuella frågorna kan motverka kommande examinationer avseende just denna examination. Detta gör att denna regel ska tillämpas med stor restriktivitet.

I 11 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen anges följande:

Får en myndighet i sin forskningsverksamhet från en annan myndighet en sekretessreglerad uppgift, blir sekretessbestämmelsen tillämplig på uppgiften även hos den mottagande myndigheten. Första stycket tillämpas inte på en uppgift som ingår i ett beslut hos den mottagande myndigheten.

Regeln innebär att om högskolan inom forskningsverksamheten tar emot uppgifter som är sekretessbelagda så följer den sekretess som gäller på den andra myndigheten även här på högskolan. Regeln kan inte användas på annan verksamhet inom högskolan än just forskningsverksamhet.

I 24 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen anges följande:

Sekretess gäller hos universitet och högskolor för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram vid sådan forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan med en enskild, om det måste antas att den enskilde har deltagit i samverkan under förutsättning att uppgiften inte röjs. Sekretessen gäller även hos en annan myndighet som tillsammans med ett universitet eller en högskola deltar i forskningssamverkan med en enskild. Sekretessen gäller inte om uppgiften har lämnats i ett ärende om ansökan om patent eller registrering av mönster. I ett sådant fall gäller sekretess endast om uppgiften är sekretessbelagd enligt 31 kap. 20, 21 eller 22 §.

För att sekretess skall kunna gälla för en handling eller delar av den med hänvisning till 24 kap. 5 § måste följande vara uppfyllt.

• Föremålet för sekretessen är uppgift om enskilds affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram vid forskningssamverkan mellan högskolan och en enskild. Uppgiften ska alltså ha tydlig koppling till samverkan.

I förarbetena till regeln (prop. 2006/07:91 s. 11) anges att högskolans forskning i samverkan med det omgivande samhället, varmed här avses både fysiska och juridiska personer, bör hållas i sär från den uppdragsforskning som högskolan bedriver. Uppdragsforskning innebär typiskt sett att högskolan utför ett visst forskningsarbete på uppdrag av en beställare eller uppdragsgivare utanför högskolan, t.ex. ett enskilt företag. Forskningssamverkan innebär i normalfallet att högskolan, ofta tillsammans med privata företag, deltar som part i ett gemensamt forskningsprojekt. Trots att gränsen någon gång kan vara oklar innefattar i praktiken forskningssamverkan inte något regelrätt uppdrag med en beställare och en uppdragstagare. I stället är det fråga om ett forskningssamarbete mellan olika intressenter, varav en är högskolan. Till skillnad från uppdragsforskning innebär samarbetet att alla intressenter kan ha rätt till forskningsresultaten och att det fortlöpande sker ett utbyte av forskningsrön.

• Måste kunna visa att uppdraget lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs.

Sekretess enligt 24 kap. 5 § gäller om en enskild endast deltagit i samverkan under förutsättning att uppgiften inte röjs.

I 21 kap. 7 § offentlighets- och sekretesslagen anges följande:

Sekretess gäller för personuppgift, om det kan antas att uppgiften efter ett utlämnande kommer att behandlas i strid med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), i den ursprungliga lydelsen, lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, eller 6 § lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor.

Huvudregeln är att offentlighet gäller för dessa uppgifter (om de inte är sekretessbelagda på grund av annan regel i offentlighets- och sekretesslagen). Regeln i 21 kap. 7 § offentlighets- och sekretesslagen innebär dock att sekretess gäller för personuppgift om det kan antas att uppgiften efter ett utlämnade kan komma att behandlas i strid med dataskyddsregleringen (GDPR m.m.). Denna regel har ett sk rakt skaderekvisit som innebär att huvudregeln är att offentlighet gäller, men om myndigheten ser att det finns konkreta (faktiska) omständigheter som indikerar att mottagaren kommer att behandla uppgifterna på ett sätt som strider mot dataskyddslagstiftningen t.ex. att begäran avser ett massuttag av personuppgifter eller en selektion av personuppgifter (t.ex. bara personer med utländska namn), så har myndigheten en skyldighet att undersöka om 21 kap. 7 § ska tillämpas eller inte. Den undersökning som då ska ske (och då har man rätt att ställa frågor om vad uppgifterna ska användas till) är inte av en större djuplodande art utan det som behöver göras är att efterhöra vad de ska användas till och vilken laglig grund för personuppgiftsbehandling som de kommer att tillämpa. När man har fått svaret på detta så får man avgöra om de ligger inom dataskyddsregleringens ram.

Företagsuppgifter i samband med uppdragsverksamhet

I 31 kap. 12 § offentlighets- och sekretesslagen anges:

Sekretess gäller för uppgift som avser provning, bestämning av egenskaper eller myckenhet, värdering, vetenskaplig, teknisk, ekonomisk eller statistisk undersökning eller annat sådant uppdrag som myndigheten utför för en enskilds räkning, om det måste antas att uppdraget har lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs. Sekretessen gäller inte om intresset av allmän kännedom om förhållande som rör människors hälsa har sådan vikt att uppgiften bör lämnas ut. Sekretessen gäller dock för uppgift från uppdragsverksamhet inom universitet och högskolor.

Regeln är tillämplig i det fall följande är uppfyllt:

• Högskolan måste kunna identifiera en uppgift som avser provning,… etc (se paragrafen).

Med detta menas att ett helt dokument som huvudregel inte kan sekretessbeläggas, utan endast uppgifter i den. För att underlätta vid skrivandet av myndighetens sekretessbeslut ska dokumentet läggas upp på så vis att de känsliga uppgifterna om möjligt separeras från arbetets allmänna delar samt markeras tydligt. 

• Det måste vara ett uppdrag som högskolan utför för en enskilds räkning.

Det måste klart framgå att det är fråga om ett uppdragsförhållande mellan ett företag och högskolan.

• Måste kunna visa att uppdraget lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs.

Sekretess enligt 31 kap. 12 § gäller om högskolan kan visa att företaget endast lämnat uppgifterna under förutsättning att sekretess föreligger. Om företaget endast lämnar uppdraget till högskolan under förutsättning att vissa uppgifter inte röjs, bör företaget ombes lämna en skriftlig begäran om sekretess i samband med att uppdraget lämnas. Det skall framgå av denna begäran att sekretess är en förutsättning för att vissa uppgifter lämnas från företaget. I begäran bör det även framgå hur länge företaget anser att de skall vara sekretessbelagda (enligt paragrafen gäller sekretess i högst 10 år). Observera dock att sekretess kan föreligga även om företaget inte angett denna önskan i det fall högskolan av andra orsaker kan identifiera att det finns risk för att - för företaget känsliga uppgifter - lämnas ut.

Företagsuppgifter i samband med att högskolan inträtt affärsförbindelse med företaget

I 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen anges:

Sekretess gäller för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden när denne har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs.

Regel är tillämplig i det fall det finns en affärsförbindelse mellan företaget och högskolan samt om det av särskild anledning kan antas att företaget lider skada om uppgiften lämnas ut.

Sekretess enligt 31 kap. 16 § gäller därmed om högskolan kan visa att företaget endast lämnat uppgifterna under förutsättning att sekretess föreligger. Om företaget endast lämnar uppdraget till högskolan under förutsättning att vissa uppgifter inte röjs, bör företaget ombes lämna en skriftlig begäran om sekretess i samband med att uppdraget lämnas. Det skall framgå av denna begäran att sekretess är en förutsättning för att vissa uppgifter lämnas från företaget. I begäran bör det även framgå hur länge företaget anser att de skall vara sekretessbelagda (enligt paragrafen gäller sekretess i högst 10 år). Observera dock att sekretess kan föreligga även om företaget inte angett denna önskan i det fall högskolan av andra orsaker kan identifiera att det finns risk för att - för företaget känsliga uppgifter - lämnas ut.

I 21 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen anges:

Sekretess gäller för uppgift som rör en enskilds hälsa eller sexualliv, såsom uppgifter om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott eller annan liknande uppgift, om det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller inte för uppgift som tas in i ett beslut.

Regeln innebär att det föreligger sekretess för hälsouppgifter i det fall det måste antas att den enskilde eller någon denne närstående kommer lida betydande men om uppgiften röjs. Sekretessen begränsas dock av att det krävs att det måste finnas risk för betydande men, vilket innebär att det måste göras en bedömning i varje enskilt fall om detta kan föreligga. Regeln är utformad med en stark presumtion för offentlighet för uppgifterna.

I 21 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen anges:

Sekretess gäller för uppgift om en enskilds bostadsadress eller annan jämförbar uppgift som kan lämna upplysning om var den enskilde bor stadigvarande eller tillfälligt, den enskildes telefonnummer, e-postadress eller annan jämförbar uppgift som kan användas för att komma i kontakt med denne samt för motsvarande uppgifter om den enskildes anhöriga, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne kan komma att utsättas för hot eller våld eller lida annat allvarligt men om uppgiften röjs. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst sjuttio år.

Regeln innebär att kontaktuppgifter (dock ej namn eller personnummer) är sekretessbelagda i det fall det av särskild anledning finns anledning anta att den enskilde kan komma utsättas för våld m.m. om uppgifterna röjs. Regeln är utformad med en stark presumtion för offentlighet för uppgifterna.

I 23 kap. 5 § 1:a stycket offentlighets- och sekretesslagen anges:

Sekretess gäller i annan utbildningsverksamhet än sådan som anges i 1–3 §§ för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, kurator eller hos studie- och yrkesvägledningen, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Sekretess gäller i elevvårdande verksamhet i övrigt inom arbetsmarknadsutbildningen, den kommunala vuxenutbildningen och folkhögskolan för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs.

1:a stycket i regeln innebär att uppgifter om en enskilds personliga förhållanden (namn, personnummer, kontaktuppgifter, hälsouppgifter m.m.) som härrör till kurator m.m. som huvudregel är sekretessbelagda. 

I 23 kap. 5 § 2:a stycket offentlighet- och sekretesslagen anges:

Sekretess gäller i annan utbildningsverksamhet än sådan som anges i 1–3 §§ i annat fall än som avses i första stycket och hos Universitets- och högskolerådet i verksamhet som avser biträde vid antagning av studenter för uppgift om en enskilds identitet, adress och andra liknande uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs.

2:a stycket i regeln innebär att uppgifter om en enskilds identitet, kontaktuppgifter, personliga förhållanden m.m. är sekretessbelagda i det fall det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon denne närstående lider men om uppgiften röjs. Regeln är, till skillnad från 1:a stycket, utformad med en stark presumtion för offentlighet för uppgifterna.