Skicka information för arkivering

Instruktioner för hur arkiveringen ska gå till finns i informationshanteringsplanen. Det är du som anställd som ansvarar för att skicka information för arkivering. Arkiveringen går till på olika sätt beroende på typ av information:

• E-arkiv: Främst arkivering av information från verksamhetssystem men även av vissa enskilda dokument. T.ex. Kursinfo, DiVA och högskolans hemsida.
• Pappersarkiv: Mängden pappershandlingar har under de senaste åren minskat stadigt men fortfarande arkiveras vissa handlingar i pappersform. T e x Protokoll, examensbevis.
• Diarieföring i W3D3/Finn: Används för arkivering av ärenden där det finns höga krav på sökbarhet och uppföljning. T.ex. avtal, beslut, remisser och vissa typer av studentärenden. Du kan läsa mer om diarieföring under rubriken Diarieföring i menyn till höger.

Arkivering av forskningsmaterial

Forskningsmaterial ska arkiveras i enlighet med dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar. Leverans till arkivet sker efter överenskommelse med arkivarie. Inför leverans ska blankett för dokumentation av forskningsmaterial fyllas i.

Att tänka på vid pappersarkivering

Vid leverans till arkivet är det viktigt att informationen ordnas i enlighet med instruktionerna i informationshanteringsplanen. Dessutom måste den hanteras och förpackas på ett sätt som inte utsätter den för fara:

• Plast, tejp och metall såsom klämmor, gem och plastfickor inte får förekomma i handlingar som ska arkiveras. Istället för plastfickor ska arkivbeständiga pappersomslag användas.
• Enkelsidig utskrift ska alltid användas för arkivexemplar.
• Klister och Tipp-Ex får varken användas på handling, omslag eller arkivbox.
• Undvika inbindning av arkivhandlingar. Handlingarna får inte heller stå kvar i pärmar vid arkivering.
• Använda godkända arkivboxar (syrafria kartonger), arkivbeständiga pennor på arkivhandlingar samt arkivpapper enligt arkivbildningsplanen (Svenskt arkiv 80 heter det arkivbeständiga papperet). Skriv med blyerts på omslag och arkivbox.
• Fylla arkivboxen så att luftfickor undviks. Boxarna ska vara tätpackade. Halvtomma arkivboxar gör att handlingarna skadas.

Arkiv och registratur vid avdelningen ekonomi beställer och tillhandahåller material för arkivering såsom arkivboxar och aktomslag.

Vid leverans till arkivet ska en leveransreversal fyllas i.