Foto och film
Inledning
Foton, filmer och ljudupptagningar med enskilda är personuppgifter om det är möjligt att förstå eller ta reda på vem som syns eller hörs. För att få fota, filma eller spela in ljud med personer krävs därmed att du följer dataskyddsförordningen. Det innebär först och främst att du måste ha klart för dig vad syftet är och att behandlingen har stöd i dataskyddsförordningen, en så kallad rättslig grund. Du måste även informera de personer som syns eller hörs, så att det vet att de förekommer i bild och kan utöva sina rättigheter.
Publicering kan vara känsligt
Foton och filmer ska oftast publiceras på något sätt, till exempel på webben eller i sociala medier, och det är viktigt att vara medveten om att det kan upplevas som känsligt av den registrerade. Beroende på flera faktorer som hur och i vilken miljö en person återges, i vilket sammanhang och i vilka kanaler materialet ska publiceras, och vilka andra uppgifter materialet ska publiceras tillsammans med, kan materialet upplevas som känsligt även om materialet i sig inte är integritetskänsliga.
Tänk också på att det finns olika inställningar till att exponeras på webben och i sociala medier m.m. En del personer är bekväma med det medan andra inte vill förekomma alls i det sammanhanget, särskilt inte i bild. Många kan också reagera negativt på synas i bild om de inte har blivit tillfrågade eller fått en förklaring i förväg. Vissa personer kan därtill vara särskilt sårbara, till exempel barn, eller ha väldigt goda och starka skäl för att inte visas i bild. Det kan dessutom vara direkt olämpligt att publicera foton, till exempel personer med skyddade personuppgifter. Generellt gäller därför att man alltid bör fråga personen själv och ge honom eller henne möjligheten att invända mot fotograferingen eller filmningen i förväg.
Publicering på webben och i sociala medier innebär också vissa särskilda risker för de registrerade. Det som publiceras kan läsas av många och nå en inte önskvärd spridning som inte är möjlig att stoppa. Högskolan kan inte heller kontrollera hur Facebook, Instagram, YouTube, etc. använder det material som publiceras eller säkerställa att dessa företag faktiskt raderar material på vår begäran.
Rättslig grund för publicering på webben och i sociala medier
Publicering av foton och filmer kan i en del fall vara en uppgift av allmänt intresse. Om till exempel ändamålet med att publicera materialet är att informera om högskolans verksamhet kan den rättsliga grunden vara att behandlingen är nödvändig för att uppfylla en uppgift av allmänt intresse. En bedömning måste dock göras i varje enskilt fall med hänsyn till de aktuella omständigheterna. Fundera därför på syftet med publiceringen och överväg om det är möjligt att uppnå samma resultat utan personer i bild. Foton på personer måste alltid tillföra något, och får inte publiceras slentrianmässigt. Kom ihåg att till synes harmlösa foton och filmer kan upplevas som känsliga av den registrerade. Ge därför den registrerade möjlighet att invända mot behandlingen i förväg.
I vissa sammanhang går det också att stödja sig på den registrerades samtycke. Generellt ska man dock vara försiktig med att använda samtycke som rättslig grund, särskilt i förhållande till medarbetare och studenter. Anledningen till det är att medarbetare och studenter ofta står i beroendeställning och det kan därför ifrågasättas om samtycket verkligen lämnas helt frivilligt. Det kan även i andra fall vara svårt att säkerställa att samtycke lämnas frivilligt. Till exempel kan det vara svårt att visa att samtycke till gruppfoton har lämnats utan några som helst påtryckningar. Tänk också på att det ofta är smidigare att välja en annan rättslig grund, eftersom det kan vara krångligt att hämta in och administrera samtycken från alla personer som förekommer i bild.
Informera alltid de registrerade
Dataskyddsförordningen ställer krav på att de registrerade ska få information om att och hur deras personuppgifter behandlas. Det gäller även de som visas i bild, och oavsett vilken rättslig grund som används. Informera därför alltid de registrerade om att foton eller bilder kommer, eller kan komma att, tas och hur det materialet kommer att användas.
Beroende på sammanhanget kan informationen lämnas via till exempel e-post eller annan personlig kontakt, webben, inbjudan till evenemang eller skyltar. Och kom ihåg att du alltid måste uppmärksamma den registrerade på informationen, så att han eller hon har möjlighet att ta del av den.
Läs mer om information till de registrerade
Ordning och reda
Dokumentera särskilt ändamålen med personuppgiftsbehandlingen och hur du resonerar i valet av rättslig grund samt, i tillämpliga fall, varför behandlingen är nödvändig. Det är inte tillräckligt att följa dataskyddsförordningen, utan högskolan måste också kunna visa att reglerna följs vid en granskning av tillsynsmyndigheten.
Tänk också på dataskyddsförordningens krav innebär att du måste ha god ordning på materialet som du hanterar. Till exempel får personuppgifter inte lagras längre än nödvändigt, och de registrerade kan när som helst ta tillbaka ett samtycke eller invända mot behandlingen varvid behandlingen normalt ska upphöra.
När personuppgifter publiceras i olika kanaler eller annars delas med andra kan det vara svårt att säkerställa behandlingen upphör. Det är därför lämpligt att dokumentera hur du ska göra för att säkerställa att personuppgiftsbehandlingen faktiskt upphör, så att du vet när det blir aktuellt.