Förberedelse inför migrering
På den här sidan finns en sammanställning av viktiga saker att förbereda inför avveckling av Box och flytt av information till andra lagringsplatser.
Här beskrivs hur du inventerar din Box-yta och vad du ska tänka på när du arkiverar och gallrar. Information om hur du flyttar filer till andra lagringsplatser kommer att publiceras efter sommaren.
Förberedelse inför flytt
Inventera och hantera Box-ytor
1. Inventera och hantera Box-ytor
Gå in i Box-klienten via hb.box.com i en webbläsare (Obs! Inte via Utforskaren) och identifiera vilka Box-ytor du har tillgång till.
Bedöm om du har fortsatt behov av informationen på de Box-ytor som du har tillgång till:
Om du inte har behov av informationen och inte heller är ägare till Box-ytan, så kan du strunta i den. Ägaren tar ansvar.
Om du har fortsatt behov av informationen:
Är du ägare till ytan? Följ nedan instruktioner under Hantera Box-ytor som du är ägare till.
Är du inte ägare till ytan? Kontakta ägaren och fråga om den tänker flytta informationen och dela den med dig. Annars behöver du själv ta en kopia och lagra informationen enlig högskolans lagringsregler.
Obs! Om du har länkat till informationen i Box från exempelvis webben eller Canvas så kommer dessa länkar inte att fungera.
2. Hantera Box-ytor du är ägare till
Om du är ägare, börja med att identifiera vilka personer som du har delat Box-ytan med. Tänk på att det även har gått att dela separata filer eller mappar.
Kontakta berörda personer för att se om de behöver ha fortsatt tillgång till informationen.
Gå därefter igenom informationen på Box-ytorna för att avgöra hur den ska hanteras. Eventuellt behöver detta göras i samråd med de personer som har behov av informationen.
Sortera materialet i tre kategorier, det som ska:
- arkiveras
- gallras/raderas
- flyttas till annan lagring/delning (mer information om hur du flyttar kommer efter sommaren)
Arkivering och gallring/radering
Arkivering
Om det finns information i Box som borde arkiveras, så måste den föras över till högskolans centrala arkiv. Högskolans informationshanteringsplan reglerar hur länge olika typer av information ska sparas.
Högskolans informationshanteringsplan
Exempel på information som ska arkiveras:
Information som hör till ett befintligt ärende och som kan resultera i ett myndighetsbeslut, till exempel rörande en student eller anställd.
Kursmaterial från utbildning, forskarutbildning och uppdragsutbildningar som inte har hanterats i Canvas, exempelvis undervisningsmaterial, tentamensfrågor och examinationsuppgifter, egenproducerade kompendier samt kursrapport.
Projektdokumentation som rör högskolans olika utvecklingsprojekt. Här ingår handlingar som projektdirektiv, projektplan inklusive budget och kalkyl, kommunikationsplan, styrgruppsprotokoll samt slutrapport.
Mötesanteckningar från rådgivande organ så som till exempel programråd.
Särskilt om forskning
Även information som skapas eller inhämtas inom högskolans forskning behöver arkiveras. Du kan läsa mer i högskolans dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar. Exempel på information som ska arkiveras är:
- Forskningsdata
- Tillståndsansökningar
- Rapporter
Högskolans dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar
Om du har frågor kontakta högskolans arkiv och registratur: registrator@hb.se
Gallring/radering
Innan du börjar flytta över material till en ny lagringsyta, så behöver du rensa bort gallringsbar information. En anledning till detta är att man ur ett integritetsperspektiv inte ska lagra personuppgifter längre än vad som är nödvändigt och tillåtet. Ett annat skäl är att minska den digitala lagringens miljöpåverkan genom att rensa bort onödiga filer.
Vilken information som får gallras/raderas regleras i högskolans informationshanteringsplan och exempel på sådant som kan gallras/raderas är:
- Arbetsmaterial: utkast, kladdar och annat underlag som ännu inte är färdigställt
- Kopior och dubbletter