Manualer för PS

Du kan skapa meddelanden i PS om du har rollen Linjechef (det vill säga är chef med personalansvar) eller om du är redaktör i Episerver som fått särskilda rättigheter för PS.

Observera att meddelanden inte får innehålla någon känslig information. Material med känslig information har särskilda lagringsbestämmelser och ska inte finnas tillgängligt på webben.

Logga in

Gå till hb.se/anstalld och logga in. Du kan fälla ut inloggningsrutan genom att klicka på ”person-symbolen” i sidhuvudet.

Skapa nytt meddelande

För att skapa nytt meddelande klicka på knappen ”Nytt meddelande” som ligger längst upp i meddelandeflödet på sidan. Nu öppnas redigeringsrutan där du kan författa eller kopiera in ditt meddelande.

Fyll i rubrik, skriv ditt meddelande, välj om du vill lägga till en bild eller ett dokument, välj vilken eller vilka mottagargrupper som ska ta emot meddelandet, fyll i din signatur (eller signaturen för avsändaren) och klicka därefter på ”Publicera”.

För information om hur mottagargrupper fungerar kan du läsa avsnittet om Mottagargrupper nedan.

Mottagargrupper

Välj en eller flera mottagargrupper.

Först väljer du roll för ditt meddelande, i nästa steg väljer du organisationsenhet. Vill du nå alla i en specifik roll eller hela högskolan, behöver du inte välja till en organisatorisk enhet.

Ska meddelandet gå till alla medarbetare på högskolan, klicka bara i ”Alla”.

För att skicka till alla medarbetare på en akademi, klicka i akademins namn. Ska meddelandet bara gå till en specifik institution, klicka bara i institutionens namn.

Ska meddelandet gå till alla lärare så ska du bara klicka i ”Lärare”. Ska meddelandet gå till alla lärare på en viss akademi, klicka i "Lärare" och klicka sen i den specifika akademin. 

Du får alltid en sammanfattning av vilka ditt meddelande kommer att visas för. Sammanfattningen ser du ovanför publicera-knappen i ditt meddelande. 

Ändra i ett befintligt meddelande

Klicka på pennan uppe i högra hörnet för det aktuella meddelandet. Meddelandet öppnas på nytt i redigeringsrutan.

Gör de önskade ändringarna och klicka därefter på ”Publicera”.

Meddelanden i PS märks upp med mottagargrupper för att du som medarbetare ska få tillgång till de meddelanden som berör just dig vid en viss organisatorisk enhet eller i din roll.

PS använder sig av den/de organisatoriska enhet(er) du tillhör enligt Primula eller HBKat. De roller som finns i dag i PS är:

• Chef (= linjechef, d.v.s. chef med personalansvar)
• Lärare
• Forskare
• Doktorand

Rollerna kan komma att justeras över tid om det finns sådana önskemål/behov från verksamheten.

Det är möjligt för chefer att koppla på medarbetare som har en anställning vid en organisatorisk enhet, men som också arbetar vid en annan enhet, så att hen ser meddelanden i den personliga startsidan för den enhet hen är stationerad vid. Detta gör att till exempel en administratör anställd på Akademistöd kan se meddelanden för den akademi och/eller institution som hen arbetar vid.

Du kan också själv personalisera ditt meddelandeflöde ytterligare genom att välja vilka meddelanden du vill se från andra organisatoriska enheter eller roller du automatiskt inte tillhör. Du kan till exempel välja att se alla meddelanden för forskare, även om du själv inte är forskare eller att se alla meddelanden för en akademi du arbetar nära även om du själv organisatoriskt sett tillhör en annan akademi. Du kan inte välja rollen "chef" då det är kopplat till en chefsroll med personalansvar.

När du loggar in i Personlig startsida klickar du på kugghjulet ovanför meddelandeflödet, klickar i de meddelanden du vill ta del av och trycker på spara-knappen längst ner under listan. 

Varför ska meddelanden läggas ut i Personlig startsida?

Uppdraget att ta fram en personlig startsida kommer ursprungligen från rektor Mats Tinnsten. Syftet är att förbättra den interna kommunikationen och åtkomsten till arbetsrelaterad information. Via Personlig startsida kan du som chef lägga ut meddelanden till dina medarbetare.

Bra att veta! Tänk på att Personlig startsida är så mycket mer än bara meddelanden – här kan du t.ex. själv välja vilka nyhets- och kalendarieflöden du tar del av, du kan spara de verktyg/system du oftast använder i en lista och du kan favoritmarkera webbsidor på hb.se.

Till vilka kan jag lägga ut meddelanden?

Du som chef kan lägga ut meddelanden till medarbetare på en specifik organisatorisk enhet. Det går också att lägga ut högskoleövergripande
meddelanden till alla medarbetare samt meddelanden riktade till en specifik roll på högskolan (chef, lärare, forskare, doktorand).

Du har möjlighet att helt fritt välja vilka du vill lägga ut information till men oftast kommer det vara till din egen avdelning/institution som du lägger ut
meddelanden.

Bra att veta! Medarbetare kan själva välja vilka meddelanden de kan ta del av, oavsett sin organisatoriska tillhörighet eller roll. Det är dock viktigt att poängtera att man aldrig kan välja bort meddelanden utifrån sin organisatoriska tillhörighet eller roll och inte heller högskoleövergripande meddelanden.

Vad för meddelanden ska jag publicera?

Det avgör du själv, men syftet med Personlig startsida är information till dina medarbetare som grupp. Tidigare mejlade du förmodligen ut mycket information till medarbetare, nu kan du istället lägga detta som meddelanden. Det är dock viktigt att tänka på att meddelandefunktionen inte är tänkt för arbetsledning.

Bra att veta! Tänk på att informationen ibland behöver nå både svensk- och engelsktalande medarbetare. Då behöver du göra ett meddelande på både svenska och engelska startsidan. Om du är på hb.se/anstalld så byter du språk till den engelska startsidan genom att klicka på ”In English” i sidhuvudet på webbsidan.

Hur gör jag rent praktiskt för att lägga ut ett meddelande?

När du har loggat in i Personlig startsida så hittar du knappen ”Nytt meddelande” ovanför ditt meddelandeflöde. Klicka på den och fyll i följande uppgifter i formuläret som dyker upp:

1. Rubrik
2. Text (du kan även lägga till länkar, bilder och dokument)
3. Mottagare – klicka i vilka du vill skicka meddelandet till, du kan välja flera mottagargrupper
4. Avsändare – skriv in din signatur så kommer ditt namn och ditt foto upp automatiskt

I övriga manualer på den här webbsidan hittar du information om hur du steg för steg skapar ett meddelande i Personlig startsida och även en förklaring till mottagargrupperna.

Det fungerar att lägga ut meddelanden från både dator, surfplatta och mobil.

Bra att veta! Du som chef kan också ge utvalda personer rättigheter att lägga ut meddelanden. Skicka ett mejl till kommunikation@hb.se för att beställa detta.

Har du frågor om Personlig startsida? Vill du ha konkreta tips och råd? Vill du att vi visar dig funktionerna? Har du önskemål om ytterligare funktioner, tipsa oss – vi jobbar ständigt med förbättringar och tar gärna emot förslag. Kontakta Kommunikation: kommunikation@hb.se

Ladda ner manualen som pdf.