Regler för publicering av bild och film

Informera innan du fotograferar
Bakgrund
När behövs redaktionella bilder?
Samtycken
När behövs ett modellavtal?

Informera innan du fotograferar

Fråga innan du fotar eller filmar en person och säkerställ att personen i fråga är okej med bild- eller filmanvändningen, särskilt i sociala medier. Ett skriftligt samtycke är alltid att föredra, men ett muntligt samtycke fungerar. Tänk då på att du måste vara väldigt tydlig med vad det innebär. Hänvisa till den information som finns på högskolans webb på hb.se/fotofilm.

Vid evenemang kan du exempelvis informera på webbsidan, på affischer i lokalen samt på visitkort. Använd denna webbadress när du informerar: hb.se/fotofilm

Publicering av bilder och filmer med anställda och studenter bör i första hand ske med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse. Detsamma bör även gälla i förhållande till andra än anställda och studenter.

Bakgrund

I grunden handlar nödvändighetskravet om att syftet med personuppgiftsbehandlingen ska vara nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse, d.v.s. att publiceringen ska vara nödvändig för att informera om högskolans verksamhet i det här fallet. För att bedöma om något är nödvändigt behöver man bedöma vilka alternativa sätt det finns att uppnå samma resultat på utan personuppgifter.

Av betydelse för den bedömningen är att bilder och filmer med anställda, studenter och andra människor kan tillföra ett mervärde som inte går att åstadkomma utan bilder och filmer. Till exempel kan bilder och filmer förtydliga innehållet, förstärka budskapet, skapa tillhörighet och igenkänning, och på andra sätt berika informationen. Rätt bilder kan bidra till att informationsåtgärden får större uppmärksamhet och genomslag än annars, och är ofta viktiga för slutresultatet. Fel bilder eller filmer kan däremot ha en negativ effektiv. Till exempel bilder och filmer som saknar relevans eller som annars är olämpliga. För att det ska kunna hävdas att publiceringen är nödvändig bör därför bilderna och filmerna i kommunikationshänseende vara ändamålsenliga. 

När behövs redaktionella bilder?

I nedanstående fall kan det finnas ett behov att ta redaktionella bilder/filmer.

Vid evenemang

Exempel på evenemang: Öppet hus, Elevate och Karriärmässan, forskningsseminarier, akademisk högtid, disputationer, stipendieutdelning, Exit, examensavslutningar.

Vid intervjuer för nyheter

Utgångspunkten är att det ska finnas en bild på den person som uttalar sig i texten. Om den som intervjuas inte vill vara med på bild, så kan du överväga att välja att intervjua någon annan eller publicera nyheten utan bild.

För sociala medier

Om människor tillför ett mervärde för innehållet.

Samtycken

Du kan använda dig av ett skriftligt eller muntligt samtycke.

Skriftligt samtycke

Använd ett skriftligt samtycke i situationer där det är påkallat att säkerställa att personen i fråga verkligen är införstådd med vad bildanvändningen innebär. Det kan till exempel röra sig om bilder med barn eller andra sårbara individer, alternativt en form av bildanvändning som man inte räknar med och som vi inte kan eller har svårt att stoppa i efterhand.

Muntligt samtycke

Använd ett muntligt samtycke när du fotar och filmar högskolans anställda. 

Blankett

Här kan du ladda ned en blankett för Medgivande till publicering av bilder och filmer (.docx)

Observera

Tänk på att du som tar emot ett skriftligt samtycke är ansvarig för att det sparas. Vid ett återkallande av samtycke är du ansvarig för att se till att inte bilden används fortsättningsvis. Det gäller även det muntliga samtycket. Den som återkallar ett samtycke ska kunna ange när och i vilket sammanhang samtycket har givits.

När behövs ett modellavtal?

Förutom redaktionellt material använder vi oss av modeller i flera sammanhang, så som marknadsföring och utbildningsmaterial. När material av en avbildad person ska användas på detta sätt behövs ett modellavtal.

Avtalet finns för att säkerställas att den avbildade personen är införstådd med villkoren för hur fotografier och/eller film kan komma att användas. Till skillnad från en redaktionell bild är modellavtal bindande över tre års tid och användningen upphör därefter. Modellavtal ska diarieföras.

Under modellavtalets giltighetsperiod kan materialet användas fritt av högskolan i media. I kontraktet beskrivs modellens rättigheter under rådande lagstiftning. Avtalet informerar också om högskolans rätt att använda materialet i länder utanför EU genom publicering via sociala medier, så som Facebook, Youtube och liknande.

Högskolan tillhandahåller en mall för modellavtalet eftersom detta behöver uppdateras med specifik information beroende på uppdraget. Ändringar får endast genomföras där det anges.

Diarienummer för modellavtal under 2024: 189-24

Här kan ladda ned en mall av modellavtalet (.docx)