Akademichefens beslutsmöte på A3
Här hittar du instruktion hur du anmäler och handlägger ett beslut som ska tas av akademichef.
Anmälan av ärende för beslut
Mejla: ACbeslutA3@hb.se (senast fyra arbetsdagar före beslutsmötet)
Förbered ditt ärende
1. Ärende ska beredas enligt handläggarordningen. Om du är osäker på hur detta görs hittar du info i högskolans handläggarhandbok.
2. Du hämtar diarienummer för ärendet (i aktuell serie) hos Registrator eller HR. Om du är osäker på hur detta görs hittar du info i högskolans handläggarhandbok.
3. Om ärendet behöver remissas internt före beslut, (om samtal med skyddsombud krävs, göra risk- och konsekvensanalys, informera och förhandla med fackliga parter och beakta jämställdhetsaspekter) ansvarar du för att detta görs före beslut.
4. Utforma beslutshandling enligt mall.
5. Mejla anmälan om ärendet till: ACbeslutA3@hb.se, senast fyra arbetsdagar innan mötet (vanligtvis senast kl. 13.00 på onsdagar, veckan före mötet påföljande tisdag). Bifoga beslutshandling i PDF/A-format. Har du flera dokument i ärendet så samla dem i en fil i PDF/A-format, med beslutsförslaget/missivet först i handlingen. Obs! för forskningsansökningar ska projektcertifikat skickas in som eget dokument.
Anmälan av ärende till beslutsmötet ska också innehålla uppgifter om:
- diarienummer
- ärendets rubrik
- föredragande/handläggare för ärendet
- den institution/enhet beslutet rör (om beslutet inte gäller för hela akademin)
- vid forskningsansökningar ska forskningsområde anges
- projektcertifikat för forskningsansökningar ska skickas in som ett eget dokument och signeras för sig efter mötet. Aktuella mallar hämtas på webbsidan *Extern projektfinansiering - beredning av ansökan (länk)
- om ärendet är av sådan art att remissförfarande skett
- avstämning med studentkår
- jämställdhetsaspekter
- samråd med skyddsombud och ev. risk- o konsekvensanalys
- information och förhandling enligt MBL (ange datum och utfall av förhandlingen)
- handlingen som rör beslutet
6. Akademihandläggare kan återkomma med eventuella justeringar. Om allt är ok så får du ett mejl att ärendet kommit in och ett preliminärt ärendenummer på dagordningen.
7. Dagen före beslutsmötet, senast kl. 13, får du en kallelse med föredragningslista med ordningen på anmälda ärenden
Under beslutsmötet
1. Föredra ditt ärende muntligt, kort och koncist.
2. Du ska signera dokumentet (i de fall det är aktuellt) och därefter, efter föredragning och beslut signerar akademichef också.
De flesta beslut kan signeras digitalt via EduSign. Manual hur du skapar dokument i arkivformat kan du läsa vidare om på webben och i manualen för eduSign.
Efter beslut är fattat av akademichef
Du diarieför/lämnar till registraturet signerat beslut och övriga för akten relevanta handlingar i ärendet, senast arbetsdagen efter beslutsmötet. Vid ärendeföredragningen tillhandahåller mötessekreteraren en deltagarförteckning över de vid beslutet närvarande -vilken du ska diarieföra i ärendet.
Du ansvarar för expediering av beslutet internt inom högskolan och externt. För mer information om handläggning av expediering, se handläggarhandboken under avsnitt Expediering.