Rutiner för beslut

Akademichefens beslutsordning

Akademichefens beslutsordning vid Akademin för textil, teknik och ekonomi (dnr. 744-21) finns tillgänglig via Styrdokument. Styrdokument nås utanför högskolans nätverk om man använder VPN. Support för styrdokumenten nås via: registrator@hb.se

• Styrdokument

Ärendeanmälan

Nedanför punktlistan finns länkar till rutinbeskrivning på svenska och  engelska för akademichefens beslutsmöte.

Tillgänglighetsanpassad mall för beslut finns i Word via Arkiv, klicka på Nytt och därefter finns mallar under fliken Delad.

Mall för projektintyg och forskarintyg finns på Grants and Innovation Office (GIO) webbsida: Extern projektfinansiering (Forskning) – Beredning ansökan
Vid frågor gällande Projektintyget, kontakta forskningsrådgivare eller ekonom på GIO.

• Mötestid: Varje onsdag kl. 09:00-09:45 via Zoom (fysiskt möte då signering krävs på papper).
• Deadline för att anmäla ärende är varje fredag före beslutsmöte kl. 12.
• Ärende anmäls via a1stab@hb.se
• Ange ärendets diarienummer.
• Bilagor sammanfogas till en PDF/A (arkivbeständig PDF).
• Kallelse skickas ut dagen före beslutsmötet. Möteslänk till Zoom bifogas med kallelse.
• Föredragande ansvarar för diarieföring av signerat beslut samt vid behov spridning av beslut internt och externt.

Rutinbeskrivning på svenska och engelska

Rutin för akademichefs beslutsmöte vid A1 Uppdaterad 2024-12-12

Routine for The Dean of Faculty decision meeting at A1 Updated 2024-12-12

Anmälan av ärende till prefekt

Ärenden till prefekt anmäls via formuläret nedanför punktlistan.

Beslut som fattats av prefekt vid annat tillfälle går att anmäla via formuläret, dock bifogas inte redan signerade och diarieförda beslutsdokument. Det går även att anmäla redan fattade beslut via a1prefektbeslut@hb.se

Använd Google Chrome eller Mozilla Firefox när du fyller i formuläret.

• Förankra ärende med prefekt innan det skickas in.
• Diarienummer beställer du av registrator@hb.se
  Numret du får anges i anmälan och på beslutsdokumentet.
• Deadline för anmälan: Fredag jämn vecka kl. 12:00.
• Det ska tydligt framgå vad som ligger till grund för beslutsförslaget.
• Nya beslutsförslag och tillhörande bilagor ska om det är möjligt sammanfogas till en PDF/A (arkivbeständig PDF).
• Student- och facklig representant informeras av akademihandläggare om inkomna ärenden tisdag udda vecka, senast kl. 12:00. Ärende som inte är komplett tas inte upp till beslut.
• Prefekt meddelar akademihandläggare om inkomna beslutsförslag ska signeras senast onsdag udda vecka kl. 15:00 via Box.
• Akademihandläggare lägger upp dokument i eduSign för signering torsdag udda vecka snarast möjligt.
  • Anmälda beslutsförslag ska inte signeras i förväg. Beslut signeras på utsatt beslutsdatum.
  • Då vissa dokument ska signeras manuellt meddelas detta i ärendeanmälan.
• Deadline för signering av prefekt och den som anmält beslutsförslaget: torsdag udda vecka kl. 13:00. Bekräftelse fås via e-post från eduSign.
  • För det fall då digital signering inte går att genomföra stämmer handläggare av med respektive prefekt vilka beslut som är verksamhetskritiska och förbereder underlag för manuell signering. Övriga beslut senareläggs. 
• Den som anmält ärendet ansvarar för diarieföring samt spridning av beslut internt och externt.
• Akademihandläggare skapar en lista över respektive prefekts beslut. Listan signeras av både akademihandläggare och prefekt. Akademihandläggare diarieför respektive prefekts lista snarast möjligt.
• Tillfällen för signering torsdagar:
  
  • 2024-12-19

Mallar

• Beslutsmall finns tillgänglig i Word via Nytt, vidare via fliken Delad.
• Inrättande av programråd
• Delegering av prefekts beslutsbefogenheter
• Generell beslutsmall prefekt A1
• HB's malldokument för inköp/upphandling
  • Vid frågor om mallar för upphandling, tilldelningsbeslut och avtal, kontakta någon av högskolans upphandlare. Kontaktuppgifter finns via länken ovanför.
• Anställningsunderlag/Beslut för rekrytering
  • Vid frågor om anställningsunderlag, kontakta HR-specialist
• Extern projektfinansiering (Forskning) – Beredning ansökan
  • Mall för projektintyg och forskarintyg finns på Grants and Innovation Office (GIO) webbsida. Vid frågor gällande projektintyget, kontakta forskningsrådgivare eller ekonom på GIO. Kontaktuppgifter finns via länken ovanför.

Manual för eduSign

Ta del av manualen för eduSign före signering: eduSign manualInformation om hur du skapar arkivbeständig PDF/A, som är det format beslutet ska ha vid uppladdning, se sid. 20.

Handläggarhandbok

Utformning av beslutsförslag