Checklista inför migrering

1. Inventera och hantera Box-ytor

Gå in i Box-klienten via hb.box.com i en webbläsare (Obs! Inte via Utforskaren) och identifiera vilka Box-ytor du har tillgång till.

Bedöm om du har fortsatt behov av informationen på de Box-ytor som du har tillgång till:

Om du inte har behov av informationen och inte heller är ägare till Box-ytan, så kan du strunta i den. Ägaren tar ansvar.

Om du har fortsatt behov av informationen

Är du ägare till ytan? Följ instruktionerna under Hantera Box-ytor som du är ägare till.

Är du inte ägare till ytan? Kontakta ägaren och fråga om den tänker flytta informationen och dela den med dig, annars behöver du själv ta en kopia och lagra den enligt nedan lagringsregler.

Obs! Om informationen i Box är länkad till exempelvis webben, Canvas eller liknande så kommer dessa länkar inte längre att fungera.

2. Hantera Box-ytor du är ägare till

Om du är ägare behöver du först identifiera vilka personer som du har delat Box-ytan med. Tänk på att det även har gått att dela separata filer eller mappar. Kontakta personerna för att se om de behöver fortsatt tillgång till informationen.

Därefter behöver du gå igenom informationen för att avgöra hur den ska hanteras. Eventuellt behöver detta göras i samråd med de personer som har behov av informationen. Du ska sortera materialet i tre kategorier, det som ska:

• arkiveras
• gallras/raderas
• flyttas till annan lagring/delning (mer information om hur du flyttar kommer i augusti)

Arkivering

Om det förekommer information i Box som borde arkiveras, så måste denna föras över till högskolans centrala arkiv. Högskolans informationshanteringsplan reglerar hur länge olika typer av information ska sparas. 

Högskolans informationshanteringsplan

Exempel på information som ska arkiveras:

Information som hör till ett befintligt ärende och som kan resultera i ett myndighetsbeslut, till exempel rörande en student eller anställd.

Kursmaterial från utbildning, forskarutbildning och uppdragsutbildningar som inte har hanterats i Canvas, exempelvis undervisningsmaterial, tentamensfrågor och examinationsuppgifter, egenproducerade kompendier samt kursrapport.

Projektdokumentation som rör högskolans olika utvecklingsprojekt. Här ingår handlingar som projektdirektiv, projektplan inklusive budget och kalkyl, kommunikationsplan, styrgruppsprotokoll samt slutrapport.

Mötesanteckningar från rådgivande organ så som till exempel programråd.

Särskilt om forskning

Även information som skapas eller inhämtas inom högskolans forskning behöver arkiveras. Du kan läsa mer i högskolans dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar. Exempel på information som ska arkiveras är:

• Forskningsdata
• Tillståndsansökningar
• Rapporter

Högskolans dokumenthanteringsplan för forskningshandlingar

Om du har frågor kontakta högskolans arkivarie och registrator.

E-post: registrator@hb.se

Gallring/radering

Innan du börjar flytta över material till en ny lagringsyta behöver du rensa bort gallringsbar information. En anledning till detta är att du ur ett integritetsperspektiv inte ska lagra personuppgifter längre än vad som är nödvändigt och tillåtet.

Ett annat skäl är att minska den digitala lagringens miljöpåverkan genom att rensa bort onödiga filer. På så sätt krävs mindre energi för att underhålla och kyla servrar.

Vilken information som får gallras/raderas regleras i högskolans informationshanteringsplan. Exempel på sådant som kan gallras/raderas är:

• Arbetsmaterial: utkast, kladdar och annat underlag som ännu inte är färdigställt
• Kopior och dubbletter

Högskolans informationshanteringsplan

När du har konstaterat vilka personer som har ett fortsatt behov av informationen behöver du hitta en lämplig lagringsyta. Valet av lagringsyta beror på innehållet i informationen och vilka säkerhetskrav som finns. Ytterligare en parameter som styr valet av lagringsyta är vilka personer som informationen eventuellt behöver delas med.  

Nedan följer en beskrivning av vilka lagrings- och delningsytor som du kan använda. När du valt lämplig lagringsyta, meddela berörda var informationen framöver kommer lagras och genomför sedan flytten. Som ägare ansvarar du själv för att flytta all information. Det är viktigt att verifiera att dokumenten kan öppnas efter flytt till den nya ytan. 

Tänk på att säkerställa att informationen struktureras så att det går att hitta den och att informationen hanteras säkert under den tid som den ska finnas kvar i verksamheten.

Dokumentet Lagring och delning beskriver var olika typer av information får lagras och delas

Kontakta IT vid eventuella frågor gällande lagringsytor eller vid tekniska frågor. 

E-post: it@hb.se

Kontakta Arkiv och registratur vid frågor om arkivering och gallring/radering av dokument.

E-post: registrator@hb.se

För att flytta filerna på ett så säkert och smidigt sätt som möjligt behöver du ha programvaran Box Sync installerad och synkroniserad på din tjänstedator.

Om du inte har Box Sync installerat på din dator kan du installera det och även synkronisera filerna genom att följa instruktionerna i avsnittet Synkronisering via Box Sync.

Synkronisering via Box Sync

Är du osäker på om du har Box Sync installerad på din dator kan du följa instruktionerna i avsnittet Kontrollera om Box Sync är installerad på datorn

Kontrollera om Box Sync är installerad på datorn

Du som inte är ägare av en delad mapp behöver stänga av synkroniseringen av delade mappar till Box Sync via Box Webb-klient. Detta gör att den delade mappen inte syns i Box Sync när du ska kopiera över filer.

Box Webb-klient

En delad mapp är blåfärgad enligt symbolen nedan.

Du ser om en delad mapp är synkroniserad om den har en rund pilsymbol till höger om mappen i listan. Om den delade mappen är synkroniserad behöver du avsynkronisera den via instruktionen i nästa steg.

Håll muspekaren på raden för den delade mappen. Då kommer symbolen med tre punkter att synas.

1. Tryck på de tre punkterna
2. Välj "Fler åtgärder"
3. Tryck "Avsynkronisera"

Du kan kontrollera att de delade mapparna är avsynkroniserade genom att det inte finns någon rund pilsymbol till höger om dem.
Du är nu klar med avsynkroniseringen av dina delade mappar.

I detta steg ska du kontrollera så att alla dina personliga mappar som du ska kopiera från Box till annan filarea är synkroniserade.

Mappar som är synkroniserade kommer synas i Box Sync-programvaran i din tjänstedator. "Lösa filer" som inte ligger i mappar är automatiskt synkroniserade.

En personlig mapp är gulfärgad enligt markering på bilden nedan.

Om en mapp är synkroniserad så har den en rund pilsymbol till höger i listan.

Skulle mappen inte vara synkroniserad kan du aktivera det:

1. Håll muspekaren på raden som hör till mappen och tryck på symbolen med tre prickar.
2. Välj "Fler åtgärder"
3. Tryck på "Synkronisering"

Om du synkroniserat mappen korrekt kommer det se ut som nedan, där mappen har en rund pilsymbol till höger om sig.

Manuell hantering av Box-filer kan vara något du behöver göra när du ska kopiera filer. Här kan du läsa mer om vilka filer som du behöver hantera manuellt då de inte följer med när du kopierar över filer från Box Sync till annan lagringsplats. 

Box Notes

Har du skapat Box Notes är dessa filer inte kompatibla att flytta, konvertera eller öppna upp utanför Box, då det är deras egna filformat. För att spara innehållet i dessa filer behöver du manuellt öppna Box Notes-filen i Box Webbklient, kopiera innehållet och klistra in i exempelvis ett Word-dokument och sedan spara det på lämplig lagringsyta.

Nedan ser du hur Box Notes-symbolen ser ut. Du kan se att den slutar med filändelsen ".boxnote"

Boxkommentarer

Kommentarer som du eller andra har gjort i dokument/filer i Box Webbklient följer inte med när du flyttar filen.

Nedan ser du ett exempel på hur en Boxkommentar ser ut.

Dokumentversioner

När du flyttar filer från Box till annan lagringsyta följer endast den senaste versionen av dokumentet med. Tidigare versioner behöver du manuellt ladda ner och spara på lämplig lagringsyta

För att ladda ned och spara en tidigare dokumentversion går du in på det aktuella dokumentet. Till höger i menyn trycker du på den blå "i-symbolen" för att se alla versioner.

Välj vilken version det är du manuellt vill spara genom att trycka på den för att öppna upp det. I exemplet väljer vi "Version 1 (v1)"

Tryck sedan på de tre punkterna till höger (1). Välj sedan "Hämta" (2) för att ladda ned dokumentet. I vissa webbläsare laddas filen ner direkt och lägger sig i "Hämtade filer / Downloads". Du får då flytta den till lämplig lagringsyta.

Om du har gått igenom alla förberedande stegen i Checklista inför migrering, hittar du guider med instruktioner hur du kopierar dina filer från Box Sync till annan lagringsyta i avsnittet Flytta filer från Box.

Checklista inför migrering

Flytta filer från Box

Kontrollera att filer kopierats

När du kopierat dina Box-filer till lämplig lagringsyta, behöver du kontrollera att filerna kopierats över och fungerar. Vi rekommenderar att du testar att öppna olika filer på flera ställen. Gå exempelvis in i mappar och kontrollera så att det ligger filer i mapparna och att de går att öppna.

Radera filer från Box Sync

För att IT-avdelningen ska kunna följa upp och ha koll på att filer kopierats över från Box Sync till annan lagringsyta, behöver du radera dina filer från Box Sync när du kontrollerat att de har flyttats över.

Du raderar filer från Box Sync enligt stegen nedan:

1. Gå till din Box Sync-mapp i datorn
2. Markera alla filerna
3. Högerklicka -> Tryck på "Ta bort"  / "Delete"
4. Töm datorns papperskorg (Filerna tar annars upp onödig lagringsplats på datorn)