Vanliga frågor och svar

Du som anställd ansvarar själv för att flytta dina filer från Box till lämplig lagringsyta.

Vi har samlat viktig information som du behöver gå igenom innan du påbörjar flytt av data under avsnittet Checklista för Box-migrering.

Du kan alltid kontakta IT-avdelningen för att få tips och råd via mejl eller telefon. På grund av den stora mängden data och antalet Box-användare finns inte resurser att hjälpa varje enskild användare med flytten. 

Mejl: it@hb.se
Tfn: 033-435 46 90

För att hantera information som innehåller känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter eller sekretess ska högskolans filservrar användas, detta då högskolan har backup på dessa lagringsytor. Tänk dock på att kryptering av information kan krävas om rättigheterna på mapparna inte motsvarar de som har rätt att ta del av informationen. 

Läs mer om Högskolans lagringsregler

Ja. Artiklar/filer i papperskorgen tas bort automatiskt efter 93 dagar. Denna inställning går inte att ändra på.

Nej. Filer som ligger i Box-papperskorgen flyttas inte med när du gör flytt av filer från Box Sync.

För att återställa och spara filer i Box-papperskorgen behöver du logga in i webbklienten på Box officiella hemsida och återställa filen eller mapparna.

Kontrollera sedan att filerna synkroniseras och syns i din Box Sync-klient i datorn för att sedan kunna flytta filerna vidare till lämplig lagringsyta.

Webbklienten på Box officiella hemsida

Nej. Box Notes måste överföras manuellt genom att kopiera över anteckningarna från webbklienten på Box officiella hemsida till exempelvis ett Word-dokument.

Detta är på grund av att Box valt att ha ett eget filformat som inte är kompatibelt att konvertera.

Webbklienten på Box officiella hemsida

Vi har samlat information och instruktioner för vad du behöver förbereda innan du flyttar filer från Box, samt hur du flyttar filerna till olika lagringsytor i avsnittet Checklista inför migrering.

Checklista inför migrering

Valet av lagringsyta beror på innehållet i informationen och vilka säkerhetskrav som finns. Ytterligare en parameter som styr valet av lagringsyta är vilka personer som informationen eventuellt behöver delas med.

Nedan följer en beskrivning av vilka lagrings- och delningsytor som du kan använda.  När du valt lämplig lagringsyta meddela berörda var informationen framöver kommer lagras och genomför sedan flytten. Som ägare ansvarar du själv för att flytta all information. Viktigt att verifiera att dokumenten kan öppnas efter flytt till den nya ytan.

Tänk på att säkerställa att informationen struktureras så att det går att hitta den och att informationen hanteras säkert under den tid som den ska finnas kvar i verksamheten.

Läs rekommendationer om lagring och delning som beskriver var olika typer av information får lagras och delas

För att beställa ett nytt Team fyller du i ett formuläret som du hittar i avsnittet Microsoft Teams.

Microsoft Teams

OneDrive-programvaran är förinstallerad på alla HB-managerade Windows-datorer.

Har du en Mac-dator behöver du själv ladda ned OneDrive-appen via AppStore och installera den. 
 
Du kan även via en webbläsare gå till www.onedrive.com från vilken dator, mobil eller surfplatta som helst. 
 
Du loggar in med din HB-epostadress, lösenord och använder multifaktorautentisering via din Authenticator-app i mobiltelefonen. Om du inte har aktiverat multifaktorautentisering hittar du instruktioner i avsnittet Aktivera multifaktorautentisering på Microsoft-konto.

Aktivera multifaktorautentisering på Microsoft-konto
 
För mer information, gå till avsnittet för OneDrive.

Avsnittet för OneDrive

I nuläget har varje användare 1000GB lagringsutrymme tillgängligt.

Beroende på vilken webbläsare du använder kan du ladda upp filer som är upp 250 GB stora. Den här gränsen gäller per fil, alltså inte totalt.

Obs! Om du vill föra över stora filer eller många filer rekommenderar vi att du lägger till filerna i OneDrive-skrivbordsprogrammet i stället för att använda Upload-knappen på webbplatsen.

Läs mer om filuppladdning i OneDrive på Microsofts officiella hemsida.

Microsofts officiella hemsida

Att dela filer permanent i OneDrive är inte att rekommendera. Detta eftersom att om kontot tas bort för den person som delat ut filen från början, kommer inte någon annan åt filen längre. 

Vi rekommenderar att permanenta delningar av filer som följer lagringsreglerna görs via Teams eller högskolans filsystem, till exempel F:\, G:\ och K:\, för att säkerhetsställa att filer inte blir otillgängliga.

Läs mer i avsnittet Microsoft Teams

Ja, du kan dela filer, välja vilken typ av access som delas ut för dokumentet samt stoppa delningen. 

Tänk på att det inte är att rekommendera att dela filer permanent i OneDrive. Detta eftersom att om kontot för den person som delat ut filen från början tas bort, så kommer inte någon annan åt filen längre. 

Läs mer på sidan OneDrive - ”Dela filer och mappar"

Ja, artiklar i papperskorgen tas bort automatiskt efter 93 dagar. Denna inställning går inte att ändra på.

Du kan återställa en borttagen fil/mapp i OneDrive genom att följa instruktionerna på Microsofts officiella hemsida.

Microsofts officiella hemsida.

OneDrive har begränsningar för vad du kan synkronisera, namnfiler / mappar och andra typer av begränsningar så att det kan synkronisera innehåll till olika klienter.

Läs mer om begränsningar i avsnittet på Microsofts officiella hemsida

För att OneDrive ska stödja alla typer av klienter finns det vissa begränsningar för hur du kan namnge filer och mappar:

Läs mer om vilka tecken som är ogiltiga i OneDrive i avsnittet för ogiltiga tecken på Microsofts officiella hemsida

Läs mer om ogiltiga eller blockerade filtyper i OneDrive i avsnittet ogiltiga fil- eller mappnamn på Microsofts officiella hemsida