Kalendarium – riktlinjer och checklista

Kalendariet är en plats där vi kan visa upp vad som sker inom högskolan och göra fler nyfikna på att ta del av vår verksamhet på olika sätt.

Lägg ut information om händelser så snabbt som möjligt

Det är viktigt att information om händelser läggs in i ett kalendarium så snabbt som möjligt när datum är beslutat och information finns. Kalendariet används av många som en plats att stämma av vad som händer på högskolan så det är viktigt att så mycket som möjligt finns med – men på rätt plats och med rätt information.

Även om inte all information finns klar, så går det oftast att lägga ut en första kort information för att flagga för något som ska ske. Då är det dock viktigt att uppdatera kalendarieposten löpande.

Det är också alltid viktigt att kontrollera kalendariet under planeringen så att inte händelser krockar med varandra.

Centralt kalendarium på hb.se

Detta är en extern kanal med extern målgrupp. Det som ligger här ska vara av allmänt intresse. Vi ska visa att det händer mycket spännande för externa parter här på högskolan. Här visas därför inte bara sådant som alla är välkomna till (alternativt välkomna till efter anmälan), utan också sådant som händer som vi vill visa upp, t.ex. ministerbesök, konferenser, högskolans styrelsemöten.

Anställdkalendarium – centralt och institution

Detta är kalendarier för interna aktiviteter riktade till högskolans anställda. Gäller händelsen alla anställda ska det placeras i det centrala anställdkalendariet, gäller det endast anställda vid en viss akademi placeras det i det akademispecifika anställdkalendariet.

Studentkalendarium – centralt och institution

Detta är kalendarier för interna aktiviteter för högskolans studenter. Gäller det alla studenter ska det placeras i det centrala studentkalendariet, gäller det endast studenter vid en akademi placeras det i det akademispecifika studentkalendariet.

Checklista

Följande saker är bra att tänka på innan en kalendariepost skapas. Samtliga dessa fält måste fyllas i för att kalendarieposten ska vara komplett.

• Målgrupp (Placering och målgrupp)
  Tänk på vem mottagaren är och vem kalendarieposten riktar sig till.Detta avgör först och främst placering för kalendarieposten.
• Rubrik (Namn och Title)
  • Låt det bli tydligt i rubriken vad det är som händer.
  • Till exempel är inte ”Seminarium” en bra rubrik, det behövs mer information för att tydliggöra vad det är för händelse och varför jag ska bli intresserad av den. "Seminarium om återbruksgallerian Retuna." är därför en bättre rubrik.
• Tid och plats (Datum och tid)
  Var tydlig med platsen. Kanske krävs mer information än bara ett salsnummer. Tänk på att det inte är självklart för externa personer hur man hittar i husen.
• Brödtext (MainBody)
  • Rubrik och första meningen är viktigast, det är de som syns innan man klickar in sig i själva händelsen, så skriv alltid det viktigaste först. 
  • Mening två i posten behöver förklara vad händelsen handlar om, exempelvis "Välkommen att lyssna på forskning om framtidens shopping. På Retuna säljs endast återbrukade, återanvände, ekologiska eller hållbara produkter."
  • Därefter kan du förklara.
    Exempelvis "Doktoranden xx. är halvvägs genom sina forskarstudier om xx och har publicerat sin licentiatavhandling titel. På seminariet berättar hen om sina forskningsresultat".
  • Se till att informationen är lättläst.
  • Fundera på vilka frågor mottagaren kan tänkas vilja ha svar på. Till exempel riktar det sig till mig, behöver jag anmäla mig och vart vänder jag mig om jag har ännu fler frågor?
  • Upprepa inte information som lagts in under andra rubriker (t.ex. tid och plats).
  • Skriv inte onödigt långa texter. Kanske finns/behövs det en separat webbsida att hänvisa till?
  • Gör inga rubrikformateringar eller ingresser i kalendarieposten. Posterna ska se liknande ut och ska vara så korta att det räcker med brödtext.
  • Tänk på att en person utanför akademin behöver förstå vad det betyder även om vi inte riktar oss specifikt till dem. Se därför till att kalendarieposten inte innehåller termer som till exempel "lic.seminarium" eller "mittseminarium".
• Kontakt (MainBody)
  Vem vänder man sig till om man har frågor och vill veta mer? Vem kan uttala sig till pressen om det kommer frågor? 
• Sidansvarig
  Vem har lagt upp posten och kan kontaktas om praktiska saker kring själva kalendarieposten?