Framtagande av beslutsunderlag

För stöd i bedömning av vilket beslut/ställningstagande som ska göras ska främst dels högskolelagen, högskoleförordningen samt interna styrdokument som SOB och ROB användas, men bestämmelser om vem som har beslutsbefogenhet kan finnas i andra författningar eller interna beslut. Det är viktigt att tidigt i handläggningen noga har tänkt igenom om beslut behöver tas, av vem och i vilken form.

Formellt beslut är t.ex. beslut angående vägran om att lämna ut en allmän handling. Annat ställningstagande kan vara att högskolan skriver ett svarsbrev på t.ex. ett inkommet klagomål.

Behövs specifik sakkompetens inhämtas från någon befattning på högskolan? Ska samråd ske eller synpunkter inhämtas från ansvarig nämnd? Ska samråd ske med studenter? Bör avstämning ske med rektor eller högskolans ledningsråd?

Är ärendet av sådan art att skyddsombud och fackliga parter ska involveras i beredningen?

 Handläggaren/föredragande/beslutsfattare ska självständigt kontrollera om denne är jävig eller inte. Bedömning av jäv ska utgå från förvaltningslagens bestämmelser. I det fall man är osäker på om jäv föreligger eller inte bör man - om möjligt - avstå från att handlägga ärendet. 

Mer information om jäv.

Bedömning av om tillräckliga utredningsresurser finns inom högskolan ska ske. Om handläggaren bedömer att det behövs anlitas kompetens utanför högskolan måste det undersökas om detta får ekonomiska effekter och vilken tid det tar.

Om det finns tidigare beslut i samma fråga eller riktlinjer/anvisningar/ordningar etc. beslutade inom högskolan måste handläggaren beakta om detta har betydelse för handläggningen i det aktuella ärendet.

I det fall handläggaren är osäker på om det finns tidigare beslut som kan ha betydelse i ärendet kan man söka i Dokumentarkivet, Finn (det digitala diariet) eller kontakta registraturet. Utöver detta kan man höra med dem som handlagt liknande ärenden tidigare.

I det fall det finns ett tidigare beslut i ärendet ska man även ta ställning till om det tidigare beslutet behöver upphävas i samband med att det nya beslutet fattas. I så fall ska detta anges i det nya beslutet (hänvisning till diarienummer på det upphävda beslutet ska finnas i beslutet).

Vidare måste handläggaren undersöka och beakta huruvida styrdokument - t.ex. antagningsordning, examensordning, SOB, ROB etc - påverkas. I så fall ska högskolans jurist kontaktas.

Handläggaren har att se till att beslutsunderlaget är komplett varför man måste bedöma om det saknas något i ärendet och se till att komplettera genom att t.ex kontakta den som initierat ärendet. 

Denna regel gäller främst i de fall det är ett ärende som initierats av någon extern part t.ex. klagomål från student, men kan även vara tillämplig i förhållande mellan anställd och högskolan t.ex. ärenden rörande kränkande särbehandling.

I enlighet med reglerna i 10§ förvaltningslagen har den som enskilde som är part i ett ärende rätt att ta del av allt material som tillförts ärendet innan högskolan tar slutligt beslut i ärendet.Detta innebär att om parten efterfrågar material som har betydelse för det slutliga avgörandet ska de få ta del av det även om de ännu inte är allmän handling. Det är dock högskolan som ytterst avgör om materialet har sådan betydelse för avgörandet att de ska tillföras ärendet och därmed lämnas till part vid förfrågan.

Denna regel gäller främst i de fall det är ett ärende som initierats av någon extern part t.ex. klagomål från student, men kan även vara tillämplig i förhållande mellan anställd och högskolan t.ex. ärenden rörande kränkande särbehandling.

I enlighet med reglerna i 25§ förvaltningslagen har högskolan en plikt att på eget initiativ underrätta part i ärendet om vad som tillförts ärendet från annan en den enskilde parten självt samt ge parten möjlighet att yttra sig.

Högskolan kan dock avstå från sådan kommunikation om:

1. ärendet gäller anställning av någon och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande,
2. det kan befaras att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet eller
3. ett väsentligt allmänt eller enskilt intresse kräver att beslutet meddelas omedelbart.

Högskolan bestämmer hur kommunikationen ska ske. I det fall det gäller okänsliga uppgifter kan kommunicering ske via e-post, men om det berör känsliga uppgifter ska kommunicering som huvudregel ske via vanlig post. Kommunicering kan även ske muntligt, men då måste en tjänsteanteckning angående detta göras.

Tid för partens yttrande kan lämpligast läggas på 2-3 arbetsveckor. I samband med kommuniceringen är det lämpligt att ange att efter angiven svarstid kommer den fortsatta beredningen av ärendet att grundas på de uppgifter som högskolan har tillgång till. Med en sådan skrivning tydliggörs för parten att efter angivet datum för svar kommer beredningen att fortsätta.

Kommunikationsplikten gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen. Denna regel innebär att handling som innehåller uppgift som med hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att sekretessbelagd uppgift inte röjs. I sådana fall ska högskolan på annat sätt lämna parten upplysning om vad materialet innehåller i den utsträckning som behövs för att parten ska kunna ta till vara sin rätt och det kan ske utan allvarlig skada för det intresse som sekretessen ska skydda.

I det fall det förekommer personuppgifter i samband med beredningen ansvarar handläggaren för att dessa behandlas i enlighet med gällande personuppgiftsregleringar såsom EU:s dataskyddsförordning (GDPR), nationella regler samt högskolans lokala regelverk.

Mer information om lokala regler för behandling av personuppgifter.

Speciella regler kan finnas i bl.a. högskolelagen, högskoleförordningen eller förvaltningslagen, men kan även finnas i interna regler/rutiner inom högskolan.

I de fall ärendet berör verksamhet som har betydelse för utbildningen och studenternas situation ska samråd ske med studentrepresentanter i god tid före beslut respektive slutförande av beredningen, se riktlinjer för studentinflytande. Hur samråd ska ske är upp till handläggaren. Om beslutsförslaget inte tagits fram i ett beslutande eller beredande organ där studenter är representerade bör handläggaren skicka förslaget på högskolans ställningstagande på remiss till studentkåren i god tid (minst tre veckor innan är ett bra riktmärke). Denna bedömning ska anges i beslutshandling. I beslutshandlingen ska även anges med vilken funktion/befattning inom Studentkåren som samråd har skett.

Vid samråd/remisser till Studentkåren är det viktigt att handläggaren säkerställer att allt relevant underlag skickas med i direktkommunikationen med Studentkåren. Underlaget får inte innehålla hänvisningar till handlingar som endast finns att hämta upp i högskolans egna system dit Studentkåren inte har behörighet - t.ex. diarium.

Under beredningen har handläggaren även att bedöma om det behöver göras risk- och sårbarhetsanalyser. Analysen ska ta ställning till vilka effekter beslutet/förslaget m.m. kan ha för verksamheten. Inom följande områden måste handläggaren alltid ta ställning till om risk- och sårbarhetsanalys behöver göras:

• Verksamhet

Analys avseende verksamhetspåverkan sker kontinuerligt under beredningen. Utöver detta ska det alltid göras en analys avseende verksamhetspåverkan i samband med facklig information och/eller förhandling enligt medbestämmandereglerna (MBL). Analysen anges i underlaget till informationen/förhandlingen. För mer information se nedan under MBL - förhandling eller information.

• Miljö (hållbarhet)

Analysen ska utgå från högskolans regler avseende hållbar utveckling med uppmärksamhet på miljöledningssystemets styrdokument och rutiner.

Länk till rutiner och guider: Rutiner och guider

Länk till information om högskolans arbete om hållbar utveckling: Hållbar utveckling

• Arbetsmiljö 

Analysen ska enligt arbetsrättsliga regler göras i de fall man bedömer att beslutet/förslaget kan ha påverkan på arbetsmiljön. Analysen ska utgå från en fastställd mall. Länk till information om risk- och konsekvensbedömning.

• Dataskydd

I det fall ärendet innebär att känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter kommer att behandlas ska en konsekvensanalys avseende dataskydd göras. Länk till mall avseende konsekvensanalys. Denna konsekvensanalys ska diarieföras i ärendet.

• Jämställdhet

I 1 kap. 5 § högskolelagen anges att i högskolornas verksamhet ska jämställdhet mellan kvinnor och män alltid iakttas och främjas. I enlighet med detta ska jämställdhetsperspektiv införlivas i allt beslutsfattande, på alla nivåer och i alla steg av processen, av alla de aktörer som normalt sett deltar i beslutsfattandet. Detta innebär att i beredning av alla ärenden/frågor ska handläggaren göra en bedömning av om det föreligger jämställdhetsaspekter i ärendet som behöver hanteras och i så fall föreslå vilka lämpliga åtgärder som behöver vidtas. Denna bedömning ska anges i beslutshandlingen.

En del beslut får ekonomiska konsekvenser, exempelvis beslut om att påbörja en upphandling eller att starta ett internt utvecklingsprojekt. Handläggaren måste bedöma om beslutet får ekonomiska konsekvenser och beskriva dessa i beslutsunderlaget, t ex i form av en budget. Exempel på kostnader som kan uppstå är kostnad för inköp, kostnad för förvaltning/underhåll och kostnad för konsultinsatser. Det kan även uppstå interna kostnader för medarbetare som förväntas delta i t ex ett utvecklingsprojekt. Om beslutet får ekonomiska konsekvenser ska det även framgå vilken organisatorisk enhet som ska bära kostnaden.

Innan ett beslut fattas är det viktigt att berörda inom högskolan har haft möjlighet   att lämna synpunkter. Det är handläggaren som har bäst kunskap om vilka som kan vara berörda samt om det finns behov av att ge dem möjlighet att lämna synpunkter innan beslut fattas. Handläggaren kan - om denne finner det lämpligt - inhämta synpunkter från berörda funktioner i samband med själva beredningen - alltså innan en formell remisshantering initieras. Observera att det är särskilt viktigt att se till att studenterna ska haft möjlighet att lämna synpunkter i de ärenden som berör dem.

I de fall handläggaren anser att det behövs hämtas in synpunkter från organisationen kan detta ske genom ett internt remissförfarande. Remissförslaget ska vara i så välgenomarbetat skick att remissinstanserna lätt kan förstå vad beslutet avser att gälla. Studentkår samt de fackliga organisationerna ska inkluderas i remissen när handläggaren så bedömer behöver ske (handläggaren har att beakta gällande regler  såsom högskolelagen/högskoleförordningen samt medbestämmandelagen (MBL) etc.).

Remisshantering bör ske genom att handläggaren skickar ett e-postmeddelande till berörda chefer där det, förutom den handling som visar själva förslaget, ska även ges sådan information att mottagarna snabbt kan sätta sig in i ärendet och kunna lämna eventuella synpunkter. Även lämpligt att ange ett datum för när synpunkterna ska ha kommit till handläggaren. Brukligt är att ge ca tre veckor som svarstid. De chefer som har fått remissen har sedan att fördela arbetet med att forma eventuella synpunkter till sin personal.

Vid remisser till Studentkåren är det viktigt att handläggaren säkerställer att allt relevant underlag skickas med i direktkommunikationen med Studentkåren. Underlaget får inte innehålla hänvisningar till handlingar som endast finns att hämta upp i högskolans egna system dit Studentkåren inte har behörighet - t.ex. diarium.

Förslag på hur mejl kan vara utformat:

Ange kortfattat vad remissen handlar om.

Ange till vilka befattningar inom högskolan remissen är ställd till. Ange även om remissen skickats till de fackliga parterna och Studentkåren.

Ange sista dag för att lämna remissvar är.

Fortsatt handläggning

Ange hur den fortsatta handläggningen efter remissen planeras se ut - ska ärendet MBL-förhandlas, när beslut planeras tas etc.

Det är handläggaren som, tillsammans med sin närmaste chef,bedömer till vilka remissen ska sändas. I det fall ärendet rör övergripande beslut - t.ex. riktlinjer - ska dock alltid remissen skickas till akademichefer och förvaltningschef. I det fall ärendet rör övergripande anställningsfrågor ska även de fackliga organisationerna få det på remiss.

Om handläggaren bedömer att skriftlig remisshantering är onödigt i det enskilda ärendet, kan synpunkter inhämtas t.ex. muntligt från berörda parter. Viktigt är då att se till att det som är relevant för ärendet antecknas och läggs till akten.

Remissvaren ska läggas med i akten när ärendet är avslutat varför det är lämpligt att be om skriftliga svar. I akten ska även finnas en sammanställning av remissvaren och om och i så fall hur de har beaktats. Denna sammanställning kan ges i själva beslutshandlingen eller i en separat handling som läggs till akten. Om handläggaren fått muntliga synpunkter som är relevanta för ärendet ska handläggaren göra en tjänsteanteckning där det framgår datum, vem som lämnat synpunkten samt en tydlig redogörelse av själva synpunkten. 

Tjänsteanteckningen ska läggas till akten.    

Förhandling

Innan beslut om viktigare förändringar av verksamheten och arbets- eller anställningsförhållanden ska facklig förhandling ske. I fall osäkerhet föreligger om ett ärende ska MBL-förhandlas eller inte ska förvaltningschef eller HR-chef kontaktas. 

Mall för förhandlingsunderlag: Förhandling

Information

Fackliga parter ska fortlöpande hållas underrättad om hur verksamheten utvecklas produktionsmässigt eller ekonomiskt.

Mall för informationsunderlag (pdf)

Som huvudregel ska förhandlings- och informationsärenden anmälas till HR (hr@hb.se) senast en vecka innan förhandlings/informationsdatum. Kontakta HR för att få information om när dessa datum är bokade.

I det fall handläggningen avser framtagande/revidering av styrdokument har handläggaren även att ta ställning till om det ska översättas till engelska. För mer information samt riktlinjer rörande översättning: Information om översättning